創(chuàng)新國(guó)企人事檔案管理提升人力資源管理水平

胡 琳

（兗礦東華重工有限公司煤機(jī)裝備制造分公司，山東 鄒城 273500）

人事檔案管理是人力資源管理的重要組成部分。人事檔案記錄了員工的個(gè)人學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作和就業(yè)經(jīng)歷、政治事件、家庭情況、崗位薪資和獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面，是人事部門(mén)組織在歷史發(fā)展過(guò)程中形成的具有法律效力的一種動(dòng)態(tài)記錄。這些記錄在公司的整體審查、選擇和雇用以及管理工作組織中起著不可替代的作用。因此，了解國(guó)有企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀和問(wèn)題，進(jìn)一步提升人力資源管理水平的方法，對(duì)于更好地發(fā)揮人事檔案管理的作用尤為重要。

1 存在問(wèn)題與缺陷

1.1 擴(kuò)展和反向概念

目前，人事檔案管理是非常傳統(tǒng)的，很少有改革和創(chuàng)新。同時(shí)，一些國(guó)有企業(yè)的人力資源管理仍然有計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的影子，沒(méi)有建立“以人為本”的理念，而用行政管理代替了人力資源管理。這使一些國(guó)有企業(yè)認(rèn)為這檔案管理僅僅是收集和分類(lèi)，他們對(duì)“沒(méi)有損失，沒(méi)有泄漏，外部傳輸和可用文件”感到滿意，并且他們不關(guān)心管理人事檔案、審核和管理，僅由兼職檔案完成。不論好壞，都是同一回事。工作不付出艱辛只是應(yīng)付，不求做到精益求精。

1.2 過(guò)程麻煩且效率低下

人事檔案的整理是檔案組織的基礎(chǔ)。當(dāng)前的材料集合有許多類(lèi)別、繁瑣的鏈接、相反的方法以及更新和補(bǔ)充方面的延遲。紙質(zhì)檔案難以分類(lèi)、存儲(chǔ)和查找，容易損壞且容易弄臟?？傮w而言，任務(wù)保持在“一送一裝”和“相互借調(diào)”的應(yīng)對(duì)狀態(tài)和手動(dòng)模式，甚至減少為“手動(dòng)任務(wù)”。

1.3 材料缺失和變形

首先，很難確保收集和調(diào)用的及時(shí)性和完整性。實(shí)際上，一些新入職員工，在不同職位工作時(shí)沒(méi)有攜帶人事檔案，或者存在固定文件和破壞原始文件等問(wèn)題。對(duì)于已經(jīng)畢業(yè)并工作了10年以上的老員工，個(gè)人檔案在學(xué)生或剛開(kāi)始工作時(shí)仍是固定的。其次，檔案變形程度不同。第三是采集源太窄，范圍太有限。檔案反映情況并不全面，不足以顯示個(gè)人的整體情況。由于機(jī)密性要求，各方?jīng)]有訪問(wèn)檔案的權(quán)限，無(wú)法知道檔案是否完整，也無(wú)法及時(shí)補(bǔ)充和完善。

1.4 缺乏合并業(yè)務(wù)

一些國(guó)有企業(yè)仍然對(duì)人力資源擁有“經(jīng)驗(yàn)+質(zhì)量”管理模型，而對(duì)人事檔案管理和使用進(jìn)行有關(guān)該應(yīng)用程序的查詢，如果什么都沒(méi)有發(fā)生，則倉(cāng)庫(kù)被鎖定。更不用說(shuō)引入大數(shù)據(jù)技術(shù)的失敗和引入大數(shù)據(jù)技術(shù)未能定量分析業(yè)務(wù)人力資源現(xiàn)狀的失敗，它充分證明了人事檔案資源在培育、選擇和利用人力資源方面的合法作用。

2 創(chuàng)新思路與對(duì)策

2.1 及時(shí)更新和保存文件

作為國(guó)企全職高管，人事檔案管理人員除具有基本專(zhuān)業(yè)知識(shí)外，還應(yīng)具有強(qiáng)烈的責(zé)任感。檔案的更新是檔案管理的基本，沒(méi)有特殊的快捷方式。關(guān)鍵是要依靠檔案管理員的職責(zé)以及相關(guān)部門(mén)和員工對(duì)文件的了解。確認(rèn)更改后，將及時(shí)寫(xiě)入檔案。一種是定期為員工寫(xiě)簡(jiǎn)歷或進(jìn)行變更，另一種是建立完善的檔案提交系統(tǒng)。構(gòu)成后，必須提交與員工密切相關(guān)的所有材料，例如聘免材料、薪資材料、黨組材料、獎(jiǎng)懲材料等。三是實(shí)行人事檔案電子化管理。

2.2 改善文件管理環(huán)境，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化

首先，提高檔案管理工作者的技能水平。要保證檔案人員的安置，組織檔案管理人員，及時(shí)參加專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)。二是硬件環(huán)境和軟件設(shè)施的改善。最后，要加強(qiáng)檔案管理的智能性和信息化程度。在文件管理中，有必要結(jié)合傳統(tǒng)管理和網(wǎng)絡(luò)信息管理來(lái)創(chuàng)建智能管理模型。

2.3 改進(jìn)人事檔案的全文數(shù)據(jù)庫(kù)配置

促進(jìn)人事檔案管理的信息化過(guò)程，將文本資料轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)影像資料，充分利用計(jì)算機(jī)和掃描儀等最新設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，轉(zhuǎn)換難以保存為PDF文件，電子照片等的紙質(zhì)文件。計(jì)算機(jī)執(zhí)行全面的分類(lèi)，根據(jù)相關(guān)的分類(lèi)進(jìn)行存儲(chǔ)，改善相關(guān)的信息，并使用計(jì)算機(jī)中的“關(guān)鍵字，年份或分類(lèi)”搜索和查詢功能實(shí)現(xiàn)查找文件的智能化。通過(guò)建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，可以以相同方式存儲(chǔ)、管理和利用人事檔案的文檔和數(shù)據(jù)。配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理專(zhuān)家。

2.4 專(zhuān)業(yè)化

首先是提供專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員。文件的分類(lèi)，信息輸入和更新是一項(xiàng)需要大量的時(shí)間和精力，來(lái)進(jìn)行的精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化、專(zhuān)業(yè)化且連續(xù)性的工作，因此必須擁有專(zhuān)業(yè)的文件管理人員。第二是提高記錄保存者的質(zhì)量。由于文件管理人員的素質(zhì)決定了人工文件管理的質(zhì)量，因此非常有必要提高文件管理人員的專(zhuān)業(yè)水平。 “邀請(qǐng)，外出”的方式加強(qiáng)了交流培訓(xùn)，培訓(xùn)提高了業(yè)務(wù)技能和整體素質(zhì)，有力地確保了工作的順利進(jìn)行。

3 總結(jié)

國(guó)有企業(yè)人事檔案管理需要有關(guān)企業(yè)高管的積極關(guān)注。人事檔案管理的重要性不容忽視，因?yàn)槿耸聶n案管理的實(shí)際需求很小，及時(shí)引入先進(jìn)的信息技術(shù)管理模式，優(yōu)化人事檔案管理，改善檔案管理人事專(zhuān)長(zhǎng)確保人事檔案信息管理的安全性和準(zhǔn)確性，全面提高人力資源管理水平。