退伍軍人檔案管理現(xiàn)狀問題與優(yōu)化對策

榮麗紅

（內(nèi)蒙古自治區(qū)興安盟科右前旗退役軍人事務(wù)局，內(nèi)蒙古 興安盟 137400）

作為一個幅員遼闊且人口眾多的國家，軍隊不僅是保家衛(wèi)國的核心力量，也是以安全穩(wěn)定助力國家社會經(jīng)濟發(fā)展的支柱和基礎(chǔ)。我國每年參軍入伍的年輕人數(shù)十萬，同時也有數(shù)十萬人退出部隊序列成為退伍軍人。加強退伍軍人的管理事務(wù)不僅是國家戰(zhàn)略層面的重要組成，也在近年來愈發(fā)受到各級地方政府重視，比如各地先后成立了退役軍人事務(wù)部等。不過伴隨眾多退伍軍人管理事務(wù)出現(xiàn)的還有其檔案管理問題，由于歷史原因出現(xiàn)各種缺陷和不足，需要格外加以關(guān)注和重視。

1 退伍軍人檔案管理現(xiàn)狀問題

1.1 重視程度相對有限

雖然對于退伍軍人的管理事務(wù)近年來得到了前所未有的重視，然而較之退伍軍人的轉(zhuǎn)業(yè)、求職或安置等具體業(yè)務(wù)，檔案管理處于相對后端的管理領(lǐng)域，目前得到的重視程度仍相對有限。具體表現(xiàn)則是對退伍軍人檔案管理的系統(tǒng)性、規(guī)范性仍然有待加強。部分地方面對退伍軍人檔案管理缺少統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化的交接程序；存放檔案沒有專用檔案室，而是使用廢棄庫房或者臨時借用無人使用的辦公室；對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保管則缺少除濕、防蟲、防霉等措施。

1.2 檔案缺損遺失問題較為普遍

正是由于在管理思想上不盡重視，一些地方面對退伍軍人檔案管理時常出現(xiàn)缺損乃至遺失的問題。

尤其是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案由于人工翻閱或查找次數(shù)較多，保管不盡完好，造成紙張破損、污漬、部分或全部遺失的情況比比皆是。加之一些地方的檔案管理人員流動性較大，時常出現(xiàn)人員離崗離職現(xiàn)象。而檔案管理人員往往又采取兼職負責(zé)模式，新舊人員之間并無系統(tǒng)性交接的程序。如此便極易導(dǎo)致退伍軍人檔案管理出現(xiàn)人為損害等問題。

2 退伍軍人檔案管理優(yōu)化對策

2.1 建立健全退伍軍人檔案管理機制

管理實踐的系統(tǒng)性和規(guī)范化不能缺少管理機制的完善構(gòu)建。因此，新時期退伍軍人檔案管理的優(yōu)化首先需要建立健全退伍軍人檔案管理機制。尤其需要堅持標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化和精細化原則，確保退伍軍人檔案從形成直至最終歸檔都能按照嚴(yán)格、嚴(yán)密的管理步驟有序推進。

比如盡快出臺和實施《檔案接收管理辦法》、《檔案查詢管理辦法》、《檔案保管條例》、《檔案室管理基本要求》、《檔案管理人員責(zé)任承諾》等。

健全檔案管理機制不僅能夠?qū)崿F(xiàn)退伍軍人檔案管理有章可循，也有助于防范人為疏忽造成檔案缺損或遺失。但更重要的是，基于嚴(yán)密規(guī)范的機制約束，退伍軍人檔案管理機構(gòu)能夠形成更加嚴(yán)肅、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鞣諊途挥行虻墓ぷ鳝h(huán)境，這是從根本上實現(xiàn)退伍軍人檔案管理規(guī)范性與系統(tǒng)性的重要保障。

2.2 大力推進退伍軍人電子檔案管理工程建設(shè)

信息時代背景下，信息化正在成為解決傳統(tǒng)管理難題的最強助力。大力推進退伍軍人電子檔案管理工程建設(shè)也是新時期退伍軍人檔案管理優(yōu)化的重要手段。

首先，電子檔案將從根本上解決紙質(zhì)檔案易破損、污漬或遺失的典型問題，實現(xiàn)多次利用仍能保持高品質(zhì)的管理目標(biāo)。其次，電子檔案能在最大程度上提高管理的便捷性和時效性。傳統(tǒng)模式下的人工管理不僅低質(zhì)低效，且更易出現(xiàn)人為損傷檔案的負面影響。而電子檔案不僅能夠?qū)崿F(xiàn)查詢和瀏覽“秒回”，而且系統(tǒng)往往具備自動統(tǒng)計、批量打印和智能聯(lián)想等眾多附帶功能，有助于管理人員在減輕勞動強度的同時提升工作效率。再次，電子數(shù)據(jù)形式下的退伍軍人檔案管理平臺還能隨著技術(shù)升級而呈現(xiàn)出越來越多樣的狀態(tài)，以更好地適應(yīng)不同端口人員的使用需求。比如從傳統(tǒng)PC界面發(fā)展到移動PC端，再到同時兼容手機和Pad等更多載體和界面。

更為積極之處則在于，處于電子數(shù)據(jù)狀態(tài)下的退伍軍人檔案在管理人員交接時更加安全便利，不會出現(xiàn)傳統(tǒng)模式下紙質(zhì)檔案數(shù)量過多、清理費時費力且存在人為疏漏等缺陷。一旦技術(shù)迭代出現(xiàn)可以升級的情況時，電子檔案也能夠更加快速方便地整體平移至新系統(tǒng)內(nèi)，只要保持通道兼容就能實現(xiàn)一秒升級、即刻使用。顯然，這是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理絕對無法企及的優(yōu)勢。

不僅是在管理端，處于使用端的退伍軍人在有需要時也能更加便捷地使用電子檔案辦理包括社?；蛉肼毜仁掷m(xù)。比如開發(fā)出適宜手機查詢的退伍軍人電子檔案APP，只要使用人下載安裝，無論處于何時何地都能隨時查詢和顯示，不必再回到原籍保管地人工查詢或寄件。這不僅是對退伍軍人事務(wù)更加人性化的管理，也是為用人單位選擇優(yōu)秀退伍軍人實現(xiàn)人盡其才、才盡其用提供便利。

2.3 加強安全管理，提高安保水平

退伍軍人檔案不僅是記錄退伍軍人基本信息的重要載體，也具有復(fù)雜性和保密性等特點，其中有一些也會涉及國家機密。因此，加強安全管理，提高安保水平也是新時期退伍軍人檔案管理優(yōu)化的重要內(nèi)容。

對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保管需要關(guān)注的是防潮防火防蟲蛀等物理層面的安全保護，而對電子數(shù)據(jù)版本的檔案則要重視網(wǎng)絡(luò)安全管理。除了較為早期的安裝防火墻和定期升級補丁外，新時期的線上檔案管理還要采取包括分級授權(quán)、密鑰管理在內(nèi)的多種安保手段。尤其是分級授權(quán)的嚴(yán)格審核權(quán)限是提高退伍軍人檔案管理安全管理水平的核心措施。而在出現(xiàn)檔案管理人員變動時，及時調(diào)整授權(quán)級別也是不容忽視的安全管理重點。

不僅如此，針對檔案管理人員定期組織安全知識與技能學(xué)習(xí)、簽定保密協(xié)定等也是提高退伍軍人檔案管理安全性的重要內(nèi)容。

3 結(jié)束語

退伍軍人檔案管理出現(xiàn)的問題其實與不少事業(yè)單位檔案管理存在極為相似的共性，比如在管理意識、硬件投入和體制機制建設(shè)等方面都存在不同程度的盲區(qū)或空白等。這既需要在實踐層面加強各種新技術(shù)的應(yīng)用，但更需要的是管理理念的創(chuàng)新與優(yōu)化。尤其是在信息時代大背景下，信息化早已成為突破傳統(tǒng)檔案管理局限性的最強助力。有條件的地區(qū)不妨一步到位建立起全方位和立體化的退伍軍人檔案管理信息系統(tǒng)，缺少條件的地區(qū)也可以采取分步驟分階段的辦法逐步鋪開。這不僅是新時期解決退伍軍人檔案管理既有問題的重要手段，也是新形勢下基于前沿技術(shù)助力退伍軍人檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化與科學(xué)化的重中之重。