文書檔案管理工作的現(xiàn)狀及策略

郭曉杰

（核工業(yè)二八0研究所，四川 廣漢 618300）

對于文書檔案管理工作來說，一方面要保證工作的準確性和及時性，另一方面也要使得檔案信息在過程中能夠被監(jiān)控和管理。當文書檔案信息管理內(nèi)容上傳到線上系統(tǒng)，相關(guān)管理人員就可以根據(jù)線上系統(tǒng)的查閱，實時的掌握當前該類型檔案信息的儲存情況，無論在任何時間任何地點，只要有網(wǎng)絡(luò)接入就可以完成這樣的查閱過程，并且查閱過程中不會對檔案的歸攏情況造成影響，也不會影響到其他部門和人員，在同一時間進行信息內(nèi)容調(diào)閱的需求，完美的解決了過去由于紙質(zhì)這個介質(zhì)的特殊性所造成的查閱和檢查的限制。

1 文書檔案管理現(xiàn)狀

每一個單位部門在日常管理和運行過程中都會產(chǎn)生大量的信息檔案，需要由專門的部門和人員對其進行整理和分類，基本上只要有組織機構(gòu)的地方，都會存在文書檔案管理的需求和工作場景。隨著社會的發(fā)展，文書檔案信息儲存的對象類型也更加的豐富，由原本的文字轉(zhuǎn)變?yōu)橐纛l，視頻，影像，電子檔案，消費記錄等多種復(fù)雜多元的信息體。單純的紙質(zhì)介質(zhì)已經(jīng)無法滿足對此類豐富媒體類型進行記錄的要求。目前越來越多涉及文書檔案管理工作的機構(gòu)，都開始考慮將線下檔案庫轉(zhuǎn)為線上，以信息化手段來進行后續(xù)信息的錄入，確保信息的準確性，查閱和利用的時效性和方便性，同時也為文書檔案信息的管理制定了更加現(xiàn)代化的規(guī)章制度以適配新型管理場景所提出的各類要求。

1.1 缺乏對檔案管理工作的重視

單位文書檔案的管理和規(guī)劃發(fā)展，離不開單位各級領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員的重視。除了專職檔案管理機構(gòu)，單位的文書管理多認為并不是其主要業(yè)務(wù)工作的構(gòu)架，認為這些工作沒有技術(shù)含量，人員上崗后就能上手，這造成很多單位文書收集隨意，整理不規(guī)范，立卷制作檔案困難的情況。這樣片面的收集文書檔案，不僅會造成文書檔案的缺失，檔案缺乏有效性；嚴重的，也影響著單位的文化建設(shè)。各單位對于檔案信息管理工作的重要性缺乏宣傳和重視，所以在很多時候這方面的管理意識淡薄，容易出現(xiàn)信息缺失，遺漏信息更新不及時，不準確的情況，過程中也缺乏對檔案信息管理工作成效的監(jiān)督和管理。相關(guān)部門涉及檔案信息文書管理的人員都是兼職，缺乏專業(yè)的檔案信息管理經(jīng)驗和職業(yè)教育的背景，在工作過程中容易出現(xiàn)缺乏專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)而導(dǎo)致的工作效率低，工作錯誤率高的情況。相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)也缺乏對相關(guān)工作的重視，在進行資源配置和組織架構(gòu)調(diào)整時，沒有針對文書檔案管理工作的實際進行相關(guān)配套，影響到了他們在日常工作時的效率。

1.2 文書檔案管理還需提高科學(xué)性

文書檔案管理想要達成成效就必須要強化日常管理時的現(xiàn)代化管理水平和手段。缺乏先進手段和專業(yè)人員數(shù)量不足，會影響到檔案信息管理工作的覆蓋面和工作質(zhì)量。首先是專業(yè)人員數(shù)量不足，會影響到關(guān)鍵位置信息錄入的準確性和科學(xué)性，在設(shè)定檔案信息、錄取標準等方面時，會出現(xiàn)遺漏，并且由于缺乏更加先進、高效率的信息獲取手段，在進行檔案信息基礎(chǔ)信息收集時容易出現(xiàn)要素缺失、系統(tǒng)性差、歸類混亂等各類負面影響。另一方面，信息技術(shù)手段或水平的落后，經(jīng)常導(dǎo)致出現(xiàn)信息錄入緩慢，信息錄入錯項，信息錄入缺少等情況。先進的信息化管理手段，體現(xiàn)在它具有高效的信息收集效率，同時又能夠從容應(yīng)對大體量的信息規(guī)模，并且能夠在整個信息錄入和收集整理的過程中，防止出現(xiàn)信息收集的錯誤，進而避免人工操作失誤。

2 文書檔案管理工作的實踐策略

2.1 打通跨部門之間的信息壁壘

信息化管理平臺需要從不同領(lǐng)域，不同節(jié)點，不同層面，不同部門，不同區(qū)域進行信息采集，過去那種職能化部門的分布具有較強的職權(quán)界限，不利于進行統(tǒng)一管理和信息共享，因此應(yīng)結(jié)合信息化共享平臺的特點打造跨平臺合作領(lǐng)域系統(tǒng)的建設(shè)。假設(shè)在推進信息化集成項目運轉(zhuǎn)的過程中，如果該部門仍然是沿用職能型組織機構(gòu)，就會由于架構(gòu)問題造成很多本可以避免的問題而造成部門之間交流遲緩，信息阻塞。各個部門之間由于標準規(guī)格不同，也會導(dǎo)致信息無法統(tǒng)一。信息化平臺的運轉(zhuǎn)和管理屬于一種技術(shù)密集型工作，系統(tǒng)本身的運行和管理需要有硬件設(shè)施基礎(chǔ)，軟件配套，網(wǎng)絡(luò)集成和具體的應(yīng)用系統(tǒng)作為操作指令。采用智能化的主持架構(gòu)，將項目分配給不同的職能部門，各部門之間利用自己的工作經(jīng)驗和優(yōu)勢，對專屬的任務(wù)進行解決，并不是難事，但是單一部門是無法對整個項目的運行進行維持的，部門之間會存在共用資源浪費、工作量分配不均、信息溝通不暢的問題。這是組織機構(gòu)天然就存在的缺點，只要仍然是處于這種組織架構(gòu)，那么就無法避免同類型的問題不斷出現(xiàn)。所以應(yīng)該從全局出發(fā)，打破部門壁壘，找到一套適合信息化系統(tǒng)運轉(zhuǎn)的新型管理模式和架構(gòu)組織。例如，利用單位內(nèi)網(wǎng)，將泛普、飛鴿、MAPGIS、OFFICE等軟件集成，形成跨平臺合作領(lǐng)域，實現(xiàn)檔案的統(tǒng)一管理和信息共享。

2.2 培養(yǎng)專業(yè)人才，建設(shè)高效率的專業(yè)團隊

文書檔案人員要盡可能采用專職人員，并且要求人員具有一定的工作經(jīng)驗，或者受過專門的檔案及信息技術(shù)教育背景，如此能夠快速入手檔案的管理內(nèi)容，并且能夠?qū)ξ臅鴻n案在日常管理中可能面臨的問題困難，結(jié)合單位發(fā)展實際狀況來進行提前的方案設(shè)置。在進行專業(yè)技能培訓(xùn)時，側(cè)重于對每一個人員進行單方面專業(yè)化的提升，讓每一個人能夠?qū)ｉL于自己擅長或負責的內(nèi)容，組建一個高效運作的團隊，由團隊來應(yīng)對復(fù)雜的檔案管理和信息化管理，實現(xiàn)檔案管理的“專家化”、系統(tǒng)化、體系化。

2.3 各級人員的責任落實和標準化建設(shè)

提高檔案管理工作的政治認識和站位，明確職責，落實“一崗多責”，將檔案工作融入業(yè)務(wù)工作，消除業(yè)檔分離界面，結(jié)合業(yè)務(wù)工作的特點開展好檔案工作與業(yè)務(wù)工作同設(shè)計、同部署、同開展、同檢查、同獎懲，加強各項工作的落實，從上至下，逐級養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣。另外，要創(chuàng)建和實施檔案管理標準化，從職責落實、制度建設(shè)、歸口管理、信息系統(tǒng)與載體設(shè)備、保障與監(jiān)督等方面實現(xiàn)體系化和標準化，實現(xiàn)閉環(huán)管理和可持續(xù)發(fā)展。

3 結(jié)束語

在執(zhí)行文書檔案管理工作時，工作重點是確保所有的檔案、信息能夠以正確的分類方式進行保存、管理、借閱，避免出現(xiàn)信息的錯誤和混亂。跨部門的聯(lián)合作戰(zhàn)，高效專一的管理團隊以及信息化集成手段將更加標準的規(guī)范檔案管理，實現(xiàn)更加高效的內(nèi)容儲存、調(diào)閱分類和標的提取，構(gòu)建一套完整的、系統(tǒng)的檔案管理和信息錄入體系。