企業(yè)檔案管理社會化問題分析

賀文悅

（淮河能源集團，安徽 淮南 232001）

1 企業(yè)檔案管理社會化的內容簡述

時代的不同，企業(yè)檔案管理存在的社會化狀況也不盡相同，其具有較為顯著的時代特征。企業(yè)檔案主要是對企業(yè)基本情況的記錄和保存，在企業(yè)內部管理中有著重要作用，其不僅能夠在一定程度上減輕管理工作的負擔，還能夠為之后的管理工作提供相應的幫助[1]。社會化時最近幾年提出的新型詞匯，它代表著工作方式的變化。企業(yè)檔案管理社會化的實質就是將企業(yè)的相關資料托付給相應的代管機構，是其開放性價值得到提高，以此促進企業(yè)工作方法的轉變。

2 企業(yè)內部檔案社會化的重要作用

1）優(yōu)化管理模式。就目前而言，我國的經濟市場正在穩(wěn)步上升當中，其給企業(yè)帶來改革機遇的同時，也為其帶來了挑戰(zhàn)，其中最突出的問題就是缺乏與企業(yè)發(fā)展相符放入管理模式。但企業(yè)檔案管理社會化的應用能夠在很大程度上彌補這一問題的空缺，不僅能夠使資料的利用率得到提高，同時還能夠讓檔案本身的價值得到充分的展現(xiàn)，進一步帶動企業(yè)經濟效益的提升。

2）減少管理成本支出。使用檔案管理社會化模式，能夠在一定程度上降低企業(yè)成本的支出，使其管理模式更加趨于合理化。另外，其模式的應用，還能促進企業(yè)資料的發(fā)放性，所以相關人員能夠根據自身的需要對自己的資料進行管理和監(jiān)督。站在企業(yè)經營的家督出發(fā)，這種管理模式雖然不能為企業(yè)帶來直接性的經濟收益，但是其能夠優(yōu)化管理工作的流程，為更多的人員提供就業(yè)機會，進而促進企業(yè)規(guī)模的壯大。

3）提高資源利用率。使用檔案管理社會化的模式，除了能夠降低前期成本的支出，還能夠促進資源利用率的提高，以此達到企業(yè)發(fā)展的要求。另外，部分檔案機構能夠將這方面的優(yōu)勢發(fā)揮到最佳，能夠使每一份檔案都能夠展現(xiàn)除自身原有的價值，以此提高管理工作的效率和效果。

3 企業(yè)檔案管理現(xiàn)存的社會化問題

就目前而言，我國大部分企業(yè)的檔案管理工作不夠完善，導致檔案管理的質量不理想，是的企業(yè)部分項目的優(yōu)勢不能得到凸顯，影響企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。其企業(yè)檔案管理現(xiàn)存的社會化問題主要有以下幾個方面：

1）沒有意識到檔案管理的重要性。隨著企業(yè)規(guī)模的不斷壯大，企業(yè)員工數量也在逐漸增多，為了方便管理，部分企業(yè)已經將自身的人事檔案信息托付給了專門的管理機構，并為了能夠提高管理的有效性，使用電子檔案進行管理。但是有絕大部分的企業(yè)依舊沿用之前的管理方法，這種情況就會引發(fā)一種問題，如果管理檔案的員工，不熟悉相關的電子操作流程，就很難達到預期的管理目標[2]。出現(xiàn)這種問題的主要原因，就是因為企業(yè)沒有意識到檔案管理的重要性，最終導致企業(yè)檔案管理效果的不理想。

2）檔案社會化監(jiān)管力度較小。與企業(yè)的其他部門不同，檔案管理工作并不能為企業(yè)生產出有意義的產品，同時也不能直接為其帶來經濟收益，這就使得企業(yè)在發(fā)展的過程中，忽略其工作的價值，進而降低對其檔案社會化監(jiān)管力度。這就會使在檔案社會化管理過程中，不能使一些資料的作用得到充分發(fā)揮，同時，監(jiān)管力度較小使其缺少約束力，影響其社會化的管理效果，最終會損害到企業(yè)的經濟效益。

3）缺乏管理的安全性。在現(xiàn)在的企業(yè)檔案社會管理中，并沒有制定出相應的管理模式，這也就使得大部分檔案管理機構沒有建立專門的檔案庫，導致在實際的工作過程中，無法根據企業(yè)具體的發(fā)展要求，對其托付的檔案信息進行有針對性的管理，一旦遇到電子檔案中出現(xiàn)了不同的格式要求，就會引起系統(tǒng)不兼容情況的發(fā)生，影響其工作效率。另外，由于社會檔案管理機構接收的企業(yè)較多，無法制定出有效性的信息安全保護體系，就有可能出現(xiàn)數據信息被篡改的現(xiàn)象，影響企業(yè)的正常發(fā)展。

4 企業(yè)檔案管理社會化問題的應對措施

1）提高對企業(yè)檔案管理的重視度。在企業(yè)檔案管理中，其趨向社會化是時代的必然要求，因此，為了能夠提高企業(yè)檔案管理工作的有效性，企業(yè)就必須加強對其工作的宣傳力度，提高檔案管理人員對其工作的重視度。企業(yè)可以根據檔案管理人員工作的實際情況，制定出符合其發(fā)展的宣傳制度，讓其工作人員意識到檔案管理對企業(yè)發(fā)展的重要最用，并對其專業(yè)能力進行培訓，以此提升企業(yè)檔案管理的品質和效率。

2）加強對檔案社會化的監(jiān)管力度。在企業(yè)檔案管理向社會化方向靠攏的過程中，要想提高其管理的有效性，就必須注重檔案信息管理的集中性和統(tǒng)一性。與傳統(tǒng)的管理方式相比，社會化的管理方式有著不同的特點。在之前的管理模式中，檔案管理是由企業(yè)內部部門所管理的，其主要是按照員工的基本特征對檔案進行劃分的，并沒有對其檔案進行統(tǒng)一的管理，這種方式很容易出現(xiàn)管理上的漏洞，不能使其作用得到充分的展現(xiàn)。但運用社會化的檔案管理模式后，其集中性和統(tǒng)一性的管理特征不僅能夠減少檔案管理的工作量，同時還能夠使其管理質量得到保障[3]。

3）優(yōu)化檔案社會化的管理制度。企業(yè)檔案不僅包括企業(yè)所有人員的基本信息，同時還包括企業(yè)生產、管理、研發(fā)等多種內容，在企業(yè)的管理工作中具有重要地位，同時對企業(yè)的發(fā)展也有著重要意義。所以，在企業(yè)將所有檔案信息交托給社會檔案管理機構時，為了增強檔案信息的安全性，企業(yè)必須將原有的管理制度進行優(yōu)化，以此增加對社會檔案管理機構的約束力。

4）加強檔案管理的支撐力度。在企業(yè)的發(fā)展過程中，要想使企業(yè)檔案社會化管理的品質得到保障，就必須加強檔案管理的支撐力度，其主要包括技術和市場經濟兩個方面[4]。其中，技術方面是指在企業(yè)和社會檔案管理機構進行接觸的過程中，使用的先進的技術。近年來，互聯(lián)網技術的革新及普及，在很大程度上提高了檔案管理機構的工作效率，其能夠打破空間和時間的限制，能夠使其機構在任何時間和地點都能了解到企業(yè)的情況，并根據相應的反饋機制和企業(yè)進行具體的溝通工作。相對于企業(yè)而言，將檔案管理委托給社會管理機構，不僅能夠減少管理成本的支出，同時還能避免大量資源的浪費，促進企業(yè)經濟效益的提升。所以企業(yè)應該和管理機構一起致力于技術層面的研發(fā)和引進，以此提升其檔案管理的有效性。在其市場經濟方面，這就需要相關部門根據實際的市場環(huán)境，制定出有針對性的管理策略，以此為檔案管理提供一個健康的市場經濟環(huán)境。

5 結論

綜上所述，企業(yè)要想解決檔案管理的社會化問題，就需要在提高對企業(yè)檔案管理的重視度、加強對檔案社會化的監(jiān)管力度、優(yōu)化檔案社會化的管理制度、加強檔案管理的支撐力度等方面入手，不斷提升其檔案管理工作的品質，為企業(yè)的良好發(fā)展提供相應的信息數據支持，進而提升企業(yè)的經濟效益。