企業(yè)科技檔案管理工作完善路徑探討

王中慧

（中車長春軌道客車股份有限公司，吉林 長春 130000）

企業(yè)科技檔案是指企業(yè)在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動中形成的具有保存價值的文字材料、圖表、照片、視音頻等科技文件材料?？萍紮n案作為企業(yè)日常生產(chǎn)、經(jīng)營管理和科研創(chuàng)新的重要成果，做好科技檔案管理，助力企業(yè)提升科研實力，促進(jìn)生產(chǎn)技術(shù)更新?lián)Q代，逐步建立符合新時代特點和要求現(xiàn)代企業(yè)制度，等發(fā)揮著重要作用。

1 企業(yè)科技檔案管理特點

1）專業(yè)性。企業(yè)科技檔案最顯著的特點便是其專業(yè)性。這里的專業(yè)性，既指其形成的領(lǐng)域具有專業(yè)性，也指其內(nèi)容性質(zhì)方面呈現(xiàn)出專業(yè)性特點。前者，科學(xué)技術(shù)檔案與人事檔案、文書檔案等一般檔案有著明顯區(qū)別，為此，國家檔案局、國家科學(xué)技術(shù)委員會等部門聯(lián)合發(fā)文，專門制定《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》，用以指導(dǎo)科技檔案管理，成為科技檔案科學(xué)管理的重要依據(jù)。后者，科技檔案分類、整理，以及科技檔案館組建等等，與其他檔案管理都有著明顯差異。

2）多樣性。科技檔案種類多元化，類型多樣性是其另一重要特點。各種檔案中，科學(xué)技術(shù)檔案類型最為復(fù)雜、種類最為繁多。由于企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、基建、科研等活動的專業(yè)性，導(dǎo)致科技檔案在種類上具有多元化特點。如生產(chǎn)技術(shù)類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、科學(xué)技術(shù)類、專門性質(zhì)類等等科研檔案。類型來看，包括圖樣類、文字材料類、非紙質(zhì)載體類，以及其他類等等。其中，圖樣類科技檔案又可分為機(jī)械制造業(yè)圖樣、建筑業(yè)等等。

3）成套性。企業(yè)科技檔案是圍繞某個獨立科研項目、基本建設(shè)或生產(chǎn)技術(shù)而整理和收集具有一定內(nèi)在規(guī)律性科技文件資料，某個獨立科研項目在各個階段、程序之間所形成的文件資料有其內(nèi)在聯(lián)系性，且密不可分，只有將這些展現(xiàn)內(nèi)在規(guī)律特點的、具有保存價值的文件資料收集齊整，才能準(zhǔn)確反映科研項目的全過程，因此，成套性是科研檔案又一重要特點，也是指導(dǎo)科技檔案收集、整理、保管的重要因素之一。

4）現(xiàn)實性。企業(yè)科技檔案又一顯著特點是其具有較強(qiáng)的現(xiàn)實功能性，與人事等其他門類檔案相比，科技檔案蘊(yùn)含著豐富的知識性、實用性和科技性，在知識儲備、情報功能，以及促進(jìn)生產(chǎn)力發(fā)展和企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升等等，都發(fā)揮著重要的現(xiàn)實促進(jìn)作用。

2 企業(yè)科技檔案管理原則

1）效益原則。所謂效益原則，就是指企業(yè)在管理科技檔案過程中，要圍繞企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益、社會效益，在做好科技檔案資料收集、整理、歸檔的基礎(chǔ)上，更加重視其信息資源的開發(fā)和利用，使“死檔案”變?yōu)椤盎顧n案”，圍繞著企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營和管理一線需要，抓好科技檔案資源的管理，并通過檔案信息資源挖掘，助力企業(yè)新技術(shù)革新，實現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益與社會效益的有機(jī)統(tǒng)一。

2）主體原則。企業(yè)科技檔案管理要圍繞“需求主體”，尤其是在激烈的市場競爭體制下，企業(yè)作為市場競爭的主體，科技發(fā)展的主體和科技檔案信息資源利用的主體，作為一名企業(yè)檔案管理者，要始終圍繞企業(yè)的生產(chǎn)技術(shù)、經(jīng)營管理等，突出企業(yè)科技檔案在壯大企業(yè)科技實力、增強(qiáng)企業(yè)市場競爭力中發(fā)揮出應(yīng)有作用。

3）實踐原則。企業(yè)科技檔案管理工作是一項實踐性很強(qiáng)的工作，來源于企業(yè)科技研發(fā)實踐一線，又用以指導(dǎo)企業(yè)科技傳承、創(chuàng)新實踐。例如，企業(yè)科技檔案信息資源開發(fā)利用，首先來自企業(yè)生產(chǎn)一線的科技需求調(diào)查分析，再從館藏的科技檔案資料中發(fā)掘、提煉，以適應(yīng)企業(yè)經(jīng)營、管理實踐活動需要。

4）保密原則。企業(yè)科技檔案蘊(yùn)藏著許多技術(shù)創(chuàng)新、新型發(fā)明，以及最新科研成果，先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)是企業(yè)核心競爭力的重要體現(xiàn)，科技檔案屬于企業(yè)商業(yè)秘密的重要組成部分，一旦發(fā)生泄密或失密，將會給企業(yè)造成巨大經(jīng)濟(jì)損失，甚至影響企業(yè)的社會形象。據(jù)媒體報道，2019年，某無人機(jī)企業(yè)員工將非法獲取的企業(yè)源代碼泄露，給企業(yè)造成重大經(jīng)濟(jì)損失，為此承擔(dān)了相應(yīng)刑事責(zé)任。

3 完善企業(yè)科技檔案管理路徑

1）樹立先進(jìn)科技檔案管理理念。企業(yè)科技檔案管理者要牢固樹立科技檔案資產(chǎn)觀、需求導(dǎo)向服務(wù)觀、過程管理存檔觀等，滿足新時代企業(yè)科技檔案管理的新要求。一方面，要在思想上高度重視科技檔案管理工作，充分認(rèn)識到企業(yè)科技檔案中所蘊(yùn)含著的豐富知識和信息，除了發(fā)揮傳統(tǒng)的憑證功能外，更要將其視為企業(yè)資產(chǎn)管理的重要范疇，視為企業(yè)無形資產(chǎn)的重要組成部分，在思想上、行為上自覺做好科技檔案管理工作。另一方面，要筑牢服務(wù)理念，緊密結(jié)合企業(yè)科技需求，主動發(fā)掘科技檔案資源信息，聚焦為提升企業(yè)核心競爭力做好服務(wù)。此外，要從樹立全過程管理理念，從企業(yè)科技活動的立項、申報、實施、結(jié)題等各個環(huán)節(jié)和過程，做好科技檔案資料收集歸檔，確保應(yīng)收盡收，實現(xiàn)科技檔案資料歸檔完整性、規(guī)范性。

2）建立健全科技檔案管理規(guī)范。根據(jù)企業(yè)科技檔案管理工作實際，以及《檔案法》《企業(yè)檔案工作規(guī)范》《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》《歸檔文件整理規(guī)則》等等，立足企業(yè)科技檔案工作實際，進(jìn)一步明確企業(yè)各部門、人員的不同工作職責(zé)，完善企業(yè)科技檔案管理規(guī)范，從科技檔案收集、歸檔、移交、查詢、利用、銷毀等各環(huán)節(jié)，制定具體而又切合企業(yè)實際的規(guī)章制度，如，企業(yè)科技檔案歸檔制度、企業(yè)科技檔案工作人員崗位責(zé)任制、企業(yè)部門科技檔案立卷制度、企業(yè)科技檔案查詢實施細(xì)則等等，不斷增強(qiáng)企業(yè)科技檔案管理的規(guī)范化水平。

3）不斷完善科技檔案管理模式。根據(jù)企業(yè)科技檔案管理實際，大膽探索，不斷完善創(chuàng)新企業(yè)科技檔案管理模式，以適應(yīng)新時代新要求。例如，探索將企業(yè)科技檔案納入企業(yè)科技項目合同管理體系，將科技檔案資料收集、移交等寫入科技合同項目約定條款；再如，將企業(yè)科技檔案管理納入企業(yè)知識管理體系，樹立“大檔案”意識，發(fā)揮科技檔案在促進(jìn)技術(shù)創(chuàng)新、推動科技進(jìn)步，在增強(qiáng)企業(yè)競爭力中發(fā)揮出應(yīng)有作用，使科技檔案數(shù)據(jù)庫成為企業(yè)知識庫、資源庫；嘗試開展企業(yè)科技檔案驗收和審計制度，可借鑒《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》的成功經(jīng)驗，將科研項目合同驗收中納入“科技檔案驗收”制度，作為科技項目驗收的前置條款。

4）切實增強(qiáng)科技檔案管理能力。企業(yè)科技檔案管理離不開一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍作為支撐和保障。為此，一方面，要根據(jù)企業(yè)科技檔案管理數(shù)量及任務(wù)，加大專業(yè)人才引進(jìn)力度；另一方面，要做好目前科技檔案工作從業(yè)者的業(yè)務(wù)素能再提升，重點是要加強(qiáng)檔案學(xué)、情報學(xué)、計算機(jī)信息技術(shù)，以及相關(guān)科學(xué)技術(shù)的理論培訓(xùn)打造一支復(fù)合型人才隊伍，以滿足企業(yè)科技檔案管理的實際需要。此外，要加大經(jīng)費投入力度，在企業(yè)日常管理中撥付?？?，用于科技檔案管理，以保障企業(yè)檔案庫房、設(shè)備及工具等滿足企業(yè)科技檔案管理的實際需要。