檔案管理在計生服務工作中的重要性分析

李建強

（成武縣文亭街道辦事處，山東 菏澤 274200）

我國屬于人口數(shù)量最為多的國家，致使計劃生育工作變得重要，其重要性也在逐步凸顯，現(xiàn)階段，計生服務朝著制度化以及法制化發(fā)展，這就需要計生服務檔案也應進入相對準確階段，對計生檔案給予更新。所以，應做好對計生檔案相關(guān)資料整理甚至管理工作，提升計生工作內(nèi)在價值，展現(xiàn)出計生服務現(xiàn)實意義，改進工作質(zhì)量。

1 檔案管理在計生服務工作中的重要性

1.1 可以為計劃生育事業(yè)發(fā)展奠定基礎(chǔ)

眾所周知，我國人口眾多，也恰恰給計生服務帶來很大壓力，面對諸多人口，既需要計生服務人員改進或者提升工作質(zhì)量，還應讓人類社會做到持續(xù)發(fā)展。在此期間，檔案管理屬于必要環(huán)節(jié)，只有強化檔案管理，才能使人們擁有健康生育意識，這樣在推進計生服務的同時，能讓計劃生育這一事業(yè)有序進行。受國情以及國內(nèi)特點影響，從提出或者實施計劃生育事業(yè)開始，關(guān)鍵目的是讓人口出生率得到下降，借此緩解人口壓力，達到促進社會或者國家發(fā)展[1]。因此，“優(yōu)生優(yōu)育”這一思想變得深入國民內(nèi)心，這也給解決人口問題帶來很大作用。盡管現(xiàn)在提出“二孩”政策，但這也不與“優(yōu)生優(yōu)育”發(fā)生沖突，在這個過程中，檔案管理作用得到顯現(xiàn)，所以，只有把握好檔案管理，對計生信息進行系統(tǒng)或者科學整理，使其在計生服務中進一步體現(xiàn)，從而推進好計劃生育事業(yè)，讓其實現(xiàn)穩(wěn)定甚至持續(xù)發(fā)展。

1.2 可以為計生服務起到導向作用

如今社會發(fā)展，也讓計生服務人員思想以及工作思路得到科學轉(zhuǎn)變，不但給計生服務工作帶來明顯幫助，而且有利于一些計生利益實現(xiàn)?，F(xiàn)階段，國家對計生服務進行著力推廣，同時制定較多優(yōu)生政策，例如，設(shè)立一定扶助金，對那些獨生子女家庭進行照顧，所以，檔案管理變得不可缺少。例如，在對計生服務相關(guān)工作開展時，普遍需要檔案人員結(jié)合人口出生情況，做好登記或者記錄工作，然后形式不同形式的檔案，以往通常是計生紙質(zhì)檔案，但在信息時代，計生電子檔案不可缺少，并且通過對人口出生信息的檔案進行歸類，不僅能為各組家庭二次生育有效提供證明，還能給計生服務提供依據(jù)，從而展現(xiàn)計劃生育利益。另外，計生服務工作通常在基層進行展開，所以，應與群眾以及干部進行聯(lián)系，打造出群眾擁護干部，同時干部又為群眾服務這種計生環(huán)境氛圍。這時檔案管理會逐漸起到調(diào)節(jié)以及連接作用，推動計生服務進行穩(wěn)步開展。在此期間，計生人員先從檔案管理著手，把這項工作與計生服務進行相互連接，并堅持群眾原則，深入到群眾中，一方面能讓計生部門樹立起積極且良好形象，另一方面能對人民權(quán)益進行維護[2]。此外，在檔案管理期間，計生人員通過群眾來獲取相應的檔案信息資料，這對于民主管理以及監(jiān)督有極大價值，從而維護計生服務公平。

1.3 可以推動社會發(fā)展

首先，通過對相關(guān)檔案建立，能夠讓計生部門實時獲取計生信息，同時還能為農(nóng)民提供一些便民服務，讓其在公共閱覽室對計生檔案信息予以查看，這樣既能把控計生動態(tài)信息，而且能對計生政策或者科技信息進行獲取，借此改進農(nóng)民生活，為其提供幫助。其次，一旦實施檔案管理，能使一些人員依據(jù)檔案信息來推行計生扶持工作，讓更多人參與計生服務。在此期間，能向群眾傳遞獨生子女相關(guān)優(yōu)惠政策或者其他一些獎勵扶助政策，這樣既能對群眾鼓勵，讓其支持優(yōu)生以及優(yōu)育政策，而且能增進計生服務質(zhì)量。最后，計生服務部門應把服務工作以及科學技術(shù)施以緊密相連，讓農(nóng)村貧困戶特別是那些獨生子女家庭，為其提供一些優(yōu)良品種，讓其農(nóng)作物得到改善，借助這種方式既能推動計生服務各項工作，而且能對先進科技給予推廣，達到帶動區(qū)域經(jīng)濟這一目的。

2 加強檔案管理在計生服務工作中的有效策略

2.1 完善計生檔案制度

上文也提到，檔案管理作用相對突出，從計生服務工作來看，無論是對計生檔案建檔 亦或是管理都有極大難度，不但涉及諸多管理環(huán)節(jié)，而且管理過程也復雜。因此，為了達到高效檔案管理這一目的，計生部門應健全好計生檔案制度，由相應檔案管理制度對計生人員或者檔案人員施以約束[3]，從而更好服務計生這項工作。在這個過程中，計生服務人員要對檔案信息全部核實，確保它們準確性，同時規(guī)范檔案收集或者上報環(huán)節(jié)，讓整個計生工作程序有序，并且在檔案管理中，還要做到統(tǒng)一要求，讓檔案管理開始變得規(guī)范。其中可以建立嚴厲獎懲制度，如果出現(xiàn)檔案違規(guī)操作，在對其行為進行制止的同時，還要嚴格懲處。相反，在計生檔案管理相對突出或者那些管理有序的計生人員，要實施獎勵，增加對計生服務熱情。另外，還應搭建整理或者收集建檔卡的相應時間制度，確保計生人員在規(guī)定時間進行建檔，防止檔案資料漏收，影響管理效果。

2.2 加強信息化建設(shè)

在新階段，信息技術(shù)開始在各領(lǐng)域予以應用，因此，在計生服務或者檔案管理中，也應合理以及有效運用技術(shù)，讓計生檔案管理達到信息化發(fā)展，推進整個進程，從而實現(xiàn)電子化或者信息化管理，改進計生工作。首先，應利用計算機甚至相關(guān)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，科學搭建起檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)，對計生信息實行整理，并且推動無紙化辦公，做到聯(lián)網(wǎng)管理，這樣既能增進管理效率，而且能使檔案查閱或者使用有效性得到改進。其次，在實施信息化建設(shè)時，不但要遵循好循序漸進準則，同時檔案管理要分清各類輕重緩急，比如，有的案卷價值較高或者利用率較高，應該先對這些檔案實行電子化歸檔[4]，對其科學處理。另外，在對案件信息進行輸入時，還應科學劃分層次，對于那些檔案信息價值不高或者有用性相對較差的，應科學選擇，以此讓檔案管理變得省時。

3 結(jié)語

從某些方面看，計生檔案是對科學技術(shù)以及新風貌的有效記錄，同時也作為計劃生育服務較為主要手段，所以，檔案管理作用相對明顯，毋庸對其置疑，無論是計生部門亦或是計生服務人員，都應改進對檔案管理相關(guān)認識，做好檔案管理這一主要工作，以此增強計生檔案各項水平。