淺談如何做好疾病預防控制中心檔案管理工作

司愛華

（山東省萊陽市疾病預防控制中心，山東 萊陽 265200）

隨著現(xiàn)階段我國醫(yī)療科技水平的快速發(fā)展和社會對醫(yī)療資源需求的增大，醫(yī)院需要提升醫(yī)院的檔案管理能力和檔案管理要求，需要在醫(yī)院檔案管理過程中通過檔案管理創(chuàng)新來實現(xiàn)精細化管理，這樣就可以緩解當前社會對醫(yī)療資源的迫切需求。在新時代發(fā)展階段，醫(yī)院通過結合時代發(fā)展理念，優(yōu)化醫(yī)院內部結構，以檔案管理創(chuàng)新提高醫(yī)院檔案服務能力，來進一步提升醫(yī)院的整體協(xié)調性，從而有效的控制醫(yī)療成本，滿足當前社會的就醫(yī)需求。

1 疾病預防控制機構檔案管理的重要性

對于現(xiàn)有的疾控中心而言，檔案管理質量的高低直接決定了疾病預測、疾病分析和疾病預防控制工作的實際效果，進一步提高我國疾病預防控制工作的水平，造福社會。正如組織對公眾的重要性一樣，檔案管理同樣重要。文獻學研究不僅能為某些疾病的發(fā)生流行提供參考，而且能為今后的疾病控制提供有力的借鑒和示范。在這一部分中，面對不同程度的爆發(fā)，將會有一種參照，使檔案能更好地為現(xiàn)在和未來的各種事件服務。

2 疾控中心檔案管理現(xiàn)狀

2.1 檔案管理意識不變

目前，我國檔案工作者對檔案的認識有明顯差距，有的檔案工作者在檔案信息管理過程中觀念淡薄。此外，檔案部門并非疾控中心的核心部門，檔案工作人員話語權較弱，這也減少了對干部檔案和疾病檔案的管理，更應引起重視。與此同時，一些地級市的檔案部門還沒有建立。

2.2 基礎設施建設

由于開發(fā)資金有限，部分疾控中心無法投入大量資金用于檔案管理硬件設施信息化建設。疾病預防控制中心文件種類增多，干部文件和疾病文件經常丟失。

2.3 檔案管理中經常出現(xiàn)的安全問題

因為疾控中心的檔案資料種類繁多，不僅包括傳染病、艾滋病、地方病，而且包括流行病學調查和監(jiān)測、公共衛(wèi)生應急處置、免疫規(guī)劃等方面的檔案資料，具有高度機密性，一旦受到外界攻擊，檔案資料的安全性將大大降低。

3 加強疾控中心檔案管理工作的措施

3.1 明確疾控中心檔案管理系統(tǒng)模式建立

明確檔案的記錄標準和分類標準，使檔案工作符合標準，按標準服務，確保文檔一致性，降低文檔失真率。另外，要定期檢查檔案，建立責任制，明確工作責任，對丟失、錯報等情況要逐一調查，有效約束檔案管理者的工作行為。傳統(tǒng)中疾控中心內部醫(yī)務人員在查閱檔案管理的過程中，這樣由檔案管理人員在場提供相應的紙質資料。但是現(xiàn)階段通過在檔案管理中實現(xiàn)一體化的管理，疾控中心在文件管理過程中并可以每一個文件將每一個文件的形成進行統(tǒng)一發(fā)放和歸檔，同時通過PDM系統(tǒng)或是OA系統(tǒng)就可以將疾控中心內部的所有檔案管理進行集成，然后完成歸檔發(fā)放功能，從而實現(xiàn)對檔案管理系統(tǒng)進行統(tǒng)一的規(guī)范管理。這樣醫(yī)務人員并可以在查詢檔案的過程中不受時間和空間的限制，在任何一地點、任何一時間內都可以通過網絡獲取自己所需求的相應檔案管理。

3.2 疾控中心檔案管理模式中融入了智能化系統(tǒng)

我國疾控中心傳統(tǒng)的檔案管理模式主要是通過對檔案管理中的信息進行按照目錄、卷宗、案卷、文件等4個層次組織成樹狀的結構，通過這種方法對信息進行儲存和管理，雖然具有內容上的一定邏輯性和連續(xù)性。但是在信息的具體查找過程中，當然管理人員只能通過相似的內容進行大概的尋找。但是現(xiàn)階段通過在檔案管理服務模式中融入了智能化的系統(tǒng)，就可以在疾控中心中建立起數(shù)字化的信息管理模式，從而將疾控中心中的內部信息文件建立成多種連接，將每一份文件中的信息節(jié)點形成多元化的網狀結構，這樣文件與文件之間便會產生內容上的近似連接，而可以在排序的過程中有序地將檔案管理的信息進行排列。這樣信息利用者在疾控中心進行查閱的過程中，只需要在操作系統(tǒng)上輸入一個檢索要求便可以將有關的數(shù)據(jù)文件進行全部檢索，大大的提高信息利用者在疾控中心中尋求信息過程中的工作效率。

3.3 加強疾控中心檔案資料管理

運用現(xiàn)代信息技術，爭取單位和同事的支持，不斷加強與領導的溝通，使檔案信息管理家喻戶曉、人人皆知；要積極推進檔案信息化建設，使檔案工作成為一項全局性工作。與傳統(tǒng)的手工管理不同，檔案管理是利用計算機信息技術，創(chuàng)新檔案管理，處理各種檔案信息。為確保檔案管理信息系統(tǒng)的順利開展，應建立檔案管理信息系統(tǒng)，完善、強化其功能，使檔案資源共享更加方便，盡可能以高精度的形式完成檔案的填寫。建立規(guī)范、科學、嚴密的檔案制度，利用信息系統(tǒng)管理文件，記錄問題，明確格式和內容標準。需要生成信息的元素。明確患者提出的重要信息的可讀性，確保信息的安全性和機密性，嚴格審查指定專家提交的信息。不完整、不準確的資料登記，不符合要求的資料不予受理，重新登記。

3.4 綜合型檔案管理人才的日常培養(yǎng)

檔案管理人員的培訓應采取集中培訓的方式，在疾控機構，通過對現(xiàn)有檔案管理人員進行計算機相關知識培訓，使他們掌握計算機相關知識、專業(yè)信息處理能力和檔案管理知識，并能熟練應用于檔案管理工作。

4 結束語

總之，疾病預防控制設施的文件管理是有效實施疾病預防控制設施文件管理的重要保證，也是提高其社會效果的重要保證，因此需要對疾控中心進行持續(xù)管理。盡管如此，我國科技水平不斷革新和提高，檔案管理還存在很多問題和不足。尤其在防治機構的信息管理方面：注重病區(qū)檔案管理，不斷改進檔案管理模式，提高檔案管理信息化水平，合理規(guī)劃檔案管理工作，提高病區(qū)機構整體效率。