水利檔案信息化建設(shè)策略探究

劉云霞 葉 敏

（1.連云港臨洪水利工程管理處，江蘇 連云港 222000；2.連云港市水利局，江蘇 連云港 222004）

水利檔案是對(duì)水利建設(shè)的肯定及研究成果的保存，也是水利建設(shè)不斷發(fā)展壯大的見(jiàn)證，日常的檔案都是以紙質(zhì)文件的樣式存在，囊括著水利研究人員的科研報(bào)告、項(xiàng)目實(shí)施的進(jìn)程及建成后的成果與不足，因此檔案記錄著水利建設(shè)的重要內(nèi)容。為了水利建設(shè)檔案更好的保存，水利檔案信息化勢(shì)在必行[1]。但是水利檔案信息化建設(shè)需要如何實(shí)施，如何研究水利檔案信息化呢？

1 水利檔案信息化建設(shè)的意義

檔案記錄著非常多的重要信息，檔案的保管十分重要，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，檔案信息化建設(shè)需進(jìn)行必要的開(kāi)展[2]。檔案信息化意味著檔案有效的保存，也對(duì)檔案的管理方面更加便捷的實(shí)施及操作，檔案信息化建設(shè)以意味著檔案工作的改革創(chuàng)新，代表著檔案工作新的篇章。

水利檔案信息化的建設(shè)意味著水利機(jī)構(gòu)公司工作的積極推進(jìn)，工作效率也隨之穩(wěn)步提升，在以往的檔案工作中檔案的整理，紙質(zhì)資料的打印都需要巨大人力與物力，導(dǎo)致許多工作被陳放，不能更飽和完成工作，另外紙質(zhì)檔案易丟失，歸檔時(shí)并不完整，為以后的工作帶來(lái)潛在的困擾[3]；水利工作十分繁雜，包含著和各個(gè)行業(yè)合作的內(nèi)容，許多專業(yè)的領(lǐng)域難以理解，水利檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行有利于檔案歸置統(tǒng)一，便于查找同一類型的項(xiàng)目，也便于更好拓展項(xiàng)目?jī)?nèi)容，推進(jìn)工作的進(jìn)一步發(fā)展；水利檔案洗信息化有利于檔案的管理，工作人員無(wú)論何時(shí)何地可以實(shí)時(shí)進(jìn)行借閱，保證工作高效地完成。

2 水利檔案信息化建設(shè)所遇到的困難及解決辦法

水利檔案信息化建設(shè)在實(shí)施的過(guò)程中可能會(huì)遇到許多的困難與阻撓，不得不了解的是水利檔案信息化建設(shè)的影響因素，并及時(shí)的解決。

2.1 檔案工作人員的工作技術(shù)性

檔案信息化建設(shè)離不開(kāi)工作人員的操作，對(duì)于水利行業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案信息化建設(shè)是一個(gè)非常沉重的任務(wù)，然而往往只是有工作人員完成是不可能的，所以很多公司都設(shè)立外包、兼職等人員，對(duì)于這部分來(lái)說(shuō)大多沒(méi)有接觸過(guò)水利行業(yè)，缺乏技術(shù)性，對(duì)于檔案的分類可能存在著偏差，因此可能導(dǎo)致信息化進(jìn)程的落后[4]。因此，公司可對(duì)此類人員設(shè)立相應(yīng)的培訓(xùn)，或者在他們中設(shè)立小組，每個(gè)小組派遣每一位工作人員進(jìn)行定期的指導(dǎo)與檢查，以便于水利檔案信息化的順利進(jìn)行。

2.2 紙質(zhì)檔案存放松散，導(dǎo)致對(duì)檔案工作的重視度低

水利公司存在著不同的部門，有些項(xiàng)目檔案可能依舊保存在原本部門沒(méi)有及時(shí)上交，所以導(dǎo)致檔案的遺漏，或者導(dǎo)致工作量的增加。所以不同公司需要根據(jù)不同部門積極地促進(jìn)檔案的移交及電子信息化的實(shí)施[5]。另外部分公司對(duì)檔案工作的重視程度低，如信息化設(shè)備的老化，沒(méi)有專門的工作人員執(zhí)行工作，檔案管理意識(shí)不強(qiáng)等方面，甚至檔案保管不恰當(dāng)有丟失、泄露，信息化系統(tǒng)誤刪等嚴(yán)重現(xiàn)象，因此公司應(yīng)積極出具對(duì)策，嚴(yán)格制定相應(yīng)制度，對(duì)檔案遺失者嚴(yán)格處理，對(duì)信息化檔案設(shè)立專門的保管工作人員。

3 水利檔案信息化建設(shè)的實(shí)施策略

水利檔案信息化建設(shè)的實(shí)施是現(xiàn)如今水利建設(shè)的重中之重，檔案的信息化更有利于加快工程的實(shí)施[6]。由于檔案的整理具有復(fù)雜性、多樣性的特點(diǎn)，所以如何建設(shè)、怎么建設(shè)可以從以下幾個(gè)方面推進(jìn)。

3.1 設(shè)立相關(guān)部門，建立信息化系統(tǒng)

水利檔案應(yīng)由相關(guān)部門專門整理、匯總，信息化系統(tǒng)的建立有利于工作人員更好的著手管理。檔案管理系統(tǒng)的建立不是一蹴而就的，可以參考其他行業(yè)優(yōu)秀的例子，再實(shí)際應(yīng)用到水利行業(yè)自身。水利信息化系統(tǒng)的建設(shè)可以根據(jù)水利工程的特點(diǎn)，設(shè)立專門的管理辦法，采用更適合水利檔案的方法，注重實(shí)用性與便捷性。與此同時(shí)還應(yīng)在檔案信息系統(tǒng)中按照不同的分類設(shè)立信息庫(kù)。便于管理的同時(shí)，也更方便部門同事間的相互調(diào)閱。

3.2 及時(shí)優(yōu)化硬件設(shè)施

對(duì)于檔案管理而言，雖然我們?cè)O(shè)立信息化系統(tǒng)，但是我們沒(méi)有好的硬件措施來(lái)進(jìn)行導(dǎo)入及保存，豈不是事倍功半？當(dāng)大力發(fā)展檔案信息化的同時(shí)，就必須設(shè)立較為好的硬件措施，檔案的掃描及整理都離不開(kāi)硬件措施的輔助；由于水利工程的龐大，內(nèi)容繁多，檔案大量?jī)?nèi)容的錄入如果在硬件設(shè)施不支持的情況下，工作人員所做的工作怕是付諸東流。以此檔案信息化建設(shè)的順利實(shí)施離不開(kāi)硬件設(shè)施的支持。

3.3 保障水利檔案信息化的安全性

水利檔案信息化的安全性需從多方面進(jìn)行排查，第一檔案信息化系統(tǒng)登陸的賬號(hào)密碼務(wù)必實(shí)名，保證查閱的安全，另外防止他人惡意對(duì)檔案進(jìn)行篡改及刪除；第二，由于檔案信息化工作內(nèi)容繁多，系統(tǒng)的安全性不夠強(qiáng)，避免他人的惡意破壞、病毒入侵等危險(xiǎn)；第三，應(yīng)加強(qiáng)檔案信息化的安全管理的宣傳，對(duì)公司員工進(jìn)行相應(yīng)的宣講，不斷增強(qiáng)員工對(duì)信息化安全的重視性；從而達(dá)到水利檔案信息化建設(shè)安全有序的完成，確保信息化安全性的實(shí)施，以達(dá)到工作高效性的完成。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，水利檔案信息化建設(shè)雖然還面臨著一些這樣那樣的問(wèn)題，但是只要著手從根源進(jìn)行解決，還是可以很快地進(jìn)行實(shí)施。水利檔案心喜歡建設(shè)有利于數(shù)據(jù)的更好保存，對(duì)未來(lái)其他項(xiàng)目的建設(shè)起著十分積極的引導(dǎo)作用，檔案信息化的實(shí)施可以為之后及其他行業(yè)的檔案信息化建設(shè)起到學(xué)習(xí)作用。同時(shí)水利檔案信息化建設(shè)也輔助著水利高速發(fā)展，保障著工程的持續(xù)的實(shí)施。