高校學(xué)生資助檔案規(guī)范化管理探討

嚴(yán)先朋

（中國民用航空飛行學(xué)院，四川 德陽 618307）

高校要對家庭經(jīng)濟困難的學(xué)生實施扶貧工作，主要依據(jù)是學(xué)生的資助檔案。檔案所包含的內(nèi)容是十分廣泛，其中不僅有學(xué)生的基礎(chǔ)信息，還涉及學(xué)生的家庭和相關(guān)村鎮(zhèn)的信息。所以，學(xué)生的資助檔案具有復(fù)雜性和龐大性，其構(gòu)建的體系是十分豐富的。要有效的開展扶貧工作，學(xué)生的資助檔案必須要準(zhǔn)確的規(guī)范，在我國，對于資助檔案的類別劃分主要為四個方向，聲像、財務(wù)、表冊和綜合。將資助檔案的建立進(jìn)一步完善，才能推動資助工作的開展。本文主要以高校為背景，分析了學(xué)生資助檔案管理的現(xiàn)狀以及解決的有效途徑。希望給相關(guān)工作人員提供一些有效的建議和借鑒，也希望給高校資助工作的開展奠定一個良好的方向。

1 高校學(xué)生資助檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 學(xué)生資助檔案管理缺乏規(guī)范化

在資助檔案管理的過程中，許多學(xué)校都缺乏統(tǒng)一的規(guī)范性。雖然教育不斷發(fā)展的基礎(chǔ)上，各個院校的資助工作也不斷深入，但對學(xué)生資助檔案的內(nèi)容并沒有明確的文件規(guī)定。所以學(xué)生的資助檔案來源十分的廣泛，且具有復(fù)雜性。其中包含管理制度、部門文件和申請表等，這些都是資助檔案的重要組成部分。除此之外，資助檔案管理的隊伍水平也存在很大的差異性，高校學(xué)生的資助檔案通常由資助中心和輔導(dǎo)員保管，但他們本身是沒有接受過專業(yè)管理培訓(xùn)的，這對于資助檔案管理的質(zhì)量會有嚴(yán)重的影響。

1.2 學(xué)生資助檔案信息化建設(shè)落后

互聯(lián)網(wǎng)時代的來臨，促進(jìn)了信息技術(shù)的發(fā)展。信息技術(shù)逐步滲透到各行各業(yè)的發(fā)展中，給資助檔案的管理卻帶來了一定的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的資助檔案管理都是以紙質(zhì)為主。紙質(zhì)檔案具有一定的信息優(yōu)勢，但要對其實施動態(tài)化管理具有很高的難度。和紙質(zhì)檔案相比較，電子檔案的形式有著明顯的動態(tài)，其富含的信息也更加的豐富，交接的形式也更加的便捷，可以在管理的過程中節(jié)約大量的人力和物力資源。資助檔案交接的過程中，需要將學(xué)生的家庭經(jīng)濟情況和相關(guān)信息進(jìn)行及時的對接。在這樣的基礎(chǔ)上，必須要加強信息化建設(shè)，提高管理質(zhì)量。

1.3 學(xué)生的資助檔案利用率低

在高校學(xué)生資助檔案管理的過程中，資助檔案的利用率低是管理中的普遍問題。資助檔案更多是作為學(xué)生接受資助的憑證和記錄，并沒有跟進(jìn)學(xué)生接受資助過后的學(xué)習(xí)和生活情況。事實上，資助檔案中的優(yōu)秀學(xué)生可以作為勵志教學(xué)的典型，可以引導(dǎo)學(xué)生的勵志思想和感恩思想，但是學(xué)校并沒有考慮到這一點，資助檔案的利用率很低還體現(xiàn)在無法量化貧困生家庭的經(jīng)濟情況。在貧困生認(rèn)定的過程中，證明的材料獲取并不苦難，所以很容易存在造假的情況，這對于資助檔案的使用率也有著嚴(yán)重的影響。

2 高校學(xué)生資助檔案規(guī)范化管理的有效策略

2.1 完善管理制度，加強專業(yè)化管理

要將學(xué)生的資助檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，資助檔案的管理制度是不可缺少的，要完善和規(guī)范其管理制度，再確定其所屬部門。具備以上條件之后，再將資助檔案的歸檔時間和所屬部門責(zé)任進(jìn)行明確的規(guī)定。在這一環(huán)節(jié)中，高校需要對相關(guān)部門加強監(jiān)督。需要有明確的規(guī)定，學(xué)校要加強監(jiān)督機制。其次，要明確學(xué)生資助檔案管理的內(nèi)容，所以在管理資助檔案的過程中，一定要明確其內(nèi)容。最后，要確定資助檔案的保存時限。資助檔案的管理過程中，除了學(xué)生的認(rèn)定檔案之外，其它的內(nèi)容材料都有著重要的價值和作用，可以作為后期資助工作開展的重要依據(jù)，所以要確定資助檔案的保存時限[1]。

2.2 加強電子信息化建設(shè)，實現(xiàn)資助檔案的動態(tài)化管理

電子信息技術(shù)可以在很大程度上提升工作的效率，節(jié)約人力和物力成本，所以在資助檔案的管理過程中，要加強其信息化建設(shè)。要做到這一點，可以從三個方面入手。首先，充分利用教育部門的學(xué)生資助管理信息系統(tǒng)，以此為信息平臺，構(gòu)建資助檔案管理系統(tǒng)。其次，加大對學(xué)生的資助檔案管理資金投入，資 助檔案管理的過程中，需要及時更新信息，提升網(wǎng)絡(luò)檔案的查詢速度。最后，加強資助檔案管理人員的電子意識，提升其管理質(zhì)量[2]。

2.3 要充分發(fā)揮資助檔案的價值

扶貧工作的開展，是國家對于教育發(fā)展的支持和推動，但是工作開展的過程中，對于學(xué)生的貧困認(rèn)定卻存在很大的虛假性。所以資助檔案管理的過程中，一定要提升利用率，及時更新信息。除此之外，對于資助檔案背后的故事，管理人員要進(jìn)一步深入，這樣不僅可以加強學(xué)生的思想教育，還能幫助學(xué)生樹立正確的思想觀念。學(xué)生的思想建設(shè)在扶貧工作開展的過程中有著重要的作用，加強學(xué)生的思想教育，對于資助檔案管理的規(guī)范化，有著重要的作用和意義[3]。

2.4 提高檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)

資助檔案管理的過程中，管理人員有著重要的作用和影響，管理人員的專業(yè)素養(yǎng)可以在一定程度上決定資助檔案管理的質(zhì)量和水平。要規(guī)范化管理資助檔案，學(xué)校必須要加強管理的專業(yè)素養(yǎng)提升。要做到這一點，學(xué)?？梢远ㄆ陂_展培訓(xùn)，加強管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。除此之外，還可以加強管理人員的信息技術(shù)操作能力，能有效提升資助檔案管理的規(guī)范化[4]。

3 結(jié)語

綜上所述，資助檔案是學(xué)校開展扶貧工作的重要基礎(chǔ)，所以在資助檔案管理的過程中，必須要加強其信息化建設(shè)，完善規(guī)范化管理制度。只有這樣，才能提升資助檔案的作用和價值。