“卷件融合管理”實現(xiàn)路徑研究

常蘭會

（中共廣西區(qū)委黨校 廣西行政學(xué)院，廣西 南寧 530021）

1 “卷件融合管理”實踐與研究

2018年10月11日，《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》（國家檔案局令第13號）發(fā)布，自2019年1月1日起施行。其第四章管理要求的第三節(jié)整理與歸檔第三十二條提出：“機(jī)關(guān)檔案整理應(yīng)當(dāng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用，逐步推進(jìn)卷件融合管理。[1]”關(guān)于“立卷”和“組件”2種整理方式的實踐基礎(chǔ)都很深厚，2000年是“立卷”和“組件”整理方式的分水嶺，《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2000）明確了文件材料歸檔以“件”為整理單位，不再施行立卷制度；《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2015）又明確了該標(biāo)準(zhǔn)適用文書檔案保存的歸檔文件，其他門類檔案可以參照執(zhí)行；由此，文書檔案采用“組件”整理方式無容置疑，其他門類檔案采取何種整理方式便不一而論，有單位繼續(xù)保持不變以卷代件，有單位大膽嘗試以件代卷，有單位局部調(diào)整卷件共存，有單位舉棋不定、不置可否?！熬砑诤瞎芾怼苯o檔案整理方式的兩難選擇指了一條明路，也為企事業(yè)等單位提供了檔案整理方式模板。

國家檔案局丁德勝和信玉紅老師于2019年在《中國檔案》發(fā)表的《機(jī)關(guān)檔案的整理與歸檔—機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定解讀之七》解讀到：“卷件融合是《規(guī)定》在檔案整理方面提出的新思路，其本意是規(guī)范、簡化檔案整理規(guī)則，從整理思路、檔案管理、檔號編制、目錄編制上將卷、件逐步統(tǒng)一起來”[2]；安徽師范大學(xué)檔案館朱力老師于2019年在《北京檔案》發(fā)表的《“卷件融合”管理模式在高校檔案工作中的實際運(yùn)用》，文章提出：“卷件融合”管理模式也符合高校檔案形成規(guī)律和高校檔案實體類別特點，高校業(yè)務(wù)類檔案應(yīng)“立卷”；黨群、行政、外事、實物和聲像類檔案應(yīng)“組件”[3]。此后相繼也有研究者對“卷件融合”這種管理模式談了在高校、企業(yè)等檔案工作中的應(yīng)用，并闡述了卷件融合管理模式的可行性、優(yōu)越性以及管理適用等。

2 卷件融合管理的實現(xiàn)路徑

《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》提到的“卷件融合管理”可理解為檔案整理原則的及時補(bǔ)充，它是檔案整理方法創(chuàng)新的理論支撐，可以規(guī)范和簡化檔案整理流程和步驟，達(dá)到便于保管和利用檔案的目的，同時對檔案管理的全過程各環(huán)節(jié)都產(chǎn)生一定影響。基于“卷件融合管理”在檔案管理中的實踐探索，筆者認(rèn)為實現(xiàn)卷件融合管理可有3種路徑。

1）在不同檔案門類上適當(dāng)選擇“立卷”或者“組件”的外在融合。如可出現(xiàn)1個單位2種檔案整理方式，文書檔案采取“組件”整理方式，科技檔案、會計檔案、業(yè)務(wù)檔案等采取“立卷”整理方式。這種外在融合的整理方式，符合檔案形成規(guī)律，若不分檔案門類，或都“立卷”整理或都“組件”整理的盲目一刀切，勢必導(dǎo)致或增加檔案整理負(fù)擔(dān)或割裂文件的內(nèi)在聯(lián)系，對檔案的保管和利用產(chǎn)生一定的困難。因“立卷”和“組件”2種整理方式都有其存在的必要性，也都有其局限性，而“卷件融合”則充滿了合理性，兼顧了“立卷”和“組件”的科學(xué)性、系統(tǒng)性、完整性。文書檔案采取“組件”整理方式已有20年的實踐基礎(chǔ)，得到了廣泛認(rèn)可，若科技檔案也采取“組件”整理方式，勢必導(dǎo)致項目混雜、聯(lián)系割裂、檢索分散、利用繁雜，甚至產(chǎn)生無跡可尋、無從下手的雜亂狀況，雖然檔案管理系統(tǒng)的檢索功能強(qiáng)大，但若檔案本身龐雜無序，檔案查全率和查準(zhǔn)率都會下降，無法快速調(diào)閱所需要的檔案；若按科技檔案系統(tǒng)性、完整性、成套性的形成規(guī)律進(jìn)行組卷，檔案查重、歸檔、利用等工作都易于完成。

2）在“立卷”中融入“組件”的件裝、盒裝形式的內(nèi)在融合。如“卷內(nèi)件”以“件”為單位進(jìn)行裝訂，對個別“卷內(nèi)件”以“卷”的形式的進(jìn)行再整理，裝盒方式改“卷裝”為“盒裝”，達(dá)到“卷中有件”和“件中有卷”，便于檔案整理與利用。在“立卷”整理方式中，按立卷原則、立卷分工、立卷程序進(jìn)行立卷分類，立卷分類分年度、分問題、分期限，然后進(jìn)行立卷組合，組合完畢后，目錄編制有案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄2個目錄，裝訂形式是卷皮、目錄、檔案以及備考表捆綁在一起，采取“三孔一線”裝訂方法，檔案管理系統(tǒng)中有案卷管理和卷內(nèi)文件管理兩個功能模塊，且相互關(guān)聯(lián)；在“組件”整理方式中，簡化裝訂形式，卷皮改為檔案盒，將卷內(nèi)文件轉(zhuǎn)變?yōu)椤凹钡恼韱挝?，使用了“歸檔章”，2016年后又將“檔號”列入歸檔文件目錄，將頁碼加入歸檔章，目錄的編制只有歸檔文件目錄，檔案管理系統(tǒng)中僅有歸檔文件管理功能模塊；由此，從“立卷”到“組件”的演變過程中，所謂的“件”就是案卷的“卷內(nèi)文件”轉(zhuǎn)化而來的，在裝訂形式上分化了案卷的卷皮、目錄、檔案、備考表的綁定裝訂，改為“組件”中盒、目錄、檔案、備考表獨立裝訂，在排序上同一年度同一保管期限同一類別下編制統(tǒng)一件號，故而案卷的“卷內(nèi)文件”與“件”并無本質(zhì)不同，僅僅進(jìn)行了形式上的改變。筆者認(rèn)為所謂“卷件融合管理”在立卷的整理方式中可嘗試“卷中有件，件中有卷”，如“卷中有件”主要反映在裝訂形式和歸檔章上，基建檔案按項目、保管期限分類排序后，每卷為1盒，盒內(nèi)根據(jù)文件的密切聯(lián)系由N“件”卷內(nèi)文件組成，左上角加蓋歸檔章，每件裝訂采取三孔一線方式，每件編制檔號，編者頁碼，目錄編制依然為案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄；“件中有卷”主要表現(xiàn)方式為在卷內(nèi)文件的“件”中，根據(jù)檔案的內(nèi)在聯(lián)系，編制封面、卷內(nèi)文件目錄等，達(dá)到便于檔案利用的目的。

3）在檔案編目與檔案檢索中運(yùn)用“卷件融合”思想的創(chuàng)新融合。如研發(fā)檔案編目工具、檔案管理系統(tǒng)升級功能等。創(chuàng)新是引領(lǐng)發(fā)展的第一動力，筆者認(rèn)為運(yùn)用專業(yè)思維結(jié)合計算機(jī)技術(shù)可實現(xiàn)“卷件融合管理”的創(chuàng)新融合。如研發(fā)檔案編目工具，提高檔案編目工作效率，總思路可從卷內(nèi)文件目錄的源頭開始“發(fā)散思維”和“逆向思維”，構(gòu)建它與案卷目錄以及2個機(jī)讀目錄的內(nèi)在關(guān)系，找到從“卷內(nèi)件”到“案卷”轉(zhuǎn)換的檔案編目方法，從而規(guī)范和簡化檔案分類、著錄、統(tǒng)計等；關(guān)鍵環(huán)節(jié)為批量統(tǒng)一設(shè)定編制文件級檔號來涵蓋案卷號、分類號、項目號、卷號、序號等，同時從卷內(nèi)文件目錄直接轉(zhuǎn)換出案卷目錄所包含案卷題名，序號、總頁數(shù)、起止日期等；功能設(shè)定為一鍵“秒殺”的自動生（逆）生，完成快速、智能、靈活的批量著錄任務(wù)；其操作步驟：（1）檔案員只需要在卷內(nèi)文件目錄中著錄檔號、保管期限、序號、文件編號、文件題名、責(zé)任者、日期、頁數(shù)、備注等9項內(nèi)容；（2）單擊生成卷內(nèi)文件機(jī)讀目錄按鈕，16項卷內(nèi)文件機(jī)讀目錄就自動生成了；（3）再單擊生成案卷目錄按鈕后，案卷目錄也大部分自動生成了，只有一個案卷題名需要補(bǔ)充，案卷題名補(bǔ)充著錄后，單擊生成案卷目錄按鈕，案卷機(jī)讀目錄自動生成，就科研檔案的課題檔案編目設(shè)置總規(guī)則后，卷內(nèi)文件目錄著錄完畢后，程序可以全自動生成其他3個目錄。如檔案管理系統(tǒng)功能研發(fā)升級，主要是向檔案管理系統(tǒng)開發(fā)公司定制研發(fā)跨門類檔案的“綜合”檢索功能，通過關(guān)鍵詞+空格+關(guān)鍵詞……的輸入習(xí)慣對檢索檔案進(jìn)行限定查詢，提高檔案的查全率和查準(zhǔn)率。實現(xiàn)能夠在各門類的案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、歸檔文件目錄中進(jìn)行綜合檢索，同時增強(qiáng)檔號在檢索中的定位功能等。

3 卷件融合管理的實現(xiàn)路徑再思考

1）提高認(rèn)識，深度理解“卷件融合管理”的思想內(nèi)涵。卷件融合的本意是規(guī)范、簡化檔案整理規(guī)則，并不是將“立卷”和“組件”兩種整理方式混為一談，而是根據(jù)檔案的形成規(guī)律和內(nèi)容特征來選擇合適的整理方式，如科技檔案采用“立卷”整理方式更能反映文件之間的內(nèi)在聯(lián)系性，文書檔案采用“組件”整理亦符合文件形成規(guī)律，且易于管理和利用。卷件融合并不是將卷件對立起來，而是努力尋求兩者的融合，如從檔案裝訂、檔案編目、檔案檢索、檔案統(tǒng)計檢等角度將卷、件統(tǒng)一起來，或者說是取長補(bǔ)短，達(dá)到檔案保管和利用的目的，只有檔案員能深刻認(rèn)識“卷件融合”管理的實質(zhì)，才能在檔案工作中游刃有余，從而真正規(guī)范和簡化檔案整理，也只有檔案管理員在檔案管理中運(yùn)用檔案專業(yè)思維才能進(jìn)行卷件融合創(chuàng)新，也才能真正規(guī)范和簡化檔案整理規(guī)則。

2）分門別類，準(zhǔn)確理解“卷件融合管理”的整理方式?！傲⒕怼焙汀敖M件”2種整理方式，在整理流程上最大的區(qū)別在于按“卷”整理需要進(jìn)行立卷，也就是將若干份保管期限相同的文件組成一卷，而按“件”整理則無需組卷，直接將每一份文件作為一件檔案[4]。所以“立卷”“組件”兩種整理方式對比而言，在整理上工作量截然不同，“立卷”比““組件”多了排序組合、案卷目錄編制、組合裝訂等；在檔案利用上，因“立卷”比“組件”因卷內(nèi)文件邦定裝訂，導(dǎo)致利用上諸多不便，但對于同一主題檔案大量使用時，“立卷”的優(yōu)越性便得以顯現(xiàn)。因此“卷件融合”還是要對“卷”“件”有所區(qū)分，何種門類檔案采用何種立卷方式，需要慎重考慮，對如何進(jìn)行“卷件融合”的整理方式也需要不斷的實踐，找到更加科學(xué)融合管理模式。

3）創(chuàng)新方法，充分挖掘“卷件融合管理”的內(nèi)在邏輯。創(chuàng)新是引領(lǐng)發(fā)展的第一動力，“檔案整理要適應(yīng)新時代檔案工作需要，就必須不斷引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，不斷創(chuàng)新工作內(nèi)容和模式[5]”如何挖掘“卷件融合”的內(nèi)在邏輯，筆者認(rèn)為運(yùn)用專業(yè)思維和技術(shù)手段，是提高檔案整理的速度和效率的關(guān)鍵，只要深度挖掘?qū)I(yè)與科技的結(jié)合點，用理論武裝頭腦，發(fā)揮工匠精神，不僅僅在檔案編目、檔案檢索上能有所創(chuàng)新，在卷件融合的統(tǒng)計、分類鑒定、檔案利用、檔案編研上都能有所創(chuàng)新，尋求新的工作方法、新的工作模式需要檔案人員不斷的實踐和摸索，不斷增強(qiáng)檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)本領(lǐng)。

4）強(qiáng)化宣傳，徹底講透“卷件融合管理”的流程步驟。檔案整理的流程和步驟是“卷件融合管理”的外延，如何實施“卷件融合管理”不僅涉及檔案部門，更涉及檔案形成部門，只有認(rèn)真研究“卷件融合管理”的流程步驟，向檔案形成部門兼職檔案員說清楚講明白，制定各門類檔案整理規(guī)范、流程步驟，解讀好單位“卷件融合管理”的基本原則、分類要求、組合排序、裝訂打碼、編制目錄、檢索統(tǒng)計以及查閱利用等，進(jìn)一步加大“卷件融合管理”的宣傳力度，或通過制作宣講課件、制作檔案整理流程視頻等，讓“卷件融合管理”在檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用和編研上發(fā)揮重要作用。

4 結(jié)語

卷件融合管理是在檔案整理方面提出的新思路，然而卻直接影響了檔案管理的全過程各方面，對單位的檔案形成部門的檔案收集、整理和歸檔和檔案部門的保管、利用、統(tǒng)計以及檔案編研等產(chǎn)生一定影響，如何運(yùn)用“卷件融合管理”來更好的服務(wù)于檔案管理，需要檔案管理員在檔案實踐中不斷尋求創(chuàng)新，不斷尋求“卷件融合管理”的方式方法，以規(guī)范和簡化檔案整理規(guī)則為目的，強(qiáng)化檔案工作效率，提高檔案管理水平。