醫(yī)院人事檔案管理對(duì)人力資源開發(fā)的作用

周 蓉

（云南省保山市人民醫(yī)院，云南 保山 678000）

隨著醫(yī)改全面深入推進(jìn)，建立現(xiàn)代化醫(yī)院管理體制是醫(yī)院面對(duì)醫(yī)改的重要手段之一?，F(xiàn)代化的醫(yī)院管理的核心是人力資源管理，人事檔案管理是現(xiàn)代醫(yī)院管理中人力資源管理的重要載體，是醫(yī)院人才隊(duì)伍情況最直接、最客觀、最真實(shí)的反應(yīng)。為了充分闡明人事檔案管理創(chuàng)新在醫(yī)院人力資源開發(fā)過程之中的積極作用，本文從多個(gè)角度出發(fā)，加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理創(chuàng)新工作，不斷優(yōu)化醫(yī)院人力資源配置，有效提升醫(yī)院整體發(fā)展水平。

1 人事檔案管理創(chuàng)新對(duì)醫(yī)院發(fā)展的意義

醫(yī)院人事檔案作為醫(yī)院管理和發(fā)展的重要載體，是現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，具體表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：

1）人事檔案管理創(chuàng)新有利于醫(yī)院人力資源優(yōu)化配置。人事檔案管理需要利用科學(xué)管理手段不斷創(chuàng)新、充分開發(fā)利用、準(zhǔn)確獲取職工三齡兩歷信息及獎(jiǎng)懲等情況，通過不同的年齡層次、學(xué)歷層次、專業(yè)方向、專業(yè)技術(shù)水平等選拔任用優(yōu)秀人才。快速的評(píng)估、呈現(xiàn)出醫(yī)院的人才現(xiàn)狀、人才結(jié)構(gòu)，醫(yī)院人才專業(yè)長短版既為醫(yī)院未來發(fā)展及人才儲(chǔ)備等提供更好的信息資源，也為醫(yī)院合理、高效配置人力資源提供強(qiáng)有力支持。

2）人事檔案管理創(chuàng)新是醫(yī)院人事考核的重要手段。人事檔案管理創(chuàng)新是根據(jù)醫(yī)院醫(yī)護(hù)人員的人事檔案全而地完整地記錄了職工的履歷、優(yōu)劣勢、專業(yè)水平高低、組織考評(píng)結(jié)果等內(nèi)容，有利于組織及醫(yī)院人事部門全而的考核和了解職工的政治思想、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)、職業(yè)素養(yǎng)、醫(yī)療技術(shù)等。以便組織及人事部門客觀、真實(shí)的考核職工，評(píng)優(yōu)評(píng)先，根據(jù)職工優(yōu)劣勢進(jìn)行針對(duì)性培訓(xùn)，揚(yáng)長避短，引導(dǎo)其未來發(fā)展方向。

3）人事檔案管理創(chuàng)新有利于促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)改的發(fā)展。人事檔案作為醫(yī)院重要的人才信息庫，其管理規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學(xué)化、信息化等能夠幫助醫(yī)院更加精細(xì)化管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)在人才隊(duì)伍建設(shè)、人員招聘、人力資源配備、人才引進(jìn)、職稱晉升、崗位聘任、醫(yī)德考評(píng)、醫(yī)院績效改革等方而存在的不足與問題。為領(lǐng)導(dǎo)決策提供數(shù)據(jù)依據(jù)，為深化公立醫(yī)院改革提供數(shù)據(jù)支持。

2 醫(yī)院人事檔案中存在的問題

1）醫(yī)院人事檔案管理制度落實(shí)不到位，無監(jiān)督機(jī)制。雖然國家、各省相關(guān)部門陸續(xù)出臺(tái)檔案管理的相關(guān)制度，但是醫(yī)院人事檔案管理制度的落實(shí)存在較多的不規(guī)范性、不合理性，有較大的主觀性、隨意性。同時(shí)，醫(yī)院人事檔案管理缺乏有效的管理監(jiān)督機(jī)制對(duì)其檔案整理、檔案安全、檔案人員管理等進(jìn)行有效的監(jiān)督。

2）醫(yī)院人事檔案管理手段不夠先進(jìn)，缺乏時(shí)效性。當(dāng)前醫(yī)院人事檔案未普遍實(shí)行科學(xué)動(dòng)態(tài)化管理，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案工作主要側(cè)重于傳統(tǒng)的手工抄錄形式，部分人事檔案信息無法及時(shí)更新與完善，這就為檔案管理工作信息化建設(shè)帶來了很大的困難。雖然有的醫(yī)院也對(duì)人事檔案進(jìn)行電子化、信息化管理，但是作用仍局限在儲(chǔ)存和查閱等管理階段，對(duì)人事檔案的利用率低下，進(jìn)而導(dǎo)致醫(yī)院無法充分利用檔案數(shù)據(jù)、信息進(jìn)行科學(xué)評(píng)估考察影響醫(yī)院決策，從一定程度上影響醫(yī)院的發(fā)展。

3）醫(yī)院人事檔案人員不足、專業(yè)水平有待提高。首先，醫(yī)院大部分檔案工作人員存在著身兼數(shù)職的工作，無法做到專人專職，導(dǎo)致檔案人員工作量巨大，工作繁雜，影響檔案整理工作。其次，人事檔案工作人員對(duì)于檔案管理工作的重視程度不足，導(dǎo)致檔案非持續(xù)性而是階段性、臨時(shí)性工作。最后，檔案管理工作人員對(duì)于檔案管理工作存在較大的隨意性，存在“需要時(shí)的進(jìn)行整理與查閱，不需要時(shí)放任不管”、“放養(yǎng)”、“散養(yǎng)”等狀態(tài)，導(dǎo)致檔案工作規(guī)范性、科學(xué)性及有效性不足。

3 醫(yī)院人事檔案管理與創(chuàng)新的途徑與方法

1）建立健全醫(yī)院人事檔案管理制度與監(jiān)督機(jī)制的落實(shí)。為了有效提高當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作質(zhì)量，需要建立健全檔案管理制度方案、檔案管理監(jiān)督機(jī)制的落實(shí)，要求檔案管理及監(jiān)督機(jī)制需要在不斷的實(shí)踐中及時(shí)更新、修訂與完善以保證制度的時(shí)效性、合理性。要求成立醫(yī)院人事檔案管理監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)小組，對(duì)醫(yī)院人事檔案管理工作進(jìn)行不定期不定時(shí)的監(jiān)督。由監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)醫(yī)院人事檔案管理過程中出現(xiàn)突發(fā)事件，做好應(yīng)急預(yù)案，以保證人事檔案管理工作有序進(jìn)行。制定醫(yī)院人事檔案收集、整理、裝訂、入庫、儲(chǔ)存、保密等工作都需要制定相應(yīng)操作規(guī)范，以便有效的提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平及保證檔案工作的正規(guī)、安全、高效進(jìn)行。

2）完善醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)。為了提高醫(yī)院人事檔案的利用率，保證檔案信息的時(shí)效性、真實(shí)性、有用性，必須加快醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，這就要求檔案管理人員及相關(guān)技術(shù)部門人員通力合作，加快醫(yī)院人事檔案電子化建設(shè)。技術(shù)部門應(yīng)提供強(qiáng)大的信息數(shù)據(jù)支持及儲(chǔ)存后臺(tái)，提供完整的檔案信息軟件，以便檔案管理人員能夠高效、便捷地進(jìn)行電子檔案掃描、存儲(chǔ)，分類、搜索等作業(yè)，做到實(shí)時(shí)查詢、實(shí)時(shí)導(dǎo)出醫(yī)院職工的個(gè)人信息，以便醫(yī)院人事檔案最大化利用促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展。

3）加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案專項(xiàng)管理人員全面培養(yǎng)。人事檔案實(shí)行的是專人專項(xiàng)管理，檔案管理是一個(gè)長期，甚至是永久管理的工作，所以為了保障檔案管理人員檔案工作質(zhì)量、工作效果，醫(yī)院需要積極投入及支持檔案管理工作者進(jìn)行定期定時(shí)的繼續(xù)教育及檔案培訓(xùn)，不斷更新檔案管理知識(shí)。在保證檔案的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)及檔案管理人員的政治素養(yǎng)的培訓(xùn)外，還需要進(jìn)行檔案管理人員信息化培訓(xùn)，要注重檔案管理人員創(chuàng)新意識(shí)培訓(xùn)，檔案管理是一個(gè)規(guī)范化及常規(guī)化工作，但并不意味著檔案管理工作者每天按部就班的工作，也需要檔案管理者開拓思維，持續(xù)創(chuàng)新，精化工作流程，加快檔案管理信息化、科學(xué)化，以便更好的開發(fā)檔案資源。

4）醫(yī)院人事檔案進(jìn)行全面質(zhì)量管理。全面質(zhì)量管理TQM(Total Quality Management)就是指一個(gè)組織以質(zhì)量為中心，以全員參與為基礎(chǔ)，目的在于通過顧客滿意和本組織所有成員及社會(huì)收益而達(dá)到長期成功的管理途徑。人事檔案管理不僅僅是檔案專職管理人員的工作職責(zé)，而是醫(yī)院所有職工的工作，只有通過全院的參與配合下才能完成檔案的收集、更新、整理等工作，才能更好的保證檔案的完整性，提高檔案的利用率，以便為醫(yī)院創(chuàng)造更好的效益。為此檔案管理部門應(yīng)積極調(diào)動(dòng)全員的主動(dòng)性，及時(shí)提供真實(shí)有效的個(gè)人材料給人事檔案管理部門更新。醫(yī)院各領(lǐng)導(dǎo)層而應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行專門管理，除了專人負(fù)責(zé)檔案外，還需要有相應(yīng)的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組參與到檔案管理工作中，再者做好檔案管理的質(zhì)控工作，以更好的滿足檔案服務(wù)于職工，服務(wù)于集體。

4 結(jié)語

為了更好的改善醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量，更好的提升醫(yī)改環(huán)境下醫(yī)院人力資源的開發(fā)利用，更好的服務(wù)醫(yī)院所有職工，更好的持續(xù)性改進(jìn)檔案管理工作，檔案管理創(chuàng)新工作勢在必行。作為新醫(yī)改下的醫(yī)院檔案管理工作者更應(yīng)該開拓思路，探索新方向，不斷的推進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化、信息化、科學(xué)化。