信息化環(huán)境下機關(guān)單位檔案信息化建設(shè)的必要性及有效對策

冷鳳晶

（內(nèi)蒙古興安盟突泉縣審計局，內(nèi)蒙古 興安盟 137500）

1 信息化環(huán)境下機關(guān)單位檔案信息化建設(shè)的必要性

1）適應時代發(fā)展的必然要求。當下，機關(guān)單位的各項工作進一步推進，日常工作中所產(chǎn)生的各類信息資源不斷增多。如何對各類信息資源進行信息加工、資源重組、數(shù)據(jù)挖掘和知識采集，已經(jīng)成為檔案管理人員必須思考并關(guān)注的問題[1]。對機關(guān)單位日常工作中有利用價值的信息進行收集、分析、評價、處理、存儲，按照一定的規(guī)范和標準對其進行數(shù)字化處理，加快檔案信息化建設(shè)步伐，建立相應的檔案數(shù)據(jù)庫，能夠更好地適應時代發(fā)展要求，緊跟時代發(fā)展潮流。除此之外，加快檔案信息化建設(shè)步伐，搭建系統(tǒng)化的檔案管理體系和服務體系，能夠確保檔案管理質(zhì)量。

2）發(fā)揮檔案價值的內(nèi)在要求。從辯證法的角度來看，機關(guān)單位的各項工作本質(zhì)上是一種社會實踐活動，離不開對既往工作成果、工作數(shù)據(jù)以及其他信息資料的參考和借鑒。作為一種重要的信息憑證，檔案能夠為機關(guān)單位各個工作人員提供信息參考、決策咨詢，幫助工作人員更好地開展下一步工作。加快檔案信息化建設(shè)步伐，進一步實現(xiàn)對檔案的統(tǒng)籌開發(fā)與利用，可以確保工作的科學性、可行性以及合理性，提升單位整體工作效能。一方面，當紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案后，檔案管理人員就可以直接通過互聯(lián)網(wǎng)工具對檔案資源進行管理，實現(xiàn)檔案“管理在于利用”的目標。另一方面，當紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案后，能夠更好地為檔案資源共享奠定基礎(chǔ)，提升信息資源利用率?？偠灾?，檔案作為一種重要的信息資源，在機關(guān)單位各項工作中具有激勵探索、啟迪思維、幫助研究等作用。加快檔案信息化建設(shè)步伐，能夠最大限度地擴大檔案資源的利用面，彰顯檔案資源的價值，降低機關(guān)單位的信息管理成本，走向可持續(xù)發(fā)展道路。

2 信息化環(huán)境下機關(guān)單位檔案信息化建設(shè)中常見的問題

1）檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化緩慢。一是紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化緩慢。部分機關(guān)單位軟硬件設(shè)施不達標，難以高效對紙質(zhì)檔案進行掃描處理。在這種情況下，紙質(zhì)檔案就無法快速進行轉(zhuǎn)化，更談不上錄入到相應的檔案管理系統(tǒng)或者數(shù)據(jù)庫中進行管理[2]。二是電子檔案入庫工作不及時。部分機關(guān)單位沒有及時將電子類文件資源進行整合并歸檔，尚未將電子檔案錄入到相應的檔案管理系統(tǒng)或者數(shù)據(jù)庫中。

2）檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后。隨著檔案資源不斷增多，數(shù)字檔案的管理難度也會隨之提升。然而，部分單位沒有建立相應的檔案數(shù)據(jù)庫，不利于從體系化、系統(tǒng)化、規(guī)范化的角度開展檔案信息化建設(shè)工作。同時，單純將數(shù)字檔案存儲于硬盤等空間中，不僅無法有效應對網(wǎng)絡(luò)終端的安全威脅，而且無法減少檔案存儲成本。例如，硬盤損毀后容易發(fā)出現(xiàn)數(shù)字檔案滅失的情況，影響檔案資源的完整性。

3）專業(yè)化人才匱乏。檔案信息化建設(shè)離不開人才資源。然而，部分機關(guān)單位既沒有進一步引進人才，也沒有培養(yǎng)檔案信息化建設(shè)領(lǐng)域的業(yè)務骨干，無法抓住信息化社會的發(fā)展機遇。一方面，部分單位引進人才的過程中仍然單純側(cè)重于人才對檔案學知識的掌握程度，忽視其應用信息技術(shù)和操作計算機的能力[3]。另一方面，部分單位人才培訓工作不科學，沒有結(jié)合信息化建設(shè)要求來設(shè)計培訓內(nèi)容，無法做到與時俱進。

3 信息化環(huán)境下機關(guān)單位檔案信息化建設(shè)的有效對策

1）加快檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化，夯實檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。一是要開展紙質(zhì)檔案電子化入庫工作。首先，可以通過微縮相機、高速掃描儀、高拍儀等硬件設(shè)備對紙質(zhì)檔案進行掃描處理，將其轉(zhuǎn)為電子化格式。其次，要將紙質(zhì)檔案的目錄同步錄入到數(shù)據(jù)庫或者檔案管理系統(tǒng)中，并在目錄下增設(shè)附件上傳、附件下載、原文查閱等功能，確保工作人員能夠快速地利用相關(guān)的檔案資源。最后，紙質(zhì)檔案電子化入庫過程中必須要滿足檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化的相關(guān)規(guī)范和標準，保障檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量。二是要開展電子檔案多元化入庫工作。當前，辦公自動化、智能化、信息化技術(shù)已經(jīng)在機關(guān)單位基本普及，許多信息資源以電子化的形式表現(xiàn)出來。因此，機關(guān)單位要做好電子檔案的入庫工作，確保原始記錄、圖譜、照片、聲像、影像等信息資源和數(shù)據(jù)的完整性、真實性。機關(guān)單位要結(jié)合本單位的具體需求采購相應的格式轉(zhuǎn)化軟件、格式處理軟件、檔案管理軟件，確保電子檔案能夠規(guī)范錄入檔案數(shù)據(jù)庫或者檔案管理系統(tǒng)中。

2）建立檔案數(shù)據(jù)庫，形成網(wǎng)絡(luò)化的管理模式。檔案數(shù)據(jù)庫作為存儲檔案資源的場所，是后期管理檔案、開發(fā)利用檔案的基礎(chǔ)。為此，機關(guān)單位要建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學化管理目標，提升檢索效率。一是要明確檔案管理或者使用的相關(guān)人員，將相關(guān)人員的信息錄入到數(shù)據(jù)庫中，確保相關(guān)人員能夠在權(quán)限范圍內(nèi)使用和操作數(shù)據(jù)庫?？傮w而言，檔案相關(guān)人員大體包括機關(guān)單位檔案管理人員、各個部門的檔案專責等主體。各個主體在檔案數(shù)據(jù)中所扮演的角色不同，其所能夠操作和使用數(shù)據(jù)庫的權(quán)限也會不同。二是必須要結(jié)合機關(guān)單位檔案保密要求、檔案利用需求、檔案管理需求來確定不同人員的使用操作權(quán)限。三是要明確檔案的錄入流程。通常而言，可以由各個部門檔案專責將相關(guān)的信息資源自行錄入到數(shù)據(jù)庫，并同步移交相關(guān)的紙質(zhì)檔案材料至檔案管理部門。同時，檔案管理人員需要對錄入信息的規(guī)范性、準確性、真實性、完整性進行檢驗，審核相關(guān)的檔案。四是要明確檔案數(shù)據(jù)庫中不同類型檔案的格式。例如，文件類是否統(tǒng)一采用pdf或者word格式；圖像類是否統(tǒng)一采用jpg格式；影像類是否統(tǒng)一采用avi格式。只有明確了相關(guān)標準，才能確保數(shù)字類檔案立卷歸檔時的質(zhì)量。

3）建設(shè)檔案人才庫，迎接時代挑戰(zhàn)。一是要明確檔案人才的引進目標，及時引進具有檔案信息化建設(shè)經(jīng)驗、管理經(jīng)驗、操作經(jīng)驗的人才，為檔案信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。二是要對現(xiàn)有的檔案管理人員進行綜合分析，明確人才培養(yǎng)需求，制定復合型人才培養(yǎng)方案。機關(guān)單位要重點圍繞“數(shù)據(jù)庫建立”“大數(shù)據(jù)技術(shù)應用”“區(qū)塊鏈技術(shù)應用”“數(shù)字檔案安全管理”以及其他專題開展相應的培訓活動，增強檔案管理人員應用各類數(shù)字信息技術(shù)的意識和能力。

4 結(jié)束語

檔案信息化建設(shè)是一項長期性、系統(tǒng)性、復雜性的工作，不僅需要相應的技術(shù)、人才、財力支撐，而且涉及內(nèi)容眾多、方式較為多元，需要逐步推進。要做好這項工作，一是要加快檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化，夯實檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)；二是要建立檔案數(shù)據(jù)庫，形成網(wǎng)絡(luò)化的管理模式；三是要建設(shè)檔案人才庫，迎接時代挑戰(zhàn)?？偠灾?，只有進一步把握時代機遇，抓住數(shù)字信息技術(shù)大發(fā)展、快變革的契機，著眼于檔案信息化建設(shè)的重點，樹立新思維，才能真正形成智能化、信息化、規(guī)范化管理的格局。