信息時(shí)代辦公室檔案管理工作探討

韋 榕

（江蘇省淮安市洪澤公證處，江蘇 淮安 223100）

1 信息時(shí)代辦公室檔案管理的優(yōu)勢

1.1 促進(jìn)資源共享

原來的辦公室檔案管理，都是手工操作，歸入文件管理庫。這種管理方法不方便人員進(jìn)行后期查詢，在大量信息資源中查找比較困難。與此同時(shí)，大量的資源和空間用于檔案管理，造成空間和資金的浪費(fèi)，不利于在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行成本控制。借助于信息化管理系統(tǒng)，可以進(jìn)一步突破文書檔案管理的時(shí)空限制，使之更加體系化、更完善。利用因特網(wǎng)進(jìn)行互動(dòng)，可以有效地實(shí)現(xiàn)資源共享，保證文書檔案的查詢和資源的傳遞。在資源分析、數(shù)據(jù)處理、檔案規(guī)劃等方面，自動(dòng)化技術(shù)實(shí)現(xiàn)了文本資源的統(tǒng)一管理，有效提高了資源的利用率。與此同時(shí)，保證人員能及時(shí)分析和使用數(shù)據(jù)。資源在各個(gè)信息平臺之間的傳輸效率不斷加強(qiáng)，各個(gè)方面的人員能夠進(jìn)一步根據(jù)實(shí)際的需要對數(shù)據(jù)資源進(jìn)行選取和整合，進(jìn)一步促進(jìn)資源的利用效率提升。

1.2 提高辦公效率

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以進(jìn)一步處理文書檔案中的數(shù)字文本，利用電腦的輔助操作對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行歸納，保證每個(gè)文本能夠歸入相應(yīng)的類別當(dāng)中，確保各方面操作的效率。與傳統(tǒng)檔案管理相比，文書自動(dòng)化管理具有更明顯的優(yōu)點(diǎn)，能進(jìn)一步簡化工作流程，減少紙張浪費(fèi)，提高工作效率，方便人員后期查閱資料。由于應(yīng)用范圍很廣，而且發(fā)展速度很快，文書自動(dòng)化管理將成為未來發(fā)展的主要趨勢。文書自動(dòng)化管理可以更持久、穩(wěn)定地保存文件，利用計(jì)算機(jī)處理技術(shù)，使文件信息的分類自動(dòng)實(shí)現(xiàn)。這種工作模式可以避免外部環(huán)境對文書的影響。與此同時(shí)，文書檔案管理自動(dòng)化可以進(jìn)一步提高數(shù)據(jù)檢索效率。在多次查詢過程中，同一數(shù)據(jù)容易出現(xiàn)多次查詢、效率不高的問題。在同一時(shí)間多次使用工具，導(dǎo)致數(shù)據(jù)容易被破壞或丟失。電子技術(shù)平臺能有效防止數(shù)據(jù)被破壞，使數(shù)據(jù)被多次重復(fù)使用。檢索過程中，只要輸入文件號名稱，就可以進(jìn)行快速查詢，進(jìn)一步提高整體檢索效率。

2 信息時(shí)代辦公室檔案管理工作中的不足之處

當(dāng)前，辦公室檔案管理工作過程中存在的不足之處大多是因?yàn)楣芾砉ぷ魅藛T專業(yè)性不足，未樹立正確的信息管理認(rèn)知，社會環(huán)境在不斷變化，科學(xué)技術(shù)水平不斷提升，辦公室作為企業(yè)主要的職能部門，在當(dāng)前時(shí)代應(yīng)該跟隨社會發(fā)展腳步，將信息技術(shù)應(yīng)用其中，從而對辦公室人才進(jìn)行全面培養(yǎng)。與此同時(shí)，社會環(huán)境的不斷變化，致使辦公室檔案種類逐漸豐富，傳統(tǒng)辦公室檔案管理種類單一。因此，信息化辦公室檔案管理成為全新的事務(wù)，工作人員要在短時(shí)間內(nèi)接受這一事務(wù)。因此，在日常工作中極可能出現(xiàn)失誤的情況發(fā)生，致使檔案管理工作凌亂，如果不能提出有效的解決對策，解決上述問題，那么便會對辦公室檔案管理工作的持續(xù)性發(fā)展產(chǎn)生非常消極的影響。

3 信息化辦公室檔案管理創(chuàng)新途徑

3.1 檔案管理工作人員的創(chuàng)新信息化

首先，辦公室檔案管理人員質(zhì)量的主觀因素。第一，辦公室檔案管理人員作為工作主體，其個(gè)人素養(yǎng)會對檔案管理工作質(zhì)量產(chǎn)生直接的影響。因此，在對檔案進(jìn)行管理時(shí)，第一步便是對工作人員進(jìn)行創(chuàng)新，檔案管理工作者的創(chuàng)新應(yīng)該是由內(nèi)至外的，對檔案管理工作人員進(jìn)行創(chuàng)新，便是從根本上對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新。負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行管理的工作人員應(yīng)具備極強(qiáng)的專業(yè)素養(yǎng)。因此，應(yīng)對檔案管理工作者進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，檔案管理工作者不光要具備熟練的專業(yè)技能。第二，辦公室檔案管理工作的理念應(yīng)該進(jìn)行創(chuàng)新，檔案管理工作人員應(yīng)改變自身工作思維，自主學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)等新型檔案管理方式，自主找尋檔案管理有效模式。檔案管理工作人員不光要具備專業(yè)素養(yǎng)，還要提升軟實(shí)力，在對辦公室檔案進(jìn)行管理時(shí)，管理策略應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)。只有這樣，才能夠使工作效率得以提升。因此，企業(yè)應(yīng)對辦公室檔案管理工作人員的管理策略進(jìn)行創(chuàng)新，帶領(lǐng)其學(xué)習(xí)全新的理念，將新型管理模式引入其中。創(chuàng)新檔案管理工作人員時(shí)應(yīng)注意如下兩點(diǎn)。首先，提升管理工作人員的硬實(shí)力。其次，是檔案管理工作人員樹立正確地信息管理覺悟。這樣一來，能夠使工作人員專業(yè)素養(yǎng)低下，工作積極性低下的問題得以解決，并使檔案管理質(zhì)量得以提升。對人才進(jìn)行充分利用，將其能力發(fā)揮到最大價(jià)值，能夠在信息時(shí)代下使辦公室檔案管理質(zhì)量得到質(zhì)的飛躍。

3.2 建設(shè)信息化檔案管理辦公室

科學(xué)合理的改革，可以推動(dòng)辦公室檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展，檔案工作者應(yīng)在企業(yè)的支持下，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)?？梢酝ㄟ^安裝安保系統(tǒng)的方式確保檔案安全性，檔案安全并非獨(dú)立的，將其與檔案管理人員的工作內(nèi)容相結(jié)合，才能夠?qū)n案管理的創(chuàng)新得以體現(xiàn)。與此同時(shí)，能夠?qū)n案通過信息的方式串聯(lián)在各個(gè)部門創(chuàng)建共享性資源平臺，以便不同部門對信息進(jìn)行及時(shí)的更新儲存。不光能夠使不同部門之間的關(guān)聯(lián)性得以提升，還能夠有效節(jié)約不同部門因信息溝通所耽誤的時(shí)間，最終達(dá)到提升企業(yè)工作效率及經(jīng)濟(jì)收益的目的。

3.3 創(chuàng)新檔案管理模式

傳統(tǒng)辦公室檔案管理時(shí)存在諸多不足之處，因涉及的文件數(shù)量龐大，種類繁瑣，在對檔案進(jìn)行歸類存放時(shí)缺乏系統(tǒng)性的條例，導(dǎo)致文件缺失的情況時(shí)常發(fā)生。另外，企業(yè)需要通過大量資源查找所丟失的文件，不光提升了檔案管理成本，還增加了管理工作人員的壓力和難度。因此，科學(xué)合理的檔案管理模式對信息化檔案管理工作的開展有著至關(guān)重要的作用。在當(dāng)前環(huán)境下，辦公室檔案管理工作人員應(yīng)創(chuàng)新工作模式，針對已經(jīng)接收存入的文件而言，建立一個(gè)完善的檔案管理系統(tǒng)，以不同檔案的內(nèi)容及性質(zhì)為依據(jù)對其進(jìn)行合理分類并為其編排序號，準(zhǔn)確存放。針對新收集記錄的文件檔案管理，工作人員對其進(jìn)行備份，并采用電子信息系統(tǒng)的方式記錄之后進(jìn)行存檔編號。這樣一來，在需要查找文件時(shí)，并可以采用計(jì)算機(jī)的方式查找類別編號，在最短的時(shí)間內(nèi)找到所需要的文件。為了確保其安全性，應(yīng)創(chuàng)建備份系統(tǒng)，預(yù)防出現(xiàn)文件丟失的情況對企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益帶來損失。在對檔案進(jìn)行管理過程中，會因?yàn)樘厥獾脑驅(qū)е聶n案記錄模糊，這些情況會對信息檔案的安全性產(chǎn)生威脅，對檔案工作的開展產(chǎn)生消極影響，因此應(yīng)該對檔案管理方式進(jìn)行改革，創(chuàng)新檔案管理工作人員應(yīng)明確自身職責(zé)。舉例來說，接收到新的文件后，應(yīng)該全面了解其中的信息，確保檔案的安全，方法是建立分工制度，明確工作人員的個(gè)人責(zé)任，科學(xué)合理地規(guī)劃工作內(nèi)容，這樣也能有效地減少文件出錯(cuò)的機(jī)會，并在檔案管理過程中發(fā)現(xiàn)問題后及時(shí)處理。

4 結(jié)束語

綜上所述，在辦公室檔案管理創(chuàng)新過程中，企業(yè)管理者要幫助檔案管理工作人員樹立正確的信息化管理觀念，創(chuàng)建信息化管理模式，不斷向科學(xué)化標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展。此外，還應(yīng)該借鑒并引進(jìn)有效的管理模式，為檔案管理工作的正常開展提供支持。這樣一來，才能夠?qū)⑿畔⒒瘷n案管理的價(jià)值全面體現(xiàn)出來，并為企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升及持續(xù)性發(fā)展提供保障。