基于多途徑視角下改善機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理

武志堅(jiān)

（文水縣機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)中心，山西 呂梁 032100）

檔案其實(shí)并不是完全是記錄人事經(jīng)歷和獎(jiǎng)懲情況的，檔案的作用能記錄很多有意義的事務(wù)、經(jīng)驗(yàn)等[1]，機(jī)關(guān)單位的檔案尤其是很多都會(huì)涉及國(guó)家的秘密和有利于國(guó)家價(jià)值的，需要做好登記和保管，以便能更好地發(fā)揮檔案的作用。

1 機(jī)關(guān)單位檔案的重要作用

機(jī)關(guān)單位的檔案對(duì)機(jī)關(guān)的發(fā)展具有重要意義，每一單位最重要、最受到保護(hù)的地方就是檔案管理室，檔案記錄著機(jī)關(guān)單位的所有有關(guān)活動(dòng)和發(fā)展歷史，這些檔案對(duì)機(jī)關(guān)單位來(lái)說(shuō)都是具有重要意義的，所以做好檔案的管理工作也不是簡(jiǎn)單的登記、儲(chǔ)藏、分類(lèi)等工作，需要引起重視。

現(xiàn)在的社會(huì)發(fā)展已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，對(duì)于檔案的管理有一定的幫助，現(xiàn)在的大數(shù)據(jù)庫(kù)能更好的儲(chǔ)存檔案，但是對(duì)于數(shù)字化檔案也存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，需要做好管理和安全監(jiān)督，檔案涉及的時(shí)間基本上是從機(jī)關(guān)單位建立之初，所涉及時(shí)間和歷史很久遠(yuǎn)，要想快速查找是有一定的困難的，所以現(xiàn)在檔案的管理要在能保證安全的基礎(chǔ)上進(jìn)行數(shù)字化的引進(jìn)，使檔案的管理工作更好的匹配現(xiàn)在快速發(fā)展的工作模式[2]。做好檔案的管理，有助于查找，方便了未來(lái)的查閱，所以在開(kāi)始就需要重視對(duì)檔案的管理。

2 機(jī)關(guān)單位上下級(jí)都需要重視檔案管理工作

檔案是機(jī)關(guān)發(fā)展的歷史，所以需要重視檔案的管理。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的意識(shí)、態(tài)度是能影響對(duì)工作的認(rèn)真程度的，現(xiàn)在很多人都認(rèn)為檔案的管理是一個(gè)缺少技術(shù)含量的工作，所以對(duì)檔案不夠重視，所以需要上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)帶頭重視，影響下級(jí)的態(tài)度。

上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)需要認(rèn)真了解現(xiàn)在檔案管理中存在的問(wèn)題，做好針對(duì)性地解決工作，培養(yǎng)下級(jí)的“安全意識(shí)、管理意識(shí)”，對(duì)檔案的管理需要做到愛(ài)崗敬業(yè)，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)重視起來(lái)，下級(jí)執(zhí)行起來(lái)才能腳踏實(shí)地，檔案的管理工作才能順利進(jìn)行，得到長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。檔案的管理工作是需要一朝一夕的積累的，所以在任每一位領(lǐng)導(dǎo)都需要培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)管理的人才，給后續(xù)的發(fā)展保障，還能成為一個(gè)優(yōu)秀的管理傳統(tǒng)?，F(xiàn)代化的檔案管理工作，需要領(lǐng)導(dǎo)重視，下級(jí)執(zhí)行，建立健全的管理體系，才能有更好的發(fā)展[3]。

3 檔案管理需要安排專(zhuān)業(yè)人員

機(jī)關(guān)單位中每一個(gè)人都有自己的崗位職責(zé)，所以需要進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的人員安排進(jìn)行檔案的專(zhuān)業(yè)管理。首先，因?yàn)闄n案的數(shù)量，在管理中會(huì)存在一定的困難。所以需要專(zhuān)業(yè)的人給出很多的時(shí)間做好檔案的管理、登記、分類(lèi)、存放，方便以后的查閱。其次就是檔案的重要性，檔案中涉及的事務(wù)很多，需要專(zhuān)業(yè)的人員進(jìn)行管理，保證機(jī)關(guān)單位檔案的保密性[4]。專(zhuān)業(yè)人員必須要具有職業(yè)操守，做好自己的工作，才能保護(hù)機(jī)關(guān)單位檔案管理工作順利進(jìn)行。

檔案具有上述兩個(gè)特點(diǎn)：數(shù)量多、需要保密，所以安排專(zhuān)業(yè)人員管理就有一下優(yōu)點(diǎn)。檔案專(zhuān)業(yè)管理人員是專(zhuān)業(yè)的，可以快速了解檔案的內(nèi)容，進(jìn)行分類(lèi)，而且具有長(zhǎng)時(shí)間檔案管理經(jīng)驗(yàn)的專(zhuān)業(yè)人員，具有一定的職業(yè)操守和豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，能快速引進(jìn)一定的先進(jìn)管理技術(shù)，例如數(shù)字化管理。專(zhuān)業(yè)的管理人員，一定有豐富的數(shù)字化管理經(jīng)驗(yàn)[5]。能讓檔案管理工作走向科技化、現(xiàn)代化，也為未來(lái)檔案管理工作人員打下一定的基礎(chǔ)。

其次就是檔案的保密性，對(duì)機(jī)關(guān)單位的發(fā)展歷史中，一定存在一定需要保密的事務(wù)，而且專(zhuān)業(yè)的管理人員，需要熟知《保密法》，他們長(zhǎng)期的工作，能促使他們自覺(jué)遵守《保密法》，保護(hù)機(jī)關(guān)單位的機(jī)密。還能規(guī)范化管理，專(zhuān)業(yè)人員是能制定一定的管理體制的，為以后人員從業(yè)，能制定一定的標(biāo)準(zhǔn)要求。

最后就是專(zhuān)業(yè)人員的學(xué)習(xí)能力比較強(qiáng)，對(duì)檔案管理來(lái)說(shuō)，專(zhuān)門(mén)管理檔案的人才，是從事這一個(gè)行業(yè)的，所以時(shí)間和精力都集中在檔案管理工作中，能更好地為這份工作服務(wù)。檔案管理工作并不是直接就能進(jìn)行工作的，也需要經(jīng)過(guò)培訓(xùn)，才能上崗，培訓(xùn)內(nèi)容就是如何更好的管理檔案，還需要了解檔案的保密工作，做好檔案的管理工作的培訓(xùn)，是上崗前的重中之重。

4 在現(xiàn)代技術(shù)的基礎(chǔ)上對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理

檔案的數(shù)量記載著機(jī)關(guān)單位的發(fā)展歷史，數(shù)量自然是顯而易見(jiàn)的，所以龐大數(shù)量的檔案，需要進(jìn)行更好的管理，現(xiàn)在科技的進(jìn)步，對(duì)檔案管理來(lái)說(shuō)是一件好事，因?yàn)橛?jì)算機(jī)技術(shù)的方便、快捷，能更快地進(jìn)行檔案的查找。進(jìn)行數(shù)字化管理是現(xiàn)在機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的必然要求。進(jìn)行檔案數(shù)字化管理，需要管理人員根據(jù)一定的時(shí)間進(jìn)行錄入系統(tǒng)，然后根據(jù)系統(tǒng)形成進(jìn)行分類(lèi)、擺放，要做好明細(xì)，才能為以后的查找翻閱提供方便。

傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不適合現(xiàn)在的工作管理需要，引進(jìn)數(shù)字化管理已經(jīng)是必然趨勢(shì)，而且數(shù)字化管理具有很多的好處，就是方便、快捷，首先就是查閱工作，留存檔案就是為了具有優(yōu)勢(shì)的經(jīng)驗(yàn)?zāi)芰舸嬗谑?，所以方便快捷地查找，能為工作提供便利。其次就是?jì)算機(jī)的儲(chǔ)存空間大，能容納的檔案數(shù)量也是十分龐大的，能節(jié)省及一定的現(xiàn)實(shí)空間。最后檔案的數(shù)字化管理留存的時(shí)間長(zhǎng)，歷史悠久的檔案或多或少地都會(huì)受到一定的損傷，但是數(shù)字化管理，就很好地解決了這一弊端，長(zhǎng)時(shí)間的儲(chǔ)存，也不會(huì)損害檔案，所以數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)是引進(jìn)機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的必然[6]。當(dāng)然數(shù)字化管理也存在一定的缺點(diǎn)，就是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的使用安全問(wèn)題，機(jī)關(guān)單位的檔案都是具有一定機(jī)密性的，所以做好檔案的管理，就一定要保證計(jì)算機(jī)的安全，做好計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全的管理，保護(hù)檔案。

5 結(jié)束語(yǔ)

做好檔案的管理工作是機(jī)關(guān)單位的重要工作之一，需要上下級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能更好地管理，進(jìn)行數(shù)字化管理引進(jìn)，能更方便檔案的管理。檔案的管理工作不論是利用現(xiàn)代化技術(shù)還是傳統(tǒng)的技術(shù)都是為了更好地進(jìn)行檔案的管理。檔案的管理工作是需要從多個(gè)角度進(jìn)行管理，才能更好地做好管理工作，檔案管理工作關(guān)系著機(jī)關(guān)單位的進(jìn)步和歷史積累，保證檔案管理工作的健康發(fā)展，對(duì)機(jī)關(guān)單位來(lái)說(shuō)都是為未來(lái)更好的發(fā)展。