升格高等職業(yè)院校干部人事檔案的整理工作

楊 娟

（貴州健康職業(yè)學(xué)院，貴州 銅仁 554300）

伴隨高等職業(yè)院校管理體制的不斷改革，教育資源配備的情況得到大幅改善，一些中專學(xué)校獨立或合并升格成高等職業(yè)院校。因為合并學(xué)校在隸屬關(guān)系、性質(zhì)、層次以及辦學(xué)模式當(dāng)方面存在差異，帶來了一些新的管理方面的問題，干部人事檔案整理便是其中的一種[1]。本文主要圍繞著升格高等職業(yè)院校干部人事檔案的整理工作做出如下分析。

1 升格高等職業(yè)院校干部人事檔案的整理工作現(xiàn)狀

通過分析人事檔案工作的管理現(xiàn)狀不難發(fā)現(xiàn)，高等職業(yè)院校升格后干部的人事檔案資料缺失的情況經(jīng)常出現(xiàn)，存在的問題比較多，主要原因涉及以下幾個方面：

1）升格前高等職業(yè)院校對干部人事檔案管理不夠重視。升格前，各高等職業(yè)院校的情況存在一定的差異，一些院校規(guī)模比較小，缺乏自主管理檔案的權(quán)限，致使干部人事檔案的管理一片空白。部分院校對干部人事檔案管理長期缺乏重視，人事檔案的材料嚴(yán)重缺失，甚至?xí)]有任何記錄；在人員過渡時期，沒有理順工資，引起工資表的缺失，升格前是企業(yè)性質(zhì)的學(xué)校還有可能存在企業(yè)、事業(yè)2種工資同時存檔或者是套改的情況；師資隊伍短時間膨脹，教師的學(xué)位資料問題頻發(fā)，嚴(yán)重缺失進修的材料……上述各種原因給干部人事檔案整理帶來了極大的困難，損害了干部人事檔案的準(zhǔn)確性[2]。

2）干部人事檔案的管理人員專業(yè)素質(zhì)偏低。一些高等職業(yè)院校沒有配備專業(yè)的人事檔案管理人員，還有的高等職業(yè)院校忽視了檔案管理人員的培訓(xùn)，導(dǎo)致院校的檔案管理工作滯后，體現(xiàn)出比較明顯的被動特點。有很多檔案材料無法第一時間收集，長時間停留在個人手里，甚至還有可能發(fā)生檔案丟失的問題。材料的驗收把關(guān)不夠嚴(yán)格，進而影響到材料的規(guī)范性和完整性。比方說干部的自傳、履歷表或其他的資料沒有經(jīng)過人事部門的蓋章，用墨不統(tǒng)一、涂改問題嚴(yán)重等等。也有的高等職業(yè)院校檔案更新之后，一些沒有價值的資料長時間存放在檔案內(nèi)。在升格后，由于存在大量的不合格的干部檔案，整理起來十分棘手，導(dǎo)致檔案的管理工作很難達(dá)標(biāo)。

3）升格之后干部檔案的轉(zhuǎn)遞手續(xù)不完善。由于高等職業(yè)院校升格后檔案的轉(zhuǎn)遞手續(xù)不健全，常常會面臨材料缺失的情況，比方說學(xué)歷資料不全，無法反映干部的學(xué)歷和學(xué)位情況；入黨的材料不全，有些黨員的檔案內(nèi)缺乏這方面的信息，影響統(tǒng)計信息的準(zhǔn)確性；任職和晉升的材料不全，一些材料因為時間比較久，沒有辦法查找，面臨著永久遺失的風(fēng)險。

因為升格前各高等職業(yè)院校的檔案管理制度不同，所以在檔案材料的規(guī)格和質(zhì)量方面存在著非常大的差別，部分材料不符合標(biāo)準(zhǔn)，紙張的大小不統(tǒng)一。還有的裁裝不夠規(guī)范，表格超出裝訂線，這種情況下需要重新分類、裝訂、整理。也有些資料歸類不準(zhǔn)確，分類的方法陳舊，或者是因為工具落后，在對檔案進行裁剪或打孔時破壞檔案的完整性。

2 升格高等職業(yè)院校干部人事檔案的整理工作優(yōu)化策略

1）提高對干部人事檔案管理重視，強化檔案工作領(lǐng)導(dǎo)?？紤]到升格高等職業(yè)院校的歷史遺留問題，在組織選拔和任用干部以及干部的進修中經(jīng)常會遇到一些問題，有些情況下甚至?xí)霈F(xiàn)無法彌補的損失，這意味著檔案整理人員需要把握實例，積極和領(lǐng)導(dǎo)進修溝通和交流，令高等職業(yè)院校的各級部門、領(lǐng)導(dǎo)尤其是直管領(lǐng)導(dǎo)加強對干部人事檔案整理工作的重視，注重對干部人事檔案整理工作的領(lǐng)導(dǎo)。

2）完善檔案材料的工作體系，細(xì)化管理的體制。人事檔案整理工作存在著一定的特殊性，在貫徹落實各項干部檔案規(guī)章管理的體系時，還需要留意工作的方法，選用科學(xué)的方式可以提升檔案管理的效率，做到事半功倍。比方說，在執(zhí)行檔案資料的索要制度期間，應(yīng)當(dāng)突出主動收集與被動收集有機結(jié)合的形式，構(gòu)建和人事部門、組織部門、培訓(xùn)部門、職稱部門以及工作部門的聯(lián)動體系，存各個部門間的溝通，保證干部資料反饋與入檔的準(zhǔn)確性與及時性，針對無法第一時間上交的，應(yīng)當(dāng)立刻催要，避免出現(xiàn)遺漏的問題。

不僅如此，還應(yīng)當(dāng)形成廣泛收集入檔資料的習(xí)慣。干部人事檔案的內(nèi)容具有連續(xù)性的特點，而且檔案管理工作的性質(zhì)特殊，令檔案管理收集具有日常性和長期性的特點。這就要求干部人事檔案的管理人員需要做好上下溝通工作，憑借敏銳的眼光收集更多的資料。

3）做好檔案缺失資料的查補工作，合理分類。為處理升格高等職業(yè)院校檔案資料缺失的問題，應(yīng)做好查補和分類工作，因為教學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)提高了，教師的資格需要從原本的中專升格成高校，在此期間，教師在學(xué)識方便進修和深造的材料明顯增多，這些資料如果收集、上交與整理不夠及時，就會引起材料的缺失，為避免這種情況出現(xiàn)，檔案的管理工作者需要進行針對性的查補、尋找和整理。若工資的問題是在沒有辦法查補，可以讓干部如實提交說明材料，扣蓋公章，保證干部檔案材料的完整性與真實性。

4）注重干部人事管理的信息化建設(shè)，提升規(guī)范性。伴隨信息技術(shù)的不斷發(fā)展以及人員流動性的不斷加快，紙質(zhì)檔案漸漸無法滿足現(xiàn)階段的檔案管理需求，需要將干部檔案的信息化管理提上日程。目前，有很多升格高等職業(yè)院校在干部人事檔案信息整理方面加大了工作力度，把信息技術(shù)應(yīng)用到實際的管理工作中，令檔案資料的查閱和利用更加快捷、方便。各院校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)深刻意識到干部人事檔案信息化管理的重要價值，擴大扶持的力度，完善軟硬件設(shè)施的建設(shè)，盡早實現(xiàn)人事檔案管理工作的規(guī)范化和信息化[3]。

5）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提升工作效率。干部人事檔案的管理工作是一項復(fù)雜、長期的工作，工作任務(wù)比較繁重，檔案管理人員應(yīng)具備甘于奉獻、耐得住寂寞、矢志不渝的精神，同時還需要按照檔案管理的各項制度，進一步規(guī)范干部人事檔案整理的操作流程，保證完整地收集檔案資料，確保交接手續(xù)的齊全，保證借閱審批手續(xù)的完整性，清晰記錄干部的成長軌跡，完好保管干部人事檔案。同時還應(yīng)當(dāng)加強檔案管理人員隊伍的建設(shè)，革新高等職業(yè)院校負(fù)責(zé)人的工作離你那，建立起高等職業(yè)院校干部人事檔案工作的獎懲機制與責(zé)任機制，提高檔案管理人員的責(zé)任心，調(diào)動他們的工作積極性和主動性，注重人員的培訓(xùn)，確保檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)符合新時代檔案管理工作的需求[4]。

3 結(jié)束語

綜上所述，目前升格高等職業(yè)院校干部人事檔案的整理工作還存在著一些問題，比方說對檔案管理不重視，檔案的管理工作者專業(yè)素質(zhì)不高等等。為此，升格高等職業(yè)院?？梢猿浞謪⒖忌鲜龈刹咳耸聶n案管理的優(yōu)化方法，令干部人事管理工作更具規(guī)范性，提升檔案管理的工作質(zhì)量與效率。