企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)路徑探討

藺彥堃

（青海省交通規(guī)劃設(shè)計(jì)研究院有限公司，青海 西寧 810000）

現(xiàn)代化企業(yè)管理質(zhì)量決定了企業(yè)能否在越來越激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)有利地位，也影響著企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的水平和質(zhì)量，特別是檔案管理更是十分關(guān)鍵。目前我國已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代，各行各業(yè)都與信息化技術(shù)結(jié)合并取得了突破性進(jìn)展，針對(duì)十分關(guān)鍵的檔案管理工作開展信息化建設(shè)，是未來企業(yè)工作的重中之重。二者之間的結(jié)合，能夠改變傳統(tǒng)檔案管理工作模式，讓企業(yè)的檔案管理效率得到提升、檔案管理水平得到提升，最終達(dá)到保障企業(yè)經(jīng)營優(yōu)勢(shì)、促進(jìn)企業(yè)長(zhǎng)久發(fā)展的目標(biāo)。

1 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)過程中存在的問題

第一，發(fā)展速度較慢。從上個(gè)世紀(jì)八十年代至今的四十年間，中國企業(yè)檔案信息化建設(shè)取得了初步成果，但是從整體來看增速十分緩慢。特別是一些中小企業(yè)更是如此，其檔案管理信息化建設(shè)的成果并不明顯、建設(shè)速度非常緩慢，之所以出現(xiàn)這種問題，主要是因?yàn)橹行∶駹I企業(yè)的決策者思想不先進(jìn)。一些中小民營企業(yè)的決策者未能認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案管理的重要性，也未能意識(shí)到信息化建設(shè)的必要性，因此未在資金等方面給予支持，最終的信息化建設(shè)效果可想而知。第二，信息化水平較低。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)離不開有序管理模式的支持，然而從實(shí)際的企業(yè)檔案管理工作來看，很多企業(yè)的檔案信息化都停留在一個(gè)計(jì)算機(jī)、一個(gè)檔案室、一個(gè)檔案員的階段，很難快速找到需要調(diào)取的資料。一些重要的文件也只是存放在電腦中，沒能得到妥善分類，在需要尋找某個(gè)文檔的時(shí)候只能逐個(gè)文件翻找，查找效率非常低，很容易造成不必要的時(shí)間浪費(fèi)問題。另外，檔案管理信息化之所以無法取得成果，也和企業(yè)管理制度不健全有關(guān)，很多企業(yè)沒有信息化建設(shè)的相關(guān)指導(dǎo)制度，在檔案管理信息化過程中只能摸著石頭過河，建設(shè)水平很難得到提升。第三，檔案管理人員安全保密意識(shí)較差。企業(yè)的檔案管理工作十分重要，但是目前來看，一部分檔案管理人員未能意識(shí)到保證企業(yè)檔案安全的重要性，缺乏足夠的安全意識(shí)，這給一些不法之徒提供了可乘之機(jī)，給企業(yè)經(jīng)營發(fā)展帶來了巨大的風(fēng)險(xiǎn)。實(shí)際上，企業(yè)檔案中往往包括大量關(guān)鍵經(jīng)營信息和商業(yè)機(jī)密，一旦泄露將會(huì)給企業(yè)帶來不可挽回的負(fù)面影響。但是，檔案管理人員安全意識(shí)的缺失，將會(huì)無限制地?cái)U(kuò)大這一問題，導(dǎo)致企業(yè)檔案信息的安全性無從保障，最終造成企業(yè)經(jīng)營安全方面的問題。

2 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)路徑

2.1 提高企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

企業(yè)檔案管理工作歸根結(jié)底來說還是屬于以人為中心的工作，它涉及人員能力的相關(guān)問題，因此必須要采取措施提高企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。在信息化建設(shè)日益推進(jìn)的情況下，部分企業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)并未能取得實(shí)質(zhì)性成果，很多工作人員時(shí)至今日也未能理解信息化技術(shù)的應(yīng)用方式，這樣一來，檔案管理信息化平臺(tái)的綜合優(yōu)勢(shì)難以順利發(fā)揮，最終的檔案管理效果可想而知。因此，企業(yè)的檔案管理人才必須要具有極高的綜合素質(zhì)，對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、檔案管理技術(shù)都有充分的了解，才能夠勝任新時(shí)期的檔案管理工作。具體來說，企業(yè)方面必須要采取措施提升檔案管理人員的信息化水平，并引導(dǎo)他們了解和學(xué)習(xí)企業(yè)檔案管理長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)、未來規(guī)劃，組織好檔案管理人員的綜合培訓(xùn)活動(dòng)，要求他們學(xué)習(xí)有關(guān)的法律法規(guī)及政策措施，提升他們的檔案管理工作研究能力，從而提升檔案管理工作的質(zhì)量，讓信息化建設(shè)充分發(fā)揮應(yīng)有作用。

2.2 建立健全企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)

俗話說羅馬不是一日建成的，企業(yè)檔案管理工作信息化建設(shè)同樣如此，它具有一定的難度和復(fù)雜性，因此往往需要很長(zhǎng)時(shí)間才能取得最終成果，除了要采取措施加快速度之外，檔案管理部門的工作人員和企業(yè)的決策者還必須要同心協(xié)力，盡快構(gòu)建完善的檔案管理機(jī)構(gòu)，從而為檔案管理信息化高效建設(shè)提供有力支持。也就是說，要根據(jù)企業(yè)目前的檔案管理工作情況，加強(qiáng)資金籌備及規(guī)劃工作，并購進(jìn)更加先進(jìn)的硬件設(shè)備、建立檔案管理信息化機(jī)構(gòu)管理制度，積極主動(dòng)學(xué)習(xí)其他企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)方面的優(yōu)質(zhì)經(jīng)驗(yàn)，充分認(rèn)識(shí)到他山之石可以攻玉的重要性，為企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.3 做好企業(yè)檔案的安全保障工作

信息化時(shí)代的到來讓信息交流方式發(fā)生了巨大的變化，信息傳輸速度越來越快、數(shù)據(jù)傳輸量越來越大，給人們的生產(chǎn)生活帶來了一定的便利，但同時(shí)也增加了信息傳輸?shù)牟话踩蛩?。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)也是因此，面臨著一系列數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)。因此在保證檔案管理信息化建設(shè)速度的基礎(chǔ)上，還需要采取措施提升其安全保障效果。首先，要加強(qiáng)機(jī)房的監(jiān)管控制，對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備等運(yùn)行情況進(jìn)行管理，發(fā)現(xiàn)運(yùn)行故障或隱患的時(shí)候第一時(shí)間進(jìn)行處理，避免硬件設(shè)備故障導(dǎo)致檔案信息丟失的問題。另外，還需要盡快建立檔案信息安全保障系統(tǒng)，要求進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)的人提交身份驗(yàn)證，對(duì)非法用戶進(jìn)行有效攔截，避免不法分子通過軟件系統(tǒng)獲取企業(yè)機(jī)密信息。另外，檔案信息化管理人員也需要強(qiáng)化自己的安全意識(shí)，每隔一段時(shí)間對(duì)電腦病毒進(jìn)行清理、消除木馬程序等安全風(fēng)險(xiǎn)。最后，企業(yè)方面還可以與互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)進(jìn)行合作，達(dá)成安全保障合作意向，定期安排專業(yè)人員對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行處理，把安全風(fēng)險(xiǎn)扼殺在搖籃里。

2.4 建設(shè)完善企業(yè)檔案管理的信息系統(tǒng)

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)具有突出的難度，只有保證信息化系統(tǒng)的完善程度，才有可能確保檔案管理的最終質(zhì)量，但是目前來看，部分企業(yè)在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的過程中，未能認(rèn)識(shí)到系統(tǒng)穩(wěn)定性的重要意義，最終的檔案管理信息化建設(shè)效果可想而知。為了提升檔案管理信息化建設(shè)水平，可從以下幾方面分別入手：第一，加強(qiáng)信息化系統(tǒng)建設(shè)及配套軟件開發(fā)工作，在保證安全性的基礎(chǔ)上盡可能擴(kuò)大系統(tǒng)容量；第二，保證企業(yè)檔案管理信息化系統(tǒng)的運(yùn)算能力，對(duì)錄入其中的檔案信息進(jìn)行高效處理和有效存檔，避免檔案信息丟失等問題；第三，要確保檔案管理信息化系統(tǒng)與企業(yè)實(shí)際情況的匹配度，不能脫離企業(yè)經(jīng)營情況開展信息化建設(shè)，否則就失去了其本身的現(xiàn)實(shí)意義。

3 結(jié)語

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)高度發(fā)展、買方市場(chǎng)已經(jīng)成熟的情況下，無論是生產(chǎn)類企業(yè)還是服務(wù)類企業(yè)，都面臨著更加激烈的競(jìng)爭(zhēng)，想要在這樣的時(shí)代背景下脫穎而出，就必須要做好相應(yīng)的管理工作。高質(zhì)量的檔案管理工作能夠保證企業(yè)檔案信息的安全性和準(zhǔn)確性，為決策者提供精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)信息參考，從而提升企業(yè)經(jīng)營發(fā)展質(zhì)量。為了讓檔案管理水平得到提升，企業(yè)方面有必要加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，通過提高人員素質(zhì)、加強(qiáng)信息系統(tǒng)建設(shè)、健全檔案管理部門等方式，保證企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量。