事業(yè)單位干部人事檔案管理優(yōu)化路徑探索

潘麗芬

（麗水市蓮都區(qū)民政綜合救助服務(wù)中心，浙江 麗水 323000）

在事業(yè)單位中，人事部門會對單位的干部建立人事檔案，記錄與其相關(guān)的一系列信息。干部人事檔案信息中所記錄的內(nèi)容較多，其中較為重要的便是對干部參加學(xué)習(xí)活動以及社會活動具體表現(xiàn)的詳細(xì)、全面記錄。干部人事檔案是干部個人成長與發(fā)展軌跡的真實(shí)寫照。在加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)過程中，可將干部人事檔案作為重要資料，用其來衡量干部的素質(zhì)與才能是否可勝任某一崗位工作，繼而確保人力資源的合理優(yōu)化配置。當(dāng)前，事業(yè)單位的干部人事檔案管理存在一些問題，應(yīng)立足現(xiàn)實(shí)進(jìn)行優(yōu)化，以提升干部人事檔案管理的質(zhì)量。

1 事業(yè)單位干部人事檔案管理的重要性

干部職工的人事檔案彌足珍貴，它是對干部成長發(fā)展動態(tài)歷程的一種真實(shí)折射，并在事業(yè)單位干部隊伍優(yōu)化、人才培養(yǎng)中發(fā)揮著不可小覷的作用。毋庸置疑，高質(zhì)量、高水平的干部人事檔案管理可促進(jìn)干部人事檔案的更高效率運(yùn)用，更能助推干部隊伍優(yōu)化。自新的《干部人事檔案工作條例》出臺以來，加強(qiáng)干部人事檔案管理有著更加重要的價值：干部人事檔案信息可為事業(yè)單位組織決策的科學(xué)、合理性與規(guī)范性提供重要的參考，讓組織決策更可靠、有效。總之，為實(shí)現(xiàn)新時代事業(yè)單位的蓬勃發(fā)展，應(yīng)從強(qiáng)化對干部人事檔案的管理上來著手。

2 事業(yè)單位干部人事檔案管理存在的問題

1）對檔案管理缺乏重視。在新的時代背景下，事業(yè)單位的干部人事檔案管理應(yīng)與時俱進(jìn)，在管理理念、制度、方式等各個方面加以優(yōu)化，以提高管理的質(zhì)量。但就目前來說，部分事業(yè)單位對干部人事檔案管理缺乏足夠的重視。一方面，單位領(lǐng)導(dǎo)層的人事檔案管理意識淡薄，對干部人事檔案重要性的認(rèn)知不夠全面。他們認(rèn)為檔案只是對干部職工一些個人信息記錄，其對單位發(fā)展起不到直接的作用。另一方面，檔案管理資金投入少，硬件設(shè)備不完善，這極大制約了檔案管理工作的有效性開展。此外，事業(yè)單位缺乏對干部人事檔案管理工作人員的培訓(xùn)。這導(dǎo)致了工作人員素質(zhì)偏低，難以滿足新時期檔案管理工作的高質(zhì)量需求。

2）干部檔案的質(zhì)量不高。只有高質(zhì)量的干部人事檔案才能提高組織決策的科學(xué)性。但現(xiàn)下而言，一些事業(yè)單位的干部人事檔案質(zhì)量不高，這主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：首先，內(nèi)容不全面。干部檔案材料大都以舊材料為主，而新材料鮮有，這導(dǎo)致了干部的才能、近期業(yè)績成果等現(xiàn)實(shí)面貌得不到真實(shí)顯現(xiàn)。其次，檔案材料不規(guī)范。一方面，干部人事檔案的填寫不夠規(guī)范，填寫人員并未按照相關(guān)要求規(guī)范、有序、嚴(yán)格填寫，這讓檔案管理存在隱患。另一方面，檔案材料的裝訂不規(guī)范。最后，歸檔的干部人事檔案審查不嚴(yán)格。比如，有些材料未經(jīng)組織蓋章、干部本人簽名便急著歸檔。

3）干部檔案管理手段落后。管理手段落后、信息化水平低等是目前干部人事檔案管理面臨的棘手問題。受傳統(tǒng)檔案管理理念與方式的影響，一些事業(yè)單位中的檔案管理人員依然采用傳統(tǒng)的手工操作、手工歸檔方式開展工作。這種方式十分低效，不僅影響了干部人事檔案信息的管理水平，也不利于其信息服務(wù)功能的發(fā)揮。

3 事業(yè)單位干部人事檔案管理的優(yōu)化路徑

1）提高對干部人事檔案管理的重視度。首先，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)在思想和行動上提高對干部人事檔案管理重要性的認(rèn)知。事業(yè)單位應(yīng)組織領(lǐng)導(dǎo)層、管理層等學(xué)習(xí)關(guān)于干部人事檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)、制度條例，如學(xué)習(xí)新的《干部人事檔案工作條例》。通過系統(tǒng)性學(xué)習(xí)，促使領(lǐng)導(dǎo)層理念發(fā)生轉(zhuǎn)變，使其真正重視干部人事檔案管理工作。其次，加大資金支持與設(shè)備投入力度，將干部人事檔案管理落到實(shí)處。加大資金投入，建立專門的檔案室，并運(yùn)用先進(jìn)設(shè)備對檔案室內(nèi)的溫度、濕度等進(jìn)行智能監(jiān)控，以確保檔案室內(nèi)人事檔案材料放置環(huán)境的優(yōu)良性；增加防火防盜設(shè)施，最大限度減少檔案室的安全隱患，確保檔案室內(nèi)資料完整、系統(tǒng)與全面。為了提高干部人事檔案管理的信息化水平，事業(yè)單位應(yīng)在確保單位正常運(yùn)營的情況下加大對信息化建設(shè)的資金投入，為新時期人事檔案工作的高效開展提供資金、設(shè)備與技術(shù)支撐。

2）加強(qiáng)干部人事檔案管理的人才隊伍建設(shè)。干部檔案人事管理工作繁瑣復(fù)雜，工作量大，且具有一定的紀(jì)律性與保密性，需要配備專門的檔案管理人員開展工作。這樣，才能進(jìn)一步提高檔案管理的效率，確保干部人事檔案資料的高效整理、歸檔、保存與傳遞。因此，要加強(qiáng)對干部人事檔案管理的人才隊伍建設(shè)。

目前，很多事業(yè)單位的檔案管理人員并非專業(yè)，大都以兼職居多，為了改善這種情況，就必須引入高素質(zhì)的干部人事檔案管理人員。在人才引入時，應(yīng)聘用工作經(jīng)驗豐富、專業(yè)對口，綜合素質(zhì)高的人才來充實(shí)檔案管理人才隊伍。

3）完善和優(yōu)化干部檔案人事管理的制度。首先，建立檔案鑒別審核歸檔制度。目前事業(yè)單位人事檔案管理質(zhì)量差的一個重要原因是對檔案的歸檔并未按照相關(guān)規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行，而是草草了事，這極大降低了干部人事檔案的使用價值。其次，建立對檔案管理工作人員的監(jiān)督與獎懲制度。應(yīng)明確工作人員的工作職責(zé)，并加強(qiáng)對工作人員工作的監(jiān)督，使其能夠按照工作要求高效完成檔案管理。對于能夠在有限的時間內(nèi)高質(zhì)完成干部人事檔案管理工作的人員，應(yīng)給予一定的物質(zhì)激勵或精神激勵。對于在工作中散漫懶惰，敷衍以對的工作人員，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況對其予以懲罰。

4）提高干部人事檔案管理的信息化水平。首先，加強(qiáng)干部人事檔案內(nèi)容的信息化建設(shè)。將一些使用頻率較高、查詢搜索頻繁的干部檔案信息錄入到信息化系統(tǒng)中來。其次，加強(qiáng)對干部人事檔案信息的動態(tài)管理。應(yīng)運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)加大對繁瑣冗雜干部人事檔案信息的管理，使管理更加智慧、動態(tài)化。例如，對某位干部的檔案信息管理，應(yīng)從經(jīng)歷、政績、獎懲等各個方面進(jìn)行分類，讓整個檔案信息一目了然。使用者在進(jìn)行信息搜尋時，可通過關(guān)鍵詞，快速查詢到所需信息。此外，還要做好檔案信息的保密工作。可對干部檔案信息進(jìn)行加密處理，劃分機(jī)密等級，并設(shè)置好查看權(quán)限，以提高檔案信息查詢的精準(zhǔn)性與安全性。

4 結(jié)語

在新時期，事業(yè)單位的干部人事檔案管理工作日漸復(fù)雜，它的科學(xué)性、專業(yè)性、服務(wù)性特點(diǎn)愈加明顯，這對檔案管理人員提出了更高的要求。針對當(dāng)下事業(yè)單位干部人事檔案管理存在的一些問題，應(yīng)立足干部人事檔案管理現(xiàn)狀，探索可行的優(yōu)化路徑。具體而言，可從提升重視度、建設(shè)人才隊伍、優(yōu)化管理制度、提高管理信息化水平四個方面來落實(shí)。事業(yè)單位干部人事檔案管理人員應(yīng)低頭做事，兢兢業(yè)業(yè)，更應(yīng)抬頭望遠(yuǎn)，與時俱進(jìn)，努力在工作實(shí)踐中探索出檔案管理的創(chuàng)新方式，以全面提升干部人事檔案管理水平。