基層檔案室資料歸納和利用

吉 艷

（吉林省梨樹縣廉政教育培訓(xùn)中心，吉林 四平 136500）

隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案的規(guī)模急劇增加，同時(shí)人們對(duì)于檔案的需求也在飛速增加。傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不再能夠滿足當(dāng)前人們對(duì)于檔案管理質(zhì)量的需要。因此，作為對(duì)人們未來發(fā)展具有重要影響的檔案管理工作需要認(rèn)識(shí)到自身所肩負(fù)的責(zé)任，積極發(fā)展現(xiàn)代化技術(shù)，促進(jìn)自身管理水平的提升。在檔案管理工作過程當(dāng)中，基層檔案室需要將自身的工作重心逐漸轉(zhuǎn)移到對(duì)檔案的現(xiàn)代化管理上來，從而為人們提供更好的檔案服務(wù)。

1 提升檔案管理者素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理意識(shí)

1.1 提高檔案管理人員的素質(zhì)

想要提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，既需要讓檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)以及工作水平得到提升，同時(shí)更需要對(duì)檔案管理工作人員的思想道德進(jìn)行培養(yǎng)，加強(qiáng)教育培訓(xùn)的力度，努力培養(yǎng)出具有優(yōu)秀責(zé)任感、業(yè)務(wù)技能熟練、工作作風(fēng)優(yōu)良的檔案管理人員。檔案管理工作者自身也需要努力學(xué)習(xí)，服從黨和政府對(duì)于檔案管理工作的需要，要解放思想、勇于擔(dān)當(dāng)，提升自身對(duì)于工作崗位的適應(yīng)程度，培養(yǎng)自身的工作責(zé)任感，不斷地深入研究發(fā)展如何做好本職工作。同時(shí)還需要培養(yǎng)檔案管理工作人員的法治意識(shí)，認(rèn)識(shí)到在檔案管理工作當(dāng)中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)以及其中所隱含的價(jià)值。檔案管理的質(zhì)量將會(huì)直接關(guān)系到單位未來的發(fā)展高低，只有在現(xiàn)代化的思想指導(dǎo)下才會(huì)讓檔案管理發(fā)揮應(yīng)用的作用，因此需要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理的重視程度。

1.2 增強(qiáng)檔案管理意識(shí)

想要增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，提升全體人員對(duì)于檔案的認(rèn)知，首先就需要針對(duì)工作人員進(jìn)行各種檔案知識(shí)以及檔案業(yè)務(wù)的宣傳語培訓(xùn)，可以通過定期制作與檔案有關(guān)的宣傳冊(cè)，分發(fā)到各個(gè)員工當(dāng)中進(jìn)行學(xué)習(xí)，同時(shí)檔案管理人員還需要積極參與到檔案管理宣傳的過程當(dāng)中，仔細(xì)講解檔案管理過程當(dāng)中所涉及的知識(shí)，并且認(rèn)真的對(duì)每一個(gè)步驟進(jìn)行分析，做到全體員工都能夠認(rèn)識(shí)到：在檔案管理項(xiàng)目工作結(jié)束時(shí)，如果沒有按時(shí)整理完檔案資料就不算完成檔案的整理工作。

2 做好數(shù)據(jù)化準(zhǔn)備，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理當(dāng)中發(fā)揮著十分重要的作用，同時(shí)也是規(guī)模龐大的工程，尤其是涉及一些大型項(xiàng)目，其中的檔案不僅數(shù)量巨大，復(fù)雜程度也非常高。如果缺乏一套完整的科學(xué)化、系統(tǒng)化的管理流程，一定會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失，最終影響到檔案管理工作的質(zhì)量。因此，在開展檔案管理工作時(shí)，需要充分控制好一下幾個(gè)要點(diǎn)：

2.1 檔案管理主次分明、循序漸進(jìn)

進(jìn)行檔案管理的目的就是為了實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的充分利用。通過信息技術(shù)就能夠很好的實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)發(fā)展的支持下，信息技術(shù)檔案管理是當(dāng)前基層檔案室歸納和利用發(fā)展的必經(jīng)之路。在推動(dòng)計(jì)算機(jī)技術(shù)管理的進(jìn)程當(dāng)中，需要結(jié)合整體檔案的價(jià)值，重要性以及開放性等因素，來對(duì)檔案進(jìn)行高效率的管理，同時(shí)還需要對(duì)核心檔案做好加工工作。通過這樣的方式，能夠讓檔案的利用程度得到提升，實(shí)現(xiàn)資源的充分利用。

2.2 檔案管理層次分明、提高效率

在對(duì)檔案進(jìn)行分次分批著錄時(shí)，可以將案卷分成不同的等級(jí)層次來進(jìn)行。簡(jiǎn)而言之，就是針對(duì)蘊(yùn)含價(jià)值不足或者反映的問題比較簡(jiǎn)單的檔案進(jìn)行案卷級(jí)的著錄，使涉及同一種類型的檔案能夠通過排列組合的方式進(jìn)行統(tǒng)一管理。在對(duì)涉及的問題比較復(fù)雜的檔案進(jìn)行著錄時(shí)，可以進(jìn)行檔案級(jí)的著錄。通過采取這樣的方式來對(duì)檔案進(jìn)行處理，不僅能夠?qū)n案的主要特征以及主要內(nèi)容進(jìn)行展示，同時(shí)還能夠讓檔案管理的效率得到提升，節(jié)省檔案著錄的時(shí)間，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)節(jié)約資源的目的。

2.3 檔案管理分門別類、利用基礎(chǔ)

在面向檔案卷基礎(chǔ)較為良好的案卷進(jìn)行著錄的過程當(dāng)中，可以直接根據(jù)檔案的目錄來進(jìn)行指引，來引導(dǎo)向其他的檔案管理形式。比如，可以通過使用關(guān)鍵詞的方式來將檔案的內(nèi)容直接與數(shù)據(jù)庫進(jìn)行連接，通過計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的統(tǒng)一編號(hào)管理。通過這樣的分類方式，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案的高效利用，同時(shí)還能夠在原有的基礎(chǔ)之上實(shí)現(xiàn)對(duì)著錄環(huán)節(jié)的監(jiān)督與控制，使得著錄的效率得到提升。

3 做好檔案利用的信息反饋

由于檔案管理屬于動(dòng)態(tài)管理，其中每一個(gè)環(huán)節(jié)都緊密聯(lián)系，是持續(xù)不斷的活動(dòng)。通過對(duì)檔案所發(fā)揮的效果進(jìn)行分析，不僅能夠?qū)Ξ?dāng)前的工作進(jìn)行評(píng)價(jià)，更重要的是能夠?yàn)槲磥硭枰M(jìn)行的工作提供指導(dǎo)。加強(qiáng)對(duì)檔案反饋信息的分析，能夠發(fā)現(xiàn)檔案管理過程當(dāng)中每一個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中可能存在的問題，從而輔助檔案管理質(zhì)量的提升。檔案利用效果信息的反饋主要分為兩個(gè)方面。首先是檔案信息輸出所發(fā)揮的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。需要檔案管理部門積極建設(shè)信息反饋渠道，通過開展調(diào)研工作來查看檔案所發(fā)揮的作用，這是非常重要的信息反饋方式，其中就包含了檔案的實(shí)際使用者對(duì)于本次檔案使用效果的評(píng)價(jià)與意見，能夠在其中發(fā)現(xiàn)當(dāng)前檔案管理當(dāng)中的問題。同時(shí)還可以通過更加創(chuàng)新的調(diào)研形式來廣泛采納意見，具體有意見簿和座談會(huì)等形式，方便從更全面的角度來對(duì)當(dāng)前檔案管理的質(zhì)量進(jìn)行評(píng)價(jià)。第二就是健全檔案統(tǒng)計(jì)的工作，通過表格來對(duì)當(dāng)前檔案管理的情況和檔案管理水平進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，方便檔案管理部門制定下一步的管理方針，有利于檔案管理質(zhì)量的提升。

4 總結(jié)

總而言之，想要提升基層檔案室資料的歸納和利用效率，首先就需要做好檔案管理人才的培養(yǎng)工作，只有拉起一支作風(fēng)優(yōu)良、質(zhì)量過硬的檔案管理人才隊(duì)伍，才能夠在未來的發(fā)展過程當(dāng)中取得優(yōu)異的成績(jī)。同時(shí)還需要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有人才的培養(yǎng)，積極開展講座。第三，還需要重視對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)基層檔案的管理效率與管理質(zhì)量。第四需要做好檔案管理的反饋工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)在工作過程當(dāng)中的問題，為檔案管理的發(fā)展作出貢獻(xiàn)。