高校人事檔案數(shù)字化外包風(fēng)險(xiǎn)與對(duì)策淺析

王 璐 王 惠

（北京交通大學(xué)海濱學(xué)院，河北 黃驊 031199）

近年來，隨著我國(guó)教育事業(yè)的快速發(fā)展，高校人事檔案管理的內(nèi)容及數(shù)量出現(xiàn)了較大的變化，若是依舊采用傳統(tǒng)的檔案管理方法，勢(shì)必會(huì)影響到高校人事檔案管理的工作效率及工作質(zhì)量，且容易產(chǎn)生大量的人力成本，不利于高校人事檔案管理的持續(xù)發(fā)展?；谶@一情況，需要主動(dòng)順應(yīng)數(shù)字化時(shí)代的發(fā)展，選擇數(shù)字化外包企業(yè)進(jìn)行高校人事檔案數(shù)字化管理，從而促進(jìn)高校人事檔案工作的順利開展，為高校提供更加優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)。通過深入分析高校人事檔案數(shù)字化外包風(fēng)險(xiǎn)，探究高校人事檔案數(shù)字化外包風(fēng)險(xiǎn)的解決對(duì)策，有利于提高相關(guān)人員對(duì)這一方面的認(rèn)識(shí)，促進(jìn)高校人事檔案管理朝著良好的方向不斷發(fā)展。

1 高校人事檔案數(shù)字化外包風(fēng)險(xiǎn)分析

1.1 檔案安全風(fēng)險(xiǎn)

根據(jù)高校人事檔案數(shù)字化外包的實(shí)際情況來看，這一過程很容易出現(xiàn)檔案實(shí)體風(fēng)險(xiǎn)和檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)，若無法對(duì)其進(jìn)行有效處理，勢(shì)必會(huì)給高校帶來較大的損失。從檔案實(shí)體安全這一方面來講，人事檔案數(shù)字化的過程較為復(fù)雜，需要對(duì)各種材料進(jìn)行優(yōu)化整理，且需要進(jìn)行查缺補(bǔ)漏，要求人事檔案數(shù)字化工作人員不斷規(guī)范自身的操作行為，否則很容易出現(xiàn)檔案實(shí)體破壞、檔案實(shí)體丟失等狀況，嚴(yán)重影響到人事檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量。從檔案信息安全這一方面來講，部分人事檔案具有較高的保密性，若是人事檔案數(shù)字化工作人員缺乏良好的安全保密意識(shí)，或是受到利益驅(qū)使采取一些不符合規(guī)定的行為，將直接造成各種各樣的檔案信息安全問題，甚至出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)病毒入侵系統(tǒng)的情況，嚴(yán)重影響到高校人事檔案的安全可靠性[1]。

1.2 檔案質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)

檔案質(zhì)量不過關(guān)是高校人事檔案數(shù)字化外包中的重要風(fēng)險(xiǎn)之一，其主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面，具體包括：1）檔案信息掃描質(zhì)量不過關(guān)。在處理檔案圖像信息的時(shí)候，經(jīng)常出現(xiàn)檔案圖像信息掃描質(zhì)量較低、檔案圖像信息掃描不全、檔案材料分辨率一刀切等問題，難以保證人事檔案數(shù)字化成果的使用價(jià)值。2）檔案資料優(yōu)化整理不規(guī)范。高校人事檔案資料的內(nèi)容比較繁雜，若是檔案數(shù)字化工作人員的操作不規(guī)范，很容易出現(xiàn)裝訂不規(guī)范、金屬物未能清除、檔案分類編碼潦草模糊、檔案分類編碼不準(zhǔn)確等問題，導(dǎo)致高校人事檔案數(shù)字化的質(zhì)量受到較大影響。3）檔案信息圖像處理不到位。在進(jìn)行檔案信息圖像處理的時(shí)候，經(jīng)常出現(xiàn)色彩明暗調(diào)整處理不當(dāng)、檔案信息圖像的糾偏、去污、裁剪等工作不到位的情況，難以保證高校人事檔案數(shù)字化成果的利用價(jià)值[2]。

2 高校人事檔案數(shù)字化外包風(fēng)險(xiǎn)的解決對(duì)策分析

2.1 做好前期準(zhǔn)備工作

為減少高校人事檔案數(shù)字化外包中存在的風(fēng)險(xiǎn)，首先就要做好前期的準(zhǔn)備工作，對(duì)數(shù)字化外包企業(yè)進(jìn)行合理選擇，從而保證數(shù)字化外包企業(yè)的人才隊(duì)伍素質(zhì)、管理能力和資質(zhì)水平達(dá)到要求，盡可能提高人事檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量。對(duì)于數(shù)字化外包企業(yè)的選擇，需要安排專業(yè)的人員做好市場(chǎng)調(diào)研工作，對(duì)數(shù)字化外包企業(yè)的背景信息、真實(shí)資質(zhì)等等進(jìn)行確認(rèn)，使其能夠達(dá)到高校人事檔案數(shù)字化管理的要求，且不能存在涉外背景。其次，需要做好項(xiàng)目招投標(biāo)的準(zhǔn)備工作，對(duì)參與投標(biāo)企業(yè)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和經(jīng)營(yíng)規(guī)模等信息進(jìn)行了解，便于選擇長(zhǎng)期合作的數(shù)字化外包企業(yè)。同時(shí)，需要根據(jù)學(xué)校自身的情況來制定科學(xué)的人事檔案數(shù)字化建設(shè)方案，編制好項(xiàng)目的招投標(biāo)文件，邀請(qǐng)優(yōu)秀的數(shù)字化外包企業(yè)參加投標(biāo)，從中選出最符合高校人事檔案數(shù)字化管理需求的外包企業(yè)。由于高校人事檔案數(shù)字化管理具有一定的特殊性，要求外包企業(yè)具有開展人事檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)的資質(zhì)，從而保證高校人事檔案數(shù)字化項(xiàng)目的有效實(shí)施[3]。

2.2 建立安全保密機(jī)制

信息安全是高校人事檔案數(shù)字化管理中的基本要求，需要根據(jù)高校自身的情況建立相符合的安全保密機(jī)制，以此提高人事檔案的安全性及可靠性。在選擇高校人事檔案數(shù)字化外包服務(wù)的時(shí)候，必須要做到合理選擇數(shù)字化外包企業(yè)，明確雙方在這一過程的責(zé)任，強(qiáng)化各個(gè)人員的信息安全意識(shí)，盡可能減少信息安全問題的發(fā)生。首先，在簽訂項(xiàng)目合同的要求，需要與企業(yè)簽訂安全保密協(xié)議，而數(shù)字化外包企業(yè)也要重視與項(xiàng)目工作人員進(jìn)行安全保密協(xié)議的簽訂，使所有參與項(xiàng)目的人員都能夠履行自身的職責(zé)。其次，學(xué)校檔案管理部門必須要加強(qiáng)與外包企業(yè)的溝通合作，不斷完善信息安全保密制度，其中包括了檔案出入庫登記制度、人員出入登記制度等等[4]。在檔案出入庫的時(shí)候，需要對(duì)檔案進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，由校企雙方人員進(jìn)行簽字確認(rèn)，且工作人員不能將硬盤、U盤、通訊設(shè)備等可能產(chǎn)生信息安全風(fēng)險(xiǎn)的物品帶入檔案室，做好現(xiàn)場(chǎng)的監(jiān)督工作，避免工作人員出現(xiàn)不符合規(guī)定的操作，從而保證高校人事檔案的整體安全。

2.3 重視現(xiàn)場(chǎng)過程控制

為促進(jìn)高校人事檔案數(shù)字化管理的有效進(jìn)行，要求學(xué)校檔案管理部門和數(shù)字化外包企業(yè)做好檔案數(shù)字化現(xiàn)場(chǎng)的過程控制，便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，采取有效措施進(jìn)行處理。首先，要求學(xué)校檔案管理部門安排專門的工作人員對(duì)人事檔案數(shù)字化過程進(jìn)行監(jiān)督，既要保證檔案數(shù)字化的進(jìn)度，也要保證人事檔案資料的質(zhì)量及安全。同時(shí)，需要保證監(jiān)督工作人員的專業(yè)素質(zhì)達(dá)到要求，不斷規(guī)范人事檔案數(shù)字化現(xiàn)場(chǎng)的管理流程，對(duì)人事檔案數(shù)字化加工過程中的問題進(jìn)行深入分析，找出具有針對(duì)性 及合理性的處理措施，促進(jìn)高校人事檔案數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量的提升。一般在進(jìn)行高校人事檔案數(shù)字化加工的時(shí)候，可以將其劃分為“借、拆、掃、掛、裝、環(huán)”等多個(gè)環(huán)節(jié)，各個(gè)環(huán)節(jié)存在各種各樣的風(fēng)險(xiǎn)，需要對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行充分了解，從而做到及時(shí)處理檔案質(zhì)量安全問題，使高校人事檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量得到有效保障。為實(shí)現(xiàn)高校人事檔案數(shù)字化現(xiàn)場(chǎng)的監(jiān)督管理，可以由學(xué)校檔案管理部門人員與數(shù)字化外包企業(yè)人員來組建監(jiān)督小組，對(duì)人事檔案數(shù)字化進(jìn)行日常化的監(jiān)督管理，確保操作流程的規(guī)范，實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量的有效控制[5]。

3 結(jié)語

綜上所述，為促進(jìn)高校人事檔案管理工作的順利開展，使其能夠適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代發(fā)展的要求，需要加強(qiáng)高校人事檔案數(shù)字化建設(shè)，以此提高人事檔案的使用效率，促進(jìn)高校教育事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。高校在選擇數(shù)字化外包企業(yè)進(jìn)行人事檔案數(shù)字化建設(shè)的時(shí)候，需要充分了解其中存在的風(fēng)險(xiǎn)，做好前期準(zhǔn)備工作，建立安全保密機(jī)制，重視現(xiàn)場(chǎng)過程控制，盡可能提高人事檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量，為高校人事檔案數(shù)字化管理的開展提供有利基礎(chǔ)。