檔案智能管理的特點與智能服務(wù)模式分析

朱禹僑

（牡丹江市愛民區(qū)檔案館，黑龍江 牡丹江 157000）

本文主要分析檔案智能管理的特點與檔案智能服務(wù)工作模式，從而構(gòu)建一個全覆蓋、智能化和共享化的檔案服務(wù)體系，切實發(fā)揮檔案資源的實時供給服務(wù)價值，滿足不同服務(wù)對象使用檔案的現(xiàn)實需要，進(jìn)一步推動檔案管理的深化改革，促進(jìn)檔案管理由傳統(tǒng)服務(wù)模式向智能化服務(wù)模式轉(zhuǎn)型。

1 檔案智能管理主要特點

1.1 智能管理系統(tǒng)的特點

檔案智能管理系統(tǒng)具有數(shù)字化的特點，依托數(shù)字化檔案軟件構(gòu)建統(tǒng)一檔案管理與服務(wù)平臺，可以依托互聯(lián)網(wǎng)為全社會提供信息服務(wù)，實現(xiàn)點對點服務(wù)銜接，滿足不同類型、不同層次、不同區(qū)域服務(wù)對象的檔案使用需要，而且可以更好地契合服務(wù)對象的個性化檔案操作習(xí)慣，進(jìn)一步為智慧化檔案管理供給提供技術(shù)支撐。智能檔案管理系統(tǒng)進(jìn)一步打破了檔案服務(wù)的時間限制，能夠依托信息中心迅速地將檔案資源傳遞到服務(wù)對象手中。智能管理系統(tǒng)還可以根據(jù)服務(wù)對象的高級檢索需要實現(xiàn)數(shù)據(jù)篩選與數(shù)據(jù)挖掘。智能檔案管理系統(tǒng)還具有安全性高的特點，在提供檔案數(shù)據(jù)信息服務(wù)時降低了原始檔案損毀風(fēng)險，對檔案進(jìn)行了加密處理，全面提高檔案安全管理的水平。

1.2 智能分析系統(tǒng)的特點

檔案智能服務(wù)需要融入以人為本的思想理念，要求按照服務(wù)對象的特點進(jìn)行數(shù)據(jù)服務(wù)分析，提高檔案服務(wù)的針對性。首先，檔案服務(wù)對象日益廣泛，數(shù)字化檔案可以無限復(fù)雜，基于這兩點需要構(gòu)建一個智能化的在線檢索模式，變實體檔案為數(shù)字檔案，從而拓展服務(wù)的類型與項目，達(dá)到多元化檔案供給服務(wù)。其次，智能分析系統(tǒng)要求檔案資源實現(xiàn)數(shù)據(jù)化，不是將紙質(zhì)檔案簡單變成電子圖片，而是提取原始檔案中的數(shù)據(jù)信息，以便于進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的挖掘和數(shù)據(jù)整合，從而達(dá)到全面提煉有價值的檔案信息效果。第三，檔案智能分析系統(tǒng)可以了解以往服務(wù)對象的檔案檢索需要，總結(jié)服務(wù)對象的檔案使用特點，在此基礎(chǔ)上提高檔案服務(wù)的針對性。

1.3 智能服務(wù)系統(tǒng)的特點

檔案智能服務(wù)系統(tǒng)可以全面提高個性化的服務(wù)質(zhì)量，在有效的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資源組織和管理體系下進(jìn)行個性化的服務(wù)，滿足不同服務(wù)對象的不同檔案索取需求。首先，智能檔案服務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)了檔案智能檢索，能夠批量滿足不同服務(wù)對象的個性化、多元化、多層次檔案檢索需要，提高了檔案服務(wù)的個性化水平。其次，智慧化檔案服務(wù)符合人工智能的發(fā)展趨勢，未來人臉識別、區(qū)塊鏈技術(shù)、大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以用于檔案智能化服務(wù)，可以通過日益完善的智能服務(wù)平臺與服務(wù)對象進(jìn)行人機(jī)對話，特別是在人工智能技術(shù)快速發(fā)展的背景下，檔案服務(wù)交互性提高，基于進(jìn)一步的信息溝通，能夠不斷優(yōu)化服務(wù)對象使用服務(wù)系統(tǒng)的體驗。第三，檔案智能服務(wù)系統(tǒng)可以對用戶需求進(jìn)行預(yù)判，計算機(jī)不僅可以感知當(dāng)前服務(wù)對象的檔案需求，而且可以分析和預(yù)測服務(wù)對象未來的檔案需要，從而基于預(yù)判提供超前檔案服務(wù)，達(dá)到全面提高檔案服務(wù)質(zhì)量與服務(wù)工作效率的目標(biāo)。

2 檔案智能服務(wù)模式建設(shè)

2.1 優(yōu)化檔案智能服務(wù)的環(huán)境

在檔案智能化服務(wù)建設(shè)，應(yīng)當(dāng)構(gòu)建一個信息化的服務(wù)環(huán)境，基于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)滿足服務(wù)對象多元化檔案使用需要。在物聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)、人工智能技術(shù)快速發(fā)展的背景下，檔案資源供給需要以服務(wù)對象為中心，切實提高檔案交互的靈活性，提升檔案信息傳輸?shù)恼w質(zhì)量，滿足服務(wù)對象日益多樣的檔案索取需求。因此，應(yīng)當(dāng)構(gòu)建一個一站式檔案管理服務(wù)工作平臺，實現(xiàn)檔案的收集、存儲、管理與使用的統(tǒng)一運轉(zhuǎn)，基于APP、公眾號、Web等形式滿足服務(wù)對象的檔案使用需要，從而打破時間與地域?qū)n案服務(wù)的限制。新時代的檔案管理應(yīng)當(dāng)具有大檔案觀，強調(diào)在新型技術(shù)的支撐下開展檔案服務(wù)，應(yīng)當(dāng)以靈活、快速響應(yīng)、供需交換靈活的檔案服務(wù)，做到在一站式平臺設(shè)置多個服務(wù)模塊，包括檔案信息錄入上傳模塊、服務(wù)對象登錄及身份驗證模塊、個性化檔案檢索模塊，人工智能服務(wù)模塊等，從而滿足服務(wù)對象的信息使用需要。智能化的環(huán)境還要有良好操作界面，具有人工智能的基本特征，能夠更好識別和分析服務(wù)對象需求，運用精準(zhǔn)化、人性化、實時化、全面化服務(wù)的思維滿足服務(wù)對象對各種檔案資源的檢索與融合需求。

2.2 豐富檔案智能服務(wù)的項目

智慧檔案服務(wù)有著廣泛的應(yīng)用前景，隨著智慧醫(yī)療、智慧城市、智慧效能建設(shè)得充分進(jìn)行，智慧檔案管理也具備了成熟的條件。檔案信息服務(wù)不僅僅需要在智能化平臺提高檔案供給的自動化水平，還要根據(jù)服務(wù)對象的個性化需要提供多層次、有差異，交互性的多種智能服務(wù)，強調(diào)根據(jù)不同服務(wù)對象的需要打造圍繞服務(wù)對象的專屬檔案服務(wù)空間。首先，以往檔案館的服務(wù)局限于館藏資源的直接供給，現(xiàn)代檔案服務(wù)具有數(shù)據(jù)整合特征，可以通過相關(guān)技術(shù)對同一主題所有檔案進(jìn)行檢索匯總，保證了檔案供給的廣度，節(jié)約了搜集檔案的時間。能夠做到在統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、制度、協(xié)議的基礎(chǔ)上建立多層次、立體化、全方位的檔案服務(wù)體系。其次，檔案館可以依托大數(shù)據(jù)技術(shù)提高檔案的精準(zhǔn)化供給服務(wù)項目，按照關(guān)鍵字可以檢索符合時間，地點，主題的檔案。例如，基于計算機(jī)完成檔案的初步篩選工作，圍繞服務(wù)對象的業(yè)務(wù)工作需要進(jìn)行專門和實時檔案供給服務(wù)，進(jìn)一步做到檔案技術(shù)與檔案資源的交叉協(xié)作。第三，檔案服務(wù)可以在更大的范圍內(nèi)實現(xiàn)信息互動，檔案館與服務(wù)對象的交互性更強，智能化的管理軟件可以準(zhǔn)確的分析服務(wù)對象的需要，服務(wù)對象也可以逐步地參與到檔案管理活動當(dāng)中，形成雙向受益的服務(wù)模式。

2.3 加強檔案智慧化服務(wù)探索

檔案智慧化服務(wù)體系的建設(shè)還要創(chuàng)新路徑，既要明確檔案學(xué)的未來研究發(fā)展方向，還要進(jìn)行檔案智慧化的實踐探索。首先，應(yīng)當(dāng)加強智慧檔案服務(wù)資源體系建設(shè)，對檔案智慧服務(wù)平臺進(jìn)行深度挖掘，實現(xiàn)多種路徑的整合，構(gòu)建更加智能化檔案資源體系，進(jìn)一步降低檔案智慧服務(wù)的成本。做到各方面檔案資源的實時更新，監(jiān)控檔案數(shù)據(jù)流異常性，及時對檔案信息進(jìn)行校準(zhǔn)。其次，提高檔案智慧服務(wù)的集中性，重點加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，采用軟硬件建設(shè)與資源開發(fā)體系統(tǒng)一的建設(shè)思路，尤其加強政策法規(guī)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)與基層人才建設(shè)。建立不同層次的檔案運轉(zhuǎn)機(jī)制，保證檔案系統(tǒng)循環(huán)的科學(xué)性，實現(xiàn)檔案資源的廣泛收集與有效傳遞。第三，智慧檔案服務(wù)還要具有跨界融合的思維，圍繞著信息資源多樣化與多元化優(yōu)化各項業(yè)務(wù)流程，完善運轉(zhuǎn)機(jī)制，整合工作程序，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)鏈?zhǔn)焦芾?，不斷擴(kuò)展延伸檔案服務(wù)鏈條，這樣才能滿足新時代檔案運轉(zhuǎn)使用的需要，進(jìn)一步基于先進(jìn)的檔案技術(shù)從整體上提高檔案服務(wù)水平。

3 結(jié)論

智能化時代的檔案管理服務(wù)模式離不開智慧化檔案服務(wù)環(huán)境，以及根據(jù)服務(wù)對象需要量身打造的服務(wù)項目，新時代還要把智能檔案館建設(shè)的重點放在優(yōu)化服務(wù)路徑上，加強檔案服務(wù)資源體系的建設(shè)工作，在擴(kuò)大檔案數(shù)據(jù)來源，提高檔案精準(zhǔn)性，滿足服務(wù)對象個性化服務(wù)需要上下功夫，從而構(gòu)建科學(xué)的檔案管理工作體系， 最大限度地提高檔案的服務(wù)效率與總體質(zhì)量水平。