關(guān)于殯葬檔案管理信息化建設(shè)的思考

單少啟

（吉林省白城市通榆縣殯儀館，吉林 白城 137000）

殯葬檔案管理人員數(shù)量有限，面對(duì)每日劇增的檔案信息數(shù)量，使得工作勞度、強(qiáng)度不斷提升。在這樣的環(huán)境下催化了殯葬檔案信息化管理理念應(yīng)運(yùn)而生，促進(jìn)了檔案管理人員工作效率、質(zhì)量提升的同時(shí)，減少由于檔案信息過多而產(chǎn)生的工作失誤。

1 殯葬檔案信息化管理意義

傳統(tǒng)殯葬檔案管理過程中，檔案管理都是以紙質(zhì)文檔的方式留存，種種因素的影響會(huì)導(dǎo)致殯葬檔案丟失，無法保證檔案的安全性。因此，在信息時(shí)代下的殯葬檔案管理人員可以借助信息技術(shù)手段，將檔案進(jìn)行信息化管理，減少紙質(zhì)檔案的數(shù)量，同 時(shí)也減少了紙張的浪費(fèi)。此外，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下的人們，無論是在生活還是學(xué)習(xí)中，依托現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展都為自己帶來一定的積極影響。殯葬在檔案管理工作中融入現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)是殯葬檔案管理發(fā)展的必要手段，更是實(shí)現(xiàn)殯葬檔案管理信息化和現(xiàn)代化的重要工具。

2 殯葬檔案信息化建設(shè)措施

2.1 加強(qiáng)硬件設(shè)施、軟件系統(tǒng)建設(shè)

信息化以計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施作為載體，殯儀館要建立與完善性信息化管理制度以及各項(xiàng)信息化殯葬檔案管理規(guī)定，定期、不定期對(duì)殯葬內(nèi)計(jì)算機(jī)進(jìn)行保養(yǎng)和維護(hù)。計(jì)算機(jī)出現(xiàn)問題且工作人員不能有效解決的時(shí)候，要及時(shí)上報(bào)，并請(qǐng)專業(yè)人士維修，以免殯葬人員維修失誤對(duì)計(jì)算機(jī)造成二次傷害，延誤檔案管理工作的正常運(yùn)行。根據(jù)現(xiàn)狀不難發(fā)現(xiàn)，計(jì)算機(jī)一類的電子類產(chǎn)品會(huì)在短時(shí)間內(nèi)不斷更新硬件設(shè)施，這些情況都要求殯葬在計(jì)算機(jī)的使用上做一些具體規(guī)定，比如規(guī)定計(jì)算機(jī)的使用時(shí)限，超過規(guī)定時(shí)限要及時(shí)更新，保持硬件設(shè)備設(shè)施的先進(jìn)性。此外，管理人員需要運(yùn)用相關(guān)的軟件系統(tǒng)去整理檔案信息，而軟件系統(tǒng)會(huì)隨著人們的要求增多而不斷發(fā)生變化，殯葬要跟緊最新的軟件系統(tǒng)，使得檔案信息管理的質(zhì)量可以不斷地提升。與此同時(shí)，軟件系統(tǒng)在更新的時(shí)候可能會(huì)和殯葬之前使用的系統(tǒng)有很大差別，此時(shí)，殯葬在更新系統(tǒng)后，要請(qǐng)相關(guān)專業(yè)人員對(duì)殯葬內(nèi)的檔案管理相關(guān)人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，使得他們可以認(rèn)識(shí)和了解新系統(tǒng)的各種功能，并達(dá)到熟練使用的效果。

2.2 培養(yǎng)殯葬檔案管理人才

我國(guó)殯儀館對(duì)信息化管理方面的人才逐漸有了更大的需求，這要求檔案管理的相關(guān)人員能夠摒棄傳統(tǒng)的管理理念和管理方式，并努力學(xué)習(xí)豐富的信息化管理方面的知識(shí)，同時(shí)要將檔案管理相關(guān)工作從紙質(zhì)化辦公方式朝著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公方向發(fā)展，并能夠快速獨(dú)立地完成網(wǎng)絡(luò)收集、整理以及編輯等一系列檔案管理工作。與此同時(shí)，管理層要不斷增強(qiáng)人才培養(yǎng)意識(shí)，殯葬檔案管理人員也要樹立與時(shí)俱進(jìn)和終身學(xué)習(xí)的觀念，跟緊檔案管理信息化發(fā)展的步伐，唯有員工自身努力才能實(shí)現(xiàn)黨管管理信息化人才培養(yǎng)的目標(biāo)。此外，檔案管理方面的人才有著一定的標(biāo)準(zhǔn)，首先必須具備豐富的相關(guān)信息化知識(shí)，其次是能夠熟練應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)完成殯葬檔案管理相關(guān)工作，實(shí)現(xiàn)理論與實(shí)踐的結(jié)合，最后，是要實(shí)現(xiàn)信息化管理的真正價(jià)值。檔案管理更多是為了殯葬整體服務(wù)的，各個(gè)部門對(duì)于檔案的內(nèi)容、形式等多方面的要求都有所差異，這就需要檔案管理相關(guān)人員積極主動(dòng)地去和殯葬其它部門的人員進(jìn)行溝通和交流，深入調(diào)查和了解殯葬各個(gè)部門在檔案信息方面的需求，并且虛心聽取他人提出的有關(guān)檔案管理的有效建議和意見。

2.3 建立檔案信息化管理系統(tǒng)

在殯葬檔案管理工作過程中，應(yīng)用信息化的觀念可以有效促進(jìn)管理工作效率的提升，其中不僅包括檔案管理工作的信息化，還包括運(yùn)用檔案的信息化。建立健全一個(gè)殯葬檔案信息化管理系統(tǒng)，可以保證一定范圍內(nèi)的公開檔案資源共享，也可以保證隱私檔案的保密性，同時(shí)更可以使得管理工作質(zhì)量和效率提高不止一個(gè)層次。在建立殯葬檔案信息化管理系統(tǒng)的同時(shí)要格外注重系統(tǒng)的開放性能，這涉及相關(guān)管理人員是否能實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的系統(tǒng)與這個(gè)系統(tǒng)之間的有效融合，管理人員需要將辦公自動(dòng)化中建立的相關(guān)數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)移到殯葬檔案信息化管理系統(tǒng)之中，并且能夠?qū)⑿畔⒒芾硐到y(tǒng)中的相關(guān)檔案信息進(jìn)行有效提取并移動(dòng)到需要的位置，以達(dá)到管理工作質(zhì)量的提高。

3 結(jié)論

綜上所述，將現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)融入到殯葬檔案管理工作具有重要的意義和價(jià)值。殯葬檔案管理工作具有一定的服務(wù)性功能，與殯儀館各個(gè)部門之間都有著緊密的聯(lián)系，因此，想要提高殯葬檔案管理效率，就要不斷地更新信息化理念，持續(xù)深挖殯葬檔案信息化管理工作的策略和措施。