關(guān)于紙質(zhì)城建檔案數(shù)字化加工的探索

楊 聰

（深圳市文檔服務(wù)中心，廣東 深圳 518000）

城市建設(shè)的每一個項目的開展與實施，都與人民群眾的利益息息相關(guān)。因此，做好城建檔案管理，不僅能夠記錄保存一個城市的發(fā)展歷程，還能夠給城市建設(shè)規(guī)劃提供確切、有效的信息。隨著社會快速的發(fā)展，提高工作效率、信息資源利用共享已經(jīng)成為當(dāng)今社會的主要節(jié)奏。傳統(tǒng)的檔案管理模式，已經(jīng)難以跟上現(xiàn)代社會發(fā)展的步伐。為了更好地適應(yīng)社會發(fā)展的節(jié)奏，紙質(zhì)檔案數(shù)字化已經(jīng)成為檔案管理工作中必不可少的工作內(nèi)容。

1 城建檔案數(shù)字化加工的意義

為了滿足城市人口的生活環(huán)境需求，城市面貌正在以超快的速度發(fā)生著改變。隨著城市的高速發(fā)展與建設(shè)，城建方面的檔案管理數(shù)量也與日俱增，管理工作也越發(fā)困難，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化信息時代的發(fā)展需求。要想使城建檔案發(fā)揮出其巨大的作用，有效幫助有關(guān)部門提高工作效率，必須將紙質(zhì)城建檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案的形式提供利用。

其次，城建檔案具有極高的保存價值，數(shù)字化檔案的出現(xiàn)解決了檔案的保存困難、借閱麻煩等一系列問題。并且，參與城市建設(shè)項目的政府部門以及工程建設(shè)企業(yè)數(shù)量較多，一旦某一個項目出現(xiàn)問題，都可能對城市發(fā)展以及人民群眾生命財產(chǎn)安全帶來巨大的影響。因此，將城建檔案進(jìn)行數(shù)字化加工管理，一方面可以提高檔案管理工作的安全性以及保密性。另一方面，在緊急的情況下，可以幫助有關(guān)部門快速查找調(diào)取相關(guān)項目負(fù)責(zé)人、施工單位、以及施工項目相關(guān)的全部信息。

2 傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保存的優(yōu)缺點(diǎn)

1）紙質(zhì)檔案的優(yōu)點(diǎn)。雖然將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工具有很多優(yōu)勢，但是紙質(zhì)檔案還有很多電子檔案所無法比擬的優(yōu)點(diǎn)。首先，紙質(zhì)檔案在歸檔保存時，都具有統(tǒng)一的裝訂、剪裁規(guī)定。其次，只要將紙質(zhì)檔案按照嚴(yán)格的保密制度保管，它的安全性就比較高。此外，紙質(zhì)檔案由于它本身的原始性和真實性，因此具有憑證作用，可以受到法律的認(rèn)可。并且，偽造的紙質(zhì)檔案也很容易被識別出來。

2）紙質(zhì)檔案保存的缺點(diǎn)。由于城建項目大部分都是需要進(jìn)行施工改造的工程項目，因此會產(chǎn)生大量的工程圖紙、技術(shù)文件等技術(shù)材料。工程圖紙的紙張尺寸比較大，因此造成了城建紙質(zhì)檔案保存需要大面積的空間。其次，紙質(zhì)檔案對于信息的傳遞不夠及時和便捷。相關(guān)人員在借用檔案時只能對檔案進(jìn)行復(fù)印或者當(dāng)場審閱后進(jìn)行歸還，以避免造成檔案原件丟失。

3 紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的主要步驟

將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化電子檔案的過程是一個復(fù)雜、耗時耗力的一項規(guī)模浩大的工程。城建部門一般會將整個檔案數(shù)字化加工項目外包給專門的企業(yè)，這種情況既不影響各部門正常的管理工作，又能在短時間內(nèi)將這項工作完成。

1）檔案整理。紙質(zhì)檔案在掃描之前，應(yīng)該按照管理制度以及相關(guān)負(fù)責(zé)人的要求下進(jìn)行整理。工作人員在進(jìn)入到檔案室前應(yīng)做好相關(guān)的安全登記，然后根據(jù)負(fù)責(zé)人分配的任務(wù)以及工作量來進(jìn)行檔案的取用。工作人員在整理檔案的過程中，要確保檔案的完整性，先檢查好所領(lǐng)取檔案的數(shù)量以及檔案內(nèi)部的信息。檔案整理的內(nèi)容一般有掃描文件的選擇、拆卷、分件、排序、擬標(biāo)題等步驟。檔案袋內(nèi)的文件要根據(jù)目錄進(jìn)行內(nèi)卷的數(shù)量校對、內(nèi)容校對，然后將校對無誤的檔案袋內(nèi)紙張放入到檔案盒內(nèi)。檔案盒內(nèi)的文件基本有技術(shù)報告、工程施工合同、工程設(shè)計圖紙以及相關(guān)材料。按照要求建立統(tǒng)一檔案盒的掃描件和非掃描件的區(qū)分和標(biāo)記，當(dāng)檔案內(nèi)材料全部完成數(shù)字化工作后還要按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行裝訂復(fù)原。

2）檔案掃描。首先，掃描時根據(jù)項目要求用統(tǒng)一的規(guī)格、圖像呈現(xiàn)方式對檔案進(jìn)行掃描。由于工程圖紙的尺寸較大，應(yīng)將圖紙平鋪在操作臺進(jìn)行整體的掃描。在選擇掃描儀器時，禁止使用滾筒式或者搓紙式掃描儀進(jìn)行掃描，原因是避免紙質(zhì)檔案出現(xiàn)無可挽回的損壞。其次，掃描文件時還要認(rèn)真地檢查手中所掃描的文件的題目、頁數(shù)與整理檔案時填寫的信息一致，如出現(xiàn)不一致的情況應(yīng)及時找到相關(guān)負(fù)責(zé)人及操作人員進(jìn)行調(diào)查處理。

3）圖像處理與存儲。圖像處理是指對掃描完畢的圖像進(jìn)行核對、矯正、格式統(tǒng)一以及去污等處理。使電子檔案內(nèi)的掃描件呈現(xiàn)清晰、規(guī)范的圖像給查閱者。其次，還要保證掃描圖像的內(nèi)容、順序、篇幅與原件的信息一致。除手寫稿以外，掃描合格的電子圖像用常用的文字識別軟件進(jìn)行全文ORC圖像識別以及雙層PDF數(shù)據(jù)制作。

圖像進(jìn)行存儲時也應(yīng)根據(jù)項目要求進(jìn)行統(tǒng)一的存儲。存儲時的電子圖像文件名要與紙質(zhì)版檔案的文件名以及文件目錄的檔號命名相一致。如果電子圖像的命名出現(xiàn)錯誤，很可能會對借閱者進(jìn)行誤導(dǎo)而造成一些不可挽回的損失。

4）目錄建庫。工作人員建立的目錄一定是電子圖像、案卷目錄、實際紙質(zhì)檔案序號以及備份硬盤之間都能相對應(yīng)。一旦出現(xiàn)某一個環(huán)節(jié)的目錄對不上，就會增加工作人員大量的精力去進(jìn)行矯正，也會影響后面的檔案進(jìn)行編碼排序處理。為了確保檔案錄入電子系統(tǒng)的準(zhǔn)確性，工作人員要做到一組文件進(jìn)行兩次錄入并且錄入的電子系統(tǒng)要有能夠校對兩份檔案一致率的功能。

為了確保目錄與文件的一致性，每天工作結(jié)束時工作人員都應(yīng)向有關(guān)單位負(fù)責(zé)人提交檔案校對數(shù)據(jù)的文件或工作日志。提交工作日志的目的主要有兩方面：第一方面是為了更好地保證第二天工作的有序進(jìn)行，第二方面是為了今后發(fā)現(xiàn)錯誤后能夠快速地找到問題發(fā)生點(diǎn)并迅速做出有效的處理方案。

5）信息錄入完畢后的整理裝訂。所有完成掃描錄入的原版紙質(zhì)文件需要重新裝訂保管，在進(jìn)行裝訂時應(yīng)做到以下幾點(diǎn)要求：（1）拆分的文件要按照原有檔案內(nèi)的文件目錄進(jìn)行頁數(shù)、內(nèi)容順序整理后進(jìn)行方可進(jìn)行裝訂。（2）裝訂時應(yīng)按照原有的裝訂位置進(jìn)行裝訂，不可以隨便更換 打空位置。（3）裝訂時要采用統(tǒng)一的裝訂材料進(jìn)行裝訂，不可以隨意使用不同種類的裝訂材料，以免造成檔案雜亂。（4）對于裝訂完成的檔案袋或一組材料進(jìn)行記錄，確保每一個項目檔案的完整。

6）數(shù)據(jù)備份。由于收集的電子數(shù)據(jù)還在工作人員的系統(tǒng)中，因此，在相關(guān)負(fù)責(zé)人對電子數(shù)據(jù)進(jìn)行驗收合格后進(jìn)行電子數(shù)據(jù)的備份即將電子數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移到城建檔案管理部門的系統(tǒng)中。數(shù)據(jù)備份工作不只是單純的將紙質(zhì)檔案的電子數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移到管理系統(tǒng)中，還應(yīng)備份處理電子數(shù)據(jù)的有效設(shè)備。例如，需要將電子數(shù)據(jù)備份成磁帶備份的方式，或者硬盤備份。

4 結(jié)論

由于紙質(zhì)檔案加工轉(zhuǎn)化為數(shù)字化模式的電子數(shù)據(jù)的真正實施過程較為復(fù)雜，細(xì)致。因此，在外包服務(wù)公司將數(shù)據(jù)備份給檔案管理人員后，還應(yīng)簽署具有法律效應(yīng)的保密協(xié)議，規(guī)避政府檔案信息泄露的風(fēng)險。此外，電子數(shù)據(jù)的驗收工作也尤為重要，是為了確保今后使用的城建項目電子信息的準(zhǔn)確。