關(guān)于新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作的思考

王 佳

（青海省有色地質(zhì)礦產(chǎn)勘查局，青海 西寧 810000）

1 新形勢下強(qiáng)化文書檔案管理的重要意義

事業(yè)單位的文書檔案是極其重要的信息資源。首先，事業(yè)單位的文書檔案具有法律憑證效力。事業(yè)單位的文書檔案詳是對事業(yè)單位本身情況的記錄，涵蓋了事業(yè)單位的各項(xiàng)信息和全部工作內(nèi)容。包括單位工作中的一系列決策執(zhí)行情況。這為相關(guān)監(jiān)管部門監(jiān)督事業(yè)單位的工作和內(nèi)部管理提供了有效的法律依據(jù)。其次，完善的文書檔案系統(tǒng)有利于事業(yè)單位的信息公開工作。事業(yè)單的基本信息在文書檔案中均有記載，包括業(yè)務(wù)范圍、單位住所、分支機(jī)構(gòu)、法人代表、銀行信息、資產(chǎn)狀況、印章樣式、單位年報(bào)等諸多必要內(nèi)容，在市場經(jīng)濟(jì)蓬勃發(fā)展的當(dāng)下，事業(yè)單位作為重要主體，對其基本情況的額掌握可以對社會各方面提供優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)，方便檢索與使用。最后，加強(qiáng)事業(yè)單位文書檔案管理同時(shí)也是促進(jìn)我國國家整體檔案工作完善的一部分。集中統(tǒng)一地管理國家全部檔案，維護(hù)檔案的完整與安全便于黨和國家各項(xiàng)工作的利用是我國檔案管理工作的基本原則，事業(yè)單位在我國政治、經(jīng)濟(jì)、文化等領(lǐng)域都發(fā)揮著重要的作用，事關(guān)國家和社會的整體發(fā)展，作為反映事業(yè)單位具體情況的事業(yè)單位文書檔案自然也是我國國家檔案的重要組成部分，做好事業(yè)單位文書檔案管理工作就為國家保存了寶貴的歷史資料，填補(bǔ)了相關(guān)的檔案空白。

2 目前事業(yè)單位文書檔案管理工作中出現(xiàn)的問題

2.1 單位對文書檔案管理工作重視程度有待加強(qiáng)

由于文書檔案管理工作更偏向于內(nèi)部工作系統(tǒng)，工作不易出成績，工作內(nèi)容多為文字性，較為單調(diào)繁瑣，故而很多事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)甚至員工都習(xí)慣性的把文書檔案工作定義為簡單地抄抄寫寫。在這種氛圍下極易出現(xiàn)檔案移交不及時(shí)，文書記錄不全等問題，為文書檔案管理工作帶來阻礙，也可能在后期影響單位的相關(guān)決策。

2.2 文書檔案管理人員專業(yè)化水平有待提升

由于對于文書檔案管理工作的不重視，事業(yè)單位中負(fù)責(zé)文書檔案管理工作的人員普遍沒有受過專業(yè)訓(xùn)練，在工作中普遍抱有“但求無過”的態(tài)度缺乏對工作的重視和責(zé)任心。文書檔案部門人員結(jié)構(gòu)不合理，人員流動性大更是為長期的工作展開帶來困難。而新形勢還要求管理人員適應(yīng)信息化時(shí)代的轉(zhuǎn)變，可以對檔案信息進(jìn)行深層次的開發(fā)和研究，這也就對檔案工作相關(guān)人員提出了更高的要求。

2.3 文書檔案管理制度不夠規(guī)范

缺乏檔案意識和管理檔案的專業(yè)性，導(dǎo)致事業(yè)單位文書檔案工作缺乏科學(xué)高效的檔案管理制度，對檔案本身的編號、登記、整理、組卷不規(guī)范，當(dāng)然也沒有利用信息化技術(shù)建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫。

3 優(yōu)化事業(yè)單位文書檔案管理工作的對策

3.1 提高對文書檔案管理的認(rèn)識

優(yōu)化檔案管理工作需要整個單位自上而下明確文書檔案管理工作對于事業(yè)單位發(fā)展的重要性。應(yīng)該加大宣傳教育，可以在實(shí)際工作中選取正面或反面案例進(jìn)行組織學(xué)習(xí)，單位之間也可以相互交流經(jīng)驗(yàn)。只有從根本上意識到工作的重要性，才會自領(lǐng)導(dǎo)層開始，加大對文書檔案工作的重視與資源投入，提高工作人員待遇，優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，為單位中文書檔案管理工作的有序進(jìn)行打下基礎(chǔ)。

3.2 培養(yǎng)成熟的文書檔案管理人才隊(duì)伍

工作人員的專業(yè)化程度直接影響文書檔案管理工作的質(zhì)量，故而在優(yōu)化文書檔案管理工作中也應(yīng)以人為本。首先，加強(qiáng)在職培訓(xùn)以及宣傳教育，提高工作人員的專業(yè)水準(zhǔn)，使其對檔案工作有基本的認(rèn)知，提高業(yè)務(wù)能力，同時(shí)，在新形勢下加強(qiáng)對工作人員信息技術(shù)能力的培訓(xùn)，使工作人員可以與時(shí)俱進(jìn)，盡快適應(yīng)數(shù)據(jù)化的工作方式。其次完善激勵制度與監(jiān)督懲罰機(jī)制，提高工作效率與工作積極性，推動職業(yè)道德的培養(yǎng)。

3.3 構(gòu)建科學(xué)高效的文書檔案管理制度

管理制度是文書檔案管理工作的依據(jù)，新形勢下文書檔案工作更加復(fù)雜要就更加嚴(yán)謹(jǐn)，對于管理制度的要求也就更高。首先完善對文書檔案本身的管理，對于公文的序號、格式處理程序都應(yīng)該有細(xì)致的規(guī)定，其次對于工作人員的工作內(nèi)容和獎懲機(jī)制也應(yīng)該進(jìn)一步細(xì)化。確保權(quán)責(zé)一致，確定責(zé)任主體，落實(shí)監(jiān)督工作，將工作成果和個人績效以及部門評優(yōu)掛鉤，從多方面采取措施保證文書檔案管理工作的高效有序。

3.4 完成文書檔案管理的信息化改革

傳統(tǒng)的文書檔案管理模式對人工要求極高，工作繁瑣麻煩需要投入巨大的人力資源。新形勢下對于各項(xiàng)工作的信息化改革既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)。事業(yè)單位應(yīng)該主動順應(yīng)時(shí)代，改變傳統(tǒng)管理模式?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)主動引入檔案管理信息化技術(shù)，通過加大文書檔案信息化建設(shè)，在有效節(jié)約人力、物力的同時(shí)，全面提升文書檔案管理的效率與質(zhì)量。首先，建立本單位或系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)庫，將分散的文本、圖像、視聽資料整合起來進(jìn)行有效的轉(zhuǎn)化歸檔處理，真正實(shí)現(xiàn)檔案資料的自動整理、檢索、查閱以及利用。其次，建立健全文書檔案信息化管理制度，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)綜合參考自身實(shí)際發(fā)展情況與檔案資料庫大小，建立一套完善的信息管理規(guī)章制度，進(jìn)一步明確檔案管理的數(shù)量、人員以及檔案室進(jìn)入要求等，將責(zé)任進(jìn)行細(xì)化，并落實(shí)到具體崗位。最后，事業(yè)單位可以尋求商業(yè)公司合作，引入新技術(shù)新力量，通過購買或外包的形式構(gòu)建自己的一體化辦公系統(tǒng)，將文書檔案管理融入日常行政管理中去，有效提高單位整體的辦公水平。

4 結(jié)束語

文書檔案管理對事業(yè)單位的整體工作具有重要意義，同時(shí)也是一份需要耐心和堅(jiān)持的工作。在新形勢下對于文書檔案工作的意識也要進(jìn)行更新，明確檔案工作的重要性，改進(jìn)工作中的問題，敢于嘗試新制度、新技術(shù)，才能有效提高事業(yè)單位文書檔案管理的整體水平