精細(xì)化管理模式在事業(yè)單位檔案管理工作中的應(yīng)用研究

李亞茹

（淄博市衛(wèi)生人才交流服務(wù)中心，山東 淄博 255000）

事業(yè)單位檔案管理工作中應(yīng)用精細(xì)化管理模式，不僅可以將檔案管理流程達(dá)到精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化的效果，也可以明確檔案管理人員職責(zé)內(nèi)容，促進(jìn)檔案管理工作朝著高效、精準(zhǔn)的方向發(fā)展。精細(xì)化管理模式如何在事業(yè)單位檔案管理工作中有效的應(yīng)用，是目前各相關(guān)人員需要考慮的問題。

1 現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)存的問題

1.1 缺乏完善的檔案管理制度

通過對部分事業(yè)單位檔案管理工作實(shí)際情況的調(diào)研和分析，發(fā)現(xiàn)各事業(yè)單位普遍存在對檔案管理工作不夠重視的問題，加上缺乏完善的檔案管理制度，使得檔案管理工作應(yīng)用精細(xì)化管理模式效果不佳，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量下降。因檔案管理制度的缺失，不僅無法為事業(yè)單位決策提供參考依據(jù)，也缺乏相應(yīng)經(jīng)驗(yàn)和基礎(chǔ)理論，進(jìn)而致使事業(yè)單位精細(xì)化檔案管理工作不能順利開展。

1.2 檔案管理工作效率不高

隨著經(jīng)濟(jì)與科學(xué)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展和進(jìn)步，現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用，不僅能夠有效提升檔案管理工作效率，也有利于精細(xì)化檔案管理工作順利開展[1]。但從現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理工作實(shí)況來看，因事業(yè)單位對檔案管理這一部分資金投入相對較少，沒有完善的基礎(chǔ)設(shè)施，使得檔案管理工作效率不高，不但阻礙了現(xiàn)代化事業(yè)單位良好的發(fā)展，也影響了對精細(xì)化管理模式的應(yīng)用。

1.3 檔案資源利用率低

受傳統(tǒng)管理模式根深蒂固的影響，檔案管理工作不僅存在效率低的問題，對檔案資源的利用率也相對較低，隨著時間推移，逐漸使得事業(yè)單位檔案管理功能喪失。加上檔案管理流程較為復(fù)雜和繁瑣，對事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)用精細(xì)化管理模式帶來了一定的阻礙，影響檔案管理工作質(zhì)量的同時，也導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作無法朝著規(guī)范化、精準(zhǔn)化的方向發(fā)展。

2 事業(yè)單位檔案管理工作中應(yīng)用精細(xì)化管理模式的對策

2.1 精細(xì)化檔案管理流程

隨著時代不斷發(fā)展，各行業(yè)領(lǐng)域的工作模式與工作流程也在不斷改變，事業(yè)單位也不例外，尤其是檔案管理工作，現(xiàn)下發(fā)展形勢要求事業(yè)單位檔案管理工作，不僅需要具備高素質(zhì)的管理隊(duì)伍，也要精細(xì)化檔案管理流程[2]。目前是科學(xué)技術(shù)發(fā)達(dá)的時代，利用現(xiàn)代化技術(shù)，提升精細(xì)化管理模式應(yīng)用效果，促使檔案管理工作效率與質(zhì)量得到提高的同時，也能真正達(dá)到精細(xì)化檔案管理流程的效果。精細(xì)化管理模式在事業(yè)單位檔案管理工作中的應(yīng)用，不但有利于規(guī)范現(xiàn)階段檔案管理工作，也能讓工作人員嚴(yán)格按照相對應(yīng)的管理流程對檔案信息進(jìn)行記錄、歸檔、建檔以及存儲等，進(jìn)而逐漸形成一套精細(xì)化的檔案管理體系，便于事業(yè)單位隨時查閱檔案信息，將精細(xì)化管理準(zhǔn)確落實(shí)到檔案管理每個工作環(huán)節(jié)中，從而確保事業(yè)單位精細(xì)化檔案管理工作順利進(jìn)行。

2.2 建立健全檔案管理制度

完善的管理制度，有利于工作規(guī)范化的同時，也能有效促進(jìn)工作質(zhì)量的提升。因此，事業(yè)單位檔案管理工作要想充分發(fā)揮應(yīng)用精細(xì)化管理模式的效用，前提是必須要建立健全的檔案管理制度，根據(jù)自身實(shí)際情況，不斷完善檔案管理制度內(nèi)容和范疇，以此來保證檔案管理制度精準(zhǔn)落實(shí)到位。強(qiáng)化事業(yè)單位各級人員對檔案管理工作重要性的意識，明確檔案管理人員崗位職責(zé)內(nèi)容，做好檔案管理工作各項(xiàng)環(huán)節(jié)的銜接，增強(qiáng)檔案管理功能性，檔案精細(xì)化管理工作開展時，應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理制度來進(jìn)行，借助信息化技術(shù)來深化檔案管理工作內(nèi)容，優(yōu)化檔案管理工作環(huán)節(jié)，保證檔案信息安全的同時，也能最大限度提升事業(yè)單位檔案管理工作效率和質(zhì)量，從而確保事業(yè)單位各項(xiàng)工作高效性的開展。

2.3 加強(qiáng)信息化檔案管理建設(shè)

實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，有利于將精細(xì)管理落實(shí)到檔案管理實(shí)際工作中，靈活運(yùn)用信息化技術(shù)，建立信息化檔案管理平臺，加快推進(jìn)事業(yè)單位檔案精細(xì)化管理的同時，也能進(jìn)一步提升檔案管理工作效率和質(zhì)量。首先，事業(yè)單位應(yīng)加大對檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入，強(qiáng)化信息化基礎(chǔ)設(shè)備配置，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理，在一定程度上能夠避免過去紙質(zhì)檔案極易丟失且不便儲存的問題，大大地提升了檔案管理質(zhì)量；其次，為了提升文本檔案資料與電子檔案資料存儲安全性，安裝安全性高的系統(tǒng)軟件，最大限度保護(hù)事業(yè)單位檔案資料，降低外界因素對信息化檔案管理平臺的干擾；最后，盡快完善檔案管理部門工作環(huán)境，滿足檔案管理工作要求，提升檔案管理基礎(chǔ)工作水平，從而為事業(yè)單位檔案精細(xì)化管理的開展和落實(shí)打好基礎(chǔ)。

2.4 深化檔案管理服務(wù)功能

檔案管理主要服務(wù)于事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開展，精細(xì)化檔案管理有助于減少不規(guī)范工作行為的同時，也能有效提升精細(xì)化管理模式應(yīng)用效果。進(jìn)一步深化檔案管理服務(wù)功能，保證事業(yè)單位各項(xiàng)工作有序銜接，并能夠建立高效、良好的溝通關(guān)系，通過不斷完善檔案管理制度與精細(xì)化檔案管理流程，提升檔案管理服務(wù)水平，充分發(fā)揮檔案管理工作真正的作用，從而為事業(yè)單位各部門提供更加便捷的服務(wù)。

3 結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理工作中精細(xì)化管理模式的應(yīng)用，有利于提高檔案管理工作效率與質(zhì)量的同時，也能有效解決事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題，完善檔案管理制度，強(qiáng)化工作人員職責(zé)意識，明確崗位工作職責(zé)內(nèi)容，確保檔案管理流程精細(xì)化，從而促進(jìn)事業(yè)單位長遠(yuǎn)穩(wěn)定的發(fā)展。