大數(shù)據(jù)時代檔案管理服務(wù)體系的構(gòu)建與應(yīng)用研究

李德梅

（遼寧省葫蘆島市連山區(qū)檔案館，遼寧 葫蘆島 125001）

大數(shù)據(jù)是通過網(wǎng)絡(luò)程序科學(xué)、合理地分析和處理數(shù)據(jù)信息的過程。它的出現(xiàn)對傳統(tǒng)的檔案管理產(chǎn)生了巨大影響。檔案管理也由傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理、人工歸檔等管理方式向數(shù)據(jù)化的檔案管理方式進行轉(zhuǎn)變。對于很多單位而言，大數(shù)據(jù)可幫助單位通過合理有效的計算來分析和滿足各種工作需求，加快信息處理速度，以幫助各單位實現(xiàn)管理創(chuàng)新。

1 大數(shù)據(jù)理念下檔案管理服務(wù)體系內(nèi)涵及特征

當(dāng)前，學(xué)術(shù)界正在塑造對大數(shù)據(jù)的統(tǒng)一理解。大數(shù)據(jù)的含義主要包括結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，但它是按類型而不是對數(shù)據(jù)量的定量描述，從大量數(shù)據(jù)中快速收集信息。大數(shù)據(jù)具有四個基本特征，使用大數(shù)據(jù)構(gòu)建文件管理服務(wù)系統(tǒng)應(yīng)具有以下特點。

1.1 打破傳統(tǒng)檔案館的概念

在大數(shù)據(jù)概念下，檔案的概念應(yīng)從傳統(tǒng)的官方文件、視聽材料和其他材料擴展到保存在其他管理活動過程中形成的文本、圖形、圖像、音頻和視頻以及其他信息的記錄。作為主要來源，它已擴展為包括各種獨立的工作平臺數(shù)據(jù)和相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)平臺信息數(shù)據(jù)。

1.2 充分利用信息技術(shù)

以信息化為主要手段，減輕了檔案管理人員的勞動強度，提高了檔案管理效率。檔案管理服務(wù)系統(tǒng)可以通過標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)對信息數(shù)據(jù)的及時處理，并實現(xiàn)高效快捷方便的檢索。

1.3 創(chuàng)新的服務(wù)功能和服務(wù)方法

檔案管理服務(wù)系統(tǒng)依靠檔案用戶周圍的網(wǎng)絡(luò)，具有友好的用戶界面以及完整的遠程借閱和調(diào)用控制。檔案部門和員工可以通過分析和過濾托管服務(wù)系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)來查找隱藏的項目。檔案的核心價值是為用戶提供深入的服務(wù)，例如知識挖掘和統(tǒng)計分析。

2 大數(shù)據(jù)時代檔案管理服務(wù)工作現(xiàn)狀

2.1 檔案管理水平有待提高

在實際的文件管理操作中，缺少完整的文件管理系統(tǒng)，并且管理操作基本上是獨立的，需要進行標(biāo)準(zhǔn)化。同時，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息技術(shù)的便捷優(yōu)勢使人們的信息獲取渠道更加多樣化，給仍然停留在傳統(tǒng)文件管理模式下的管理任務(wù)帶來了挑戰(zhàn)。因此，檔案管理人員需要意識到從紙質(zhì)檔案到數(shù)字檔案的過渡，以滿足人們多樣化的信息需求。

2.2 電子檔案數(shù)據(jù)的安全性有待提升

盡管公共機構(gòu)的生產(chǎn)和運營涉及許多機密文件，但是目前缺乏具有高安全性能的電子信息管理系統(tǒng)，并且經(jīng)常使用第三方軟件來傳輸和存儲電子文件。因此，電子文檔數(shù)據(jù)的安全性受到威脅。例如，某些業(yè)務(wù)部門當(dāng)前使用電子郵件或QQ進行電子文件傳輸，如果該業(yè)務(wù)部門用于發(fā)送和接收文件的帳戶和密碼泄漏，則文件數(shù)據(jù)可能會泄漏。

2.3 檔案管理隊伍建設(shè)不足

大多數(shù)檔案管理人員缺乏專門的技術(shù)知識，對檔案管理的基本原理和系統(tǒng)缺乏深刻的了解，對檔案管理也沒有足夠的認識。他們認為收集檔案并將其存儲在類別中就足夠了，使得存檔信息中含有的價值不能很好的被利用。另外，大多數(shù)文件管理任務(wù)是中老年人，他們接受現(xiàn)代新技術(shù)程度相對較弱，并且文件編輯和研究不夠深入，人員流動性也相對較強，因此難以確保文件管理的持續(xù)發(fā)展。

3 大數(shù)據(jù)時代檔案管理服務(wù)體系構(gòu)建的對策

3.1 創(chuàng)新管理制度

標(biāo)準(zhǔn)化管理首先需要強有力的制度。在大數(shù)據(jù)的概念下，檔案管理服務(wù)系統(tǒng)的建立和發(fā)展必須在法治的軌跡上進行。結(jié)合“大數(shù)據(jù)時代”的特點，結(jié)合現(xiàn)行法律法規(guī)體系，建立館際部門之間基于數(shù)字資源和各種檔案資源生命周期的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，使得資源分享具有可遵循的證據(jù)和可遵循的法律。然后，與每個環(huán)節(jié)一起建立標(biāo)準(zhǔn)化的操作流程，優(yōu)化檔案的整體管理，為檔案管理系統(tǒng)的建立和運行提供了制度上的保證。

3.2 創(chuàng)新管理工作內(nèi)容

數(shù)字檔案信息管理的數(shù)字化是基礎(chǔ)，但是數(shù)據(jù)化應(yīng)該是關(guān)鍵。通過將各種信息輸入到計算機中，可以將各種信息轉(zhuǎn)換為二進制數(shù)字結(jié)構(gòu)，但是除非轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)化，否則很難自行組織和分析，因為其本身一直難以搜索，因此一直是索取和使用用戶信息的主要障礙。數(shù)字化和數(shù)據(jù)化的結(jié)合是一項重要的創(chuàng)新，數(shù)字化在管理和信息安全存儲方面具有很好的應(yīng)用效果，數(shù)字化可以在信息分析、處理和集成中發(fā)揮更大的價值。設(shè)置以數(shù)字化、數(shù)據(jù)分析和整理為核心的生命周期規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，遵守文件管理器之間共享和開發(fā)的原則，并收集資源、分析資源、轉(zhuǎn)換資源、管理資源、提供服務(wù)和數(shù)字存儲的科學(xué)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。

3.3 優(yōu)化檔案管理人員結(jié)構(gòu)

檔案管理任務(wù)相對繁瑣，傳統(tǒng)觀念認為檔案工作就是看好了別丟了，不需要有什么技術(shù)含量?；鶎訌氖聶n案工作的人員，缺乏檔案數(shù)字信息化專業(yè)的知識，檔案數(shù)字化工作大多采用外包式政府購買服務(wù)形式開展，但是到真正實際系統(tǒng)應(yīng)用中還存在很多難以解決的問題。檔案管理人員流動性較大，有些業(yè)務(wù)骨干調(diào)到大機關(guān)發(fā)展，人才外流問題比較嚴(yán)重，這些都直接影響了檔案工作的健康發(fā)展。但是，隨著技術(shù)的不斷深入，在大數(shù)據(jù)時代，對檔案管理人員的技能水平要求越來越高，為了更有效地實現(xiàn)檔案管理工作，需要不斷招聘一些專業(yè)人才來有效提高檔案管理水平，讓人才結(jié)構(gòu)不斷優(yōu)化和調(diào)整。同時給檔案人員政策上待遇上的傾斜，能留住人才，從事鉆研檔案工作。

4 結(jié)束語

綜上所述，在當(dāng)今的信息社會中，創(chuàng)建了越來越多的數(shù)據(jù)，因此當(dāng)面對如此大量的信息時，文件管理也面臨著越來越多的問題，這對于文件管理者而言，意味著任務(wù)更加復(fù)雜。因此，據(jù)說檔案管理的相關(guān)工作人員應(yīng)該努力了解時代的發(fā)展趨勢，不斷探索檔案管理的信息管理技術(shù)，合理利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，以便科學(xué)和專業(yè)地處理復(fù)雜的海量數(shù)據(jù)信息。相關(guān)檔案管理人員必須不斷更新管理理念，有效提高業(yè)務(wù)水平，可以大大提高檔案管理效率，促進整個檔案管理行業(yè)的發(fā)展。