鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理探析

杜育林

（海南省?？谑协偵絽^(qū)龍?zhí)林行男l(wèi)生院，海南 ?？?570000）

檔案是歷史的原始記錄，它直接、客觀地記錄了形成者的真實情況。衛(wèi)生院檔案是衛(wèi)生院在各項工作中形成的，具有保存價值的，各種形式和載體的歷史記錄，是院領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)，是對工作查考的憑證，也是醫(yī)學(xué)研究和基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備建設(shè)的可靠資料。衛(wèi)生院檔案作為醫(yī)療專業(yè)知識和醫(yī)政管理知識的結(jié)晶，是衛(wèi)生院建設(shè)與發(fā)展的信息資源之一。本文就鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作作些粗淺探析。

1 衛(wèi)生院檔案管理的重要性

1）為衛(wèi)生院發(fā)展提供重要依據(jù)?，F(xiàn)今各項技術(shù)高度發(fā)展，對檔案管理的要求已經(jīng)很高，檔案管理作為衛(wèi)生院發(fā)展的重要內(nèi)容，也是管理不可缺少的重要組成部分，是衛(wèi)生院建設(shè)、發(fā)展的真實寫照和原始記錄，也應(yīng)與衛(wèi)生院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。隨著醫(yī)學(xué)科技技術(shù)快速發(fā)展和不斷更新，對衛(wèi)生院檔案管理的科學(xué)性要求越來越高。因此，準(zhǔn)確把握新時期衛(wèi)生院發(fā)展的特點(diǎn)，適時充實和調(diào)整，實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化建設(shè)，對衛(wèi)生院的改革發(fā)展有著非常重要的意義。2）必須重視的基礎(chǔ)性工作。檔案管理是衛(wèi)生院科學(xué)管理中重要的一環(huán)，是必須重視的基礎(chǔ)性工作。檔案無論在哪個單位都占據(jù)著極其重要的位置，檔案記錄著一個單位的成長歷程，從檔案中，我們可以找到幫助將來工作決策的重要依據(jù)等很多信息。而檔案在衛(wèi)生院中的位置更是尤為重要，因為衛(wèi)生院中的工作常常攸關(guān)生死。檔案管理要吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面，不斷提升一個單位的管理水平。3）原始記錄和法律憑證。衛(wèi)生院檔案管理是衛(wèi)生院管理工作的一個重要組成部分。檔案是衛(wèi)生院在工作活動中形成的文件、病例、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體檔案，是衛(wèi)生院的寶貴財富。檔案管理是衛(wèi)生院歷史進(jìn)程中的原始記錄和法律憑證，是管理不可分割的重要組成部分，是工作計劃和決策的可靠依據(jù)，是指導(dǎo)并協(xié)調(diào)各項工作正常運(yùn)行的參考資料。因此，加強(qiáng)檔案資源管理對衛(wèi)生院領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化和現(xiàn)代化建設(shè)極為重要。大量的電子檔案的產(chǎn)生，隨之而來的是其管理方法與檔案不適應(yīng)帶來的問題。準(zhǔn)確把握新時期衛(wèi)生院發(fā)展的特點(diǎn)，加強(qiáng)檔案管理，是檔案實行現(xiàn)代化管理的根本任務(wù)。

2 衛(wèi)生院檔案的特點(diǎn)

1）完整性。檔案在管理過程中，檔案人員必須嚴(yán)格按照科學(xué)的管理方法，保證檔案收集的全面性和連續(xù)性，致力于檔案工作的細(xì)致管理，確保檔案的完整性。2）真實性。以病歷檔案為例，病歷檔案應(yīng)嚴(yán)格按照國際疾病分類的原則，對病情的觀察、討論、檢查、治療及總結(jié)等，進(jìn)行詳細(xì)真實地記錄，杜絕虛假的和隨意的刪改。同時，要嚴(yán)格質(zhì)量檢查，這不僅有利于保證有效信息的真實性，還可避免不必要的醫(yī)療糾紛。3）時效性。檔案利用要從傳統(tǒng)的封閉型管理轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式管理，打破院際、省際、國際的界限。在主管部門統(tǒng)一組織和協(xié)調(diào)下，構(gòu)筑區(qū)域衛(wèi)生院檔案管理網(wǎng)絡(luò)，做到互通有無，資源共享，提高檔案開發(fā)利用的時效性。4）科學(xué)性。在檔案人員的配備中，要保證檔案工作者的專業(yè)素質(zhì)，并建立健全檔案的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，完善檢查制度，統(tǒng)一管理各環(huán)節(jié)的操作技術(shù)，完善工作條例和設(shè)備，加強(qiáng)檔案信息的科學(xué)化管理制度，從而把握檔案信息資源的科學(xué)性。

3 加強(qiáng)衛(wèi)生院檔案管理的方法探析

1）檔案工作是衛(wèi)生院管理工作的一個重要環(huán)節(jié)。檔案管理是按照衛(wèi)生院職能要求和業(yè)務(wù)的范圍需要，將從事的行政事務(wù)、醫(yī)療業(yè)務(wù)、教學(xué)科研、人員結(jié)構(gòu)、醫(yī)療設(shè)備、財會統(tǒng)計等收集起來，加以整理編目，是衛(wèi)生院各項工作的真實記錄和有效的憑證，也是衛(wèi)生院建設(shè)與發(fā)展的一個重要部分。同時，檔案記載著歷史，歷史不能忘記。特別是醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)是伴隨著衛(wèi)生院發(fā)展和建設(shè)成長起來的，在以人為本、構(gòu)建和諧的社會里，作為承載著本地區(qū)城鎮(zhèn)居民醫(yī)療服務(wù)和健康保護(hù)責(zé)任的醫(yī)療事業(yè)。管理好檔案是對歷史的負(fù)責(zé)任、是對事業(yè)的負(fù)責(zé)任、是對單位職工的負(fù)責(zé)任、也是對患者負(fù)責(zé)任。檔案工作雖然默默無聞，但檔案事業(yè)卻是一項守望歷史傳承文明的千秋功業(yè)，這項工作是醫(yī)療工作的重要組成部分。2）為臨床、醫(yī)療、教學(xué)和科研工作服務(wù)。在科技進(jìn)步日新月異的今天，衛(wèi)生院管理工作正向著科學(xué)化、現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，檔案在衛(wèi)生院科學(xué)發(fā)展中的地位和作用越來越受到重視，檔案管理復(fù)合型人才是新形勢下衛(wèi)生院醫(yī)學(xué)發(fā)展的需求。衛(wèi)生院檔案工作人員是對衛(wèi)生院的檔案工作實施全面的管理，在檔案管理中起著領(lǐng)導(dǎo)、決策、指導(dǎo)、監(jiān)督作用。檔案工作人員的管理能力和自身素質(zhì)如何，直接影響到檔案工作的開展影響衛(wèi)生院管理基礎(chǔ)。檔案規(guī)范化管理，對于院長的正確決策，提高醫(yī)療技術(shù)質(zhì)量和經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)衛(wèi)生院發(fā)展有著特殊作用。能從根本上為衛(wèi)生院現(xiàn)代化管理打下扎實基礎(chǔ)。因此，重視開發(fā)，充分利用，發(fā)揮檔案的社會效益。檔案管理的最終目的就是使檔案得到充分利用。因此，衛(wèi)生院檔案管理人員要樹立服務(wù)意識，要多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，使衛(wèi)生院的檔案為臨床、醫(yī)療、教學(xué)和科研工作服務(wù)。3）推動衛(wèi)生院工作穩(wěn)定、迅速的發(fā)展。構(gòu)建鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院網(wǎng)絡(luò)管理體系，有利于實現(xiàn)集中領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一操作和分組負(fù)責(zé)的檔案管理體系。通過建立網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，更方便各級部門的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)管，能夠有效地提高各部門從業(yè)人員的工作熱情，也能夠提高檔案管理從業(yè)人員的工作主動性和積極性，有利于提高檔案管理工作的效率。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理工作的有效開展，不僅能夠促進(jìn)人事管理和行政管理工作的順利進(jìn)行，也能夠為鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的醫(yī)療以及科研工作提供可靠的依據(jù)。所以，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院一定要提高對檔案管理的重視程度，不斷地完善檔案管理制度，還要能夠利用先進(jìn)的醫(yī)學(xué)技術(shù)合理地利用和開發(fā)檔案信息資源，推動鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院內(nèi)部各項工作穩(wěn)定、迅速的發(fā)展。4）電子檔案管理是檔案管理史上的一大飛躍。檔案管理工作已從手工操作變成現(xiàn)代化的電子檔案管理模式，計算機(jī)系統(tǒng)的大量應(yīng)用，使現(xiàn)代化的檔案管理具有占用空間小、儲存信息量大、應(yīng)用能力強(qiáng)、傳輸速度快等特點(diǎn)，能及時、大量地提供檔案信息，提高工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。隨著辦公自動化、社會信息化為核心的檔案管理模式的深入發(fā)展，檔案在衛(wèi)生院的發(fā)展過程中起著越來越重要的作用。要做好檔案管理工作，就必須立足于衛(wèi)生院管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢，逐步完善檔案管理規(guī)范化工作。5）把握發(fā)展動態(tài)。隨時掌握衛(wèi)生院的管理、醫(yī)療、教學(xué)和研究的發(fā)展動態(tài)，有目的、有重點(diǎn)的收集和積累材料，把檔案的信息功能滲透到衛(wèi)生院管理的工作的每一個環(huán)節(jié)，通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)迅速提供所需的資料。及時反饋信息，建立衛(wèi)生院隨訪制度，跟蹤服務(wù)，及時反饋信息，要經(jīng)常不斷積累總結(jié)經(jīng)驗，有針對性的存儲、處理、提取利用信息。

4 結(jié)語

鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院是最基層的農(nóng)村醫(yī)療衛(wèi)生組織機(jī)構(gòu)，其檔案管理工作是衛(wèi)生院管理的重要組成部分，特別是在黨和政府重新提出將醫(yī)療衛(wèi)生工作的重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到農(nóng)村去的今天，切實搞好檔案工作，意義十分重要。