探究檔案管理中電子文檔整理歸檔的現(xiàn)實意義

吳長勝

（中國共產(chǎn)黨科爾沁右翼前旗委員會巡察工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室，內(nèi)蒙古 興安盟科右前旗 137713）

不管是紙質(zhì)或是電子文件管理，都需要轉(zhuǎn)化為檔案，也被成為“歸檔”。以往的檔案管理主要是管理大量的紙質(zhì)文件，而且在長期管理實踐過程中也總結(jié)出一套紙質(zhì)檔案管理的流程和方法。開展檔案管理工作的首要步驟是對文件進行歸檔立卷，然后使檔案和文書工作有效結(jié)合起來。專門的部門再收集形成的文件交給檔案管理部門歸檔，一般一年為一個歸檔周期。隨著信息技術(shù)的大量應(yīng)用，電子文件也逐步替代了紙質(zhì)文件。管理人員可以直接在電腦磁盤上編輯書寫及修改，確定無誤文件會在辦公信息數(shù)據(jù)中存儲，而檔案管理人員和信息技術(shù)人員都能看到這些數(shù)據(jù)信息，因此也使檔案和文件間沒有清晰的邊界。由于電子文件對計算機有較強的依賴性，而且需要一并移交磁盤進行歸檔。辦公自動化的進一步發(fā)展改變了傳統(tǒng)的辦公方式，也使檔案管理工作發(fā)生了較大的變化。

1 自動化文檔檔案管理的優(yōu)勢

1.1 使文檔一體化管理水平提高

文檔的一體化指的是從檔案管理和文件整體來講，全過程管理文件的生成、辦理和歸檔，使文件保存完整正確的內(nèi)容，而且保持一致的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。該過程主要包括文檔實體生成、管理和規(guī)范的一體化等。通過辦公自動化技術(shù)的應(yīng)用，文檔一體化管理上升到一個新的臺階。

傳統(tǒng)的處理文書工作，工作人員都是手工計算整理，浪費大量時間和精力，傳統(tǒng)的檔案管理主要依靠人工搜集資料，所以需要工作人員保證資料填寫的完整性，而且要求工作人員在書寫時保證字跡規(guī)范清晰，并保證結(jié)果準確，費時費力。因為計算機處理數(shù)據(jù)信息能力較強，對文件的收集和分類運用自動化辦公都變得井然有序，而且起草和傳遞文件也更加方便。所以自動化辦公可使在檔案管理工作中對文件實現(xiàn)有效銜接，也是對文書和檔案工作的有效管理。

1.2 為文件和文字信息共享和交流提供了方便

檔案人工管理無法實現(xiàn)檔案的檢索，傳統(tǒng)檔案管理面臨的難題是無法快速精準的從大量檔案信息中獲取所需信息。使用辦公自動化可有效解決該問題，錄入管理系統(tǒng)的文檔信息可多次根據(jù)需求調(diào)用，在自動化辦公系統(tǒng)對相關(guān)完成的文件流轉(zhuǎn)后，只需檔案管理人員建立一個庫便能有效轉(zhuǎn)化文件，而且歸檔處理所需文件，使隨時歸檔的要求得到滿足，并能根據(jù)信息搜索便能快速準確的查詢到需要調(diào)取的檔案信息。而且自動化辦公系統(tǒng)還具有查詢檢索功能，更加方便檢索檔案信息。傳統(tǒng)的檔案管理因為無法完全共享文件信息，導(dǎo)致閑置的信息較多，既浪費成本還給查閱帶來難度。利用計算機技術(shù)可使檔案管理工作由具有一定規(guī)模的管理體系代替單一途徑管理，并能有效結(jié)合內(nèi)外部特征進行管理。通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，科學(xué)分離檔案信息并與其他信息提供建立聯(lián)系，由簡單到復(fù)雜列舉查閱信息的瀏覽記錄，可進一步提升檔案管理效率，而且查閱時不受網(wǎng)絡(luò)限制，還能保證查閱資料的準確性和完整性，而且不受空間約束，利用網(wǎng)絡(luò)平臺還能實時掌握其他檔案管理工作的運行狀況。

1.3 電子文件比紙質(zhì)文件保存時間更長

紙質(zhì)文件能保存多長時間主要是由紙張的高濕、高溫等保存條件和紙張的質(zhì)量決定的，在對紙質(zhì)文件進行保存時一點兒小的紕漏便可能產(chǎn)生較大的損失。應(yīng)用電子文檔便不會出現(xiàn)這樣的情況，隨著當前電子信息技術(shù)的不斷更新與完善，也更加便于讀取和儲存文件，可以根據(jù)需求的不同利用不同的途徑儲存文件，選擇這些途徑時的依據(jù)一般都是便于讀取和存儲，且能較長時間存儲并便于傳遞，外部環(huán)境不會對文件信息造成影響，而且其完整性較好。

1.4 文件傳輸速度較快且更加安全

傳統(tǒng)的檔案管理，因為工作人員私存文件和傳遞文件時存在丟失現(xiàn)象等都降低了文件的安全性，并且主要是利用郵政體系對文件進行傳遞，對傳輸距離和傳送時間都造成較大影響。另外受其他因素影響也可能出現(xiàn)丟失文件的情況，所以也嚴重影響到檔案管理人員的工作。而當前利用計算機技術(shù)的自動化辦公，檔案文件都是通過網(wǎng)絡(luò)傳遞電子文件形式，不僅保障了文件的安全性能，也大大縮短了傳遞時間。

2 在檔案管理中電子文檔存在的問題

因為電子文件的修改不會有任何痕跡留下，盡管當前也有避免修改原文件的技術(shù)，但是卻無法完全控制其安全隱患問題，所以也就無法保障電子文件是否真實。和紙質(zhì)文件修改后可以辨別出字體的不同，電子文件的字體無特殊性，修改后設(shè)置成一致于原來文件的字體則無法辨別。另外對檔案管理人員的工作有較高的要求，當前管理人員既要掌握傳統(tǒng)的管理紙質(zhì)檔案的理論，還要熟練掌握計算機操作，所以就需要工作人員努力提高綜合素質(zhì)，以適應(yīng)新時期發(fā)展的要求。

3 應(yīng)用對策

第一，在自動化辦公環(huán)境下，把辦公的內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)隔離開，利用這種方法為自動化辦公網(wǎng)絡(luò)提供安全保障，而且也比較經(jīng)濟有效。先屏蔽IP地址，然后在辦公過程中允許接入一些網(wǎng)絡(luò)，還可以通過防火墻合理網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)。在當前網(wǎng)絡(luò)信息的飛速發(fā)展下人們尤其重視文件和檔案的安全性，如電子文件相關(guān)數(shù)據(jù)在運行過程中經(jīng)常發(fā)生丟失現(xiàn)象，進一步破壞到文件的完整性。從安全性方面分析，可保證病毒和黑客不對檔案造成攻擊。在使用相關(guān)文檔時利用權(quán)限設(shè)置方法可防止人為破壞或修改文件，所以檔案一體化管理的實現(xiàn)首先要對文件信息的安全性充分考慮，為電子文檔提供安全保障，需保證在自動化辦公時有完善的系統(tǒng)功能，通過對軟件加密等技術(shù)的合理應(yīng)用，進一步保障系統(tǒng)的安全。

第二，要提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。相關(guān)工作人員應(yīng)在具有完善的硬件設(shè)備的基礎(chǔ)上，加強學(xué)習和運用這些設(shè)備，使自身業(yè)務(wù)操作技能進一步提升。辦公自動化不僅需要管理和技術(shù)人員有效配合完成檔案管理工作，管理人員和技術(shù)人員綜合素質(zhì)的提升也非常關(guān)鍵。要使該目標得到實現(xiàn)，要求檔案管理人員嚴格遵循相關(guān)標準流程規(guī)范收放公文，為檔案信息提供正確和安全保障。而且檔案管理人員在掌握專業(yè)技能時，還應(yīng)對相關(guān)信息技術(shù)加強學(xué)習，只有熟練的掌握了辦公自動化系統(tǒng)，才能在實踐中發(fā)現(xiàn)問題并提出合理化建議，另外信息技術(shù)人員還應(yīng)該熟悉檔案管理工作的流程，對網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)實現(xiàn)一體化管理，還應(yīng)重視工作人員整體素質(zhì)的培訓(xùn)。

第三，充分完善電子歸檔的處理技術(shù)。因為傳統(tǒng)的檔案管理歸檔是管理人員按照自身經(jīng)驗、理解歸檔和管理紙質(zhì)文件，缺乏統(tǒng)一的標準和規(guī)范，最終導(dǎo)致檔案歸檔質(zhì)量存在較大差別。自動化辦公過程中不僅要歸檔紙質(zhì)的文件，還要歸檔管理電子文件，而且針對電子文件的歸檔管理需要嚴格做好 文件的掃描、編號、登記和上網(wǎng)等步驟，還要保證操作的規(guī)范性，使文件在流轉(zhuǎn)時信息的完整性和準確性不受影響。

4 結(jié)語

總之，基于當前社會的快速發(fā)展，檔案管理工作中應(yīng)充分利用新理念和技術(shù)，以現(xiàn)代化歸檔模式代替?zhèn)鹘y(tǒng)的管理模式，促使管理工作效率及其科學(xué)性得到較大程度提升。