試論提高事業(yè)單位檔案管理有效性的策略分析

高之良

（江蘇省連云港市贛榆區(qū)班莊鎮(zhèn)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)服務(wù)中心，江蘇 連云港 222132）

近年來，隨著我國對(duì)檔案管理工作的日益重視，事業(yè)單位檔案管理工作也逐漸浮現(xiàn)在人們的視野之中，在促進(jìn)事業(yè)單位管理一體化、現(xiàn)代化方面起著重要的作用。傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理工作正在打開信息化的大門，讓沉睡的檔案信息資源蘇醒，單一的檔案部門管理走向多業(yè)務(wù)科室團(tuán)隊(duì)合作，事業(yè)單位檔案管理工作不斷融入了現(xiàn)代化的發(fā)展因素，面對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代的全新機(jī)遇，勇于迎接巨大挑戰(zhàn)，檔案管理水平得到了大幅度的提升，原來粗放的檔案管理模式被逐一細(xì)化，人民群眾對(duì)事業(yè)單位檔案管理服務(wù)工作的滿意度也得到了顯著增加，檔案管理的自身價(jià)值得到了充分發(fā)揮，事業(yè)單位檔案管理工作迎來了蓬勃發(fā)展的新時(shí)代。

1 事業(yè)單位的檔案管理問題

1.1 對(duì)檔案管理工作缺乏重視

在新形勢(shì)下，越來越多的事業(yè)單位意識(shí)到了檔案管理的重要性，并且將檔案管理當(dāng)成重要的工作內(nèi)容，但是，仍有一部分事業(yè)單位并沒有對(duì)檔案管理工作給予高度重視，將更多的注意放在單位的主營業(yè)務(wù)上，對(duì)于檔案管理工作缺乏重視。加之，管理人員常常默默無聞，長期難以引起人們的關(guān)注，漸漸的檔案管理工作就會(huì)被相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和管理層所忽視。事業(yè)單位的檔案管理工作是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，檔案從收集到最終的歸檔往往需要花費(fèi)較長的時(shí)間，并且涉及的人員非常多，在短時(shí)間內(nèi)也難以取得一定的成就，事業(yè)單位的檔案管理工作一般很難做出顯著的功績，這也導(dǎo)致人們很容易忽視事業(yè)檔案的管理工作。

1.2 事業(yè)單位檔案管理制度不夠完善

在我國事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展中，檔案管理時(shí)常會(huì)發(fā)生混亂的情況，而造成這種情況的主要原因是在檔案管理中沒有對(duì)檔案管理制定有依據(jù)的制度，這就使得員工對(duì)檔案的整理工作難度加大。事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)對(duì)原有的制度未有效執(zhí)行，使得少數(shù)制度沒有實(shí)際的管理效果，在事業(yè)單位的檔案管理中，經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)相關(guān)管理人員在檔案外借時(shí)雖然會(huì)做好記錄，但是對(duì)檔案并沒有過多的管理，超出檔案借閱時(shí)間，沒有采取措施取回檔案。在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，沒有明確對(duì)職業(yè)等級(jí)進(jìn)行劃分，也缺少對(duì)員工的激勵(lì)政策，長時(shí)間發(fā)展會(huì)消磨掉員工的工作積極性，導(dǎo)致開展檔案管理時(shí)缺乏認(rèn)知。除此之外，在社會(huì)的不斷發(fā)展中，信息量也在不斷增加，如果不及時(shí)更新政策，就會(huì)加大檔案管理人員的工作量，從而導(dǎo)致檔案管理問題出現(xiàn)。

1.3 檔案管理人員的綜合素養(yǎng)有待提升

在事業(yè)單位的檔案管理工作中，工作人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)是非常重要的一個(gè)因素，而以往的檔案管理部門通常有一些兼職或兼崗的情況，這是對(duì)檔案管理工作不夠重視的表現(xiàn)，一些檔案管理人員缺乏專業(yè)的思維能力與專業(yè)技術(shù)，對(duì)于檔案管理工作很難做到標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化管理，使工作效率與服務(wù)質(zhì)量嚴(yán)重受到阻礙，工作人員的松懈與不重視是影響檔案工作開展的重要因素。另外，事業(yè)單位的檔案管理工作人員，還需要具備高度的工作責(zé)任心與綜合素養(yǎng)，檔案管理工作不只是表面上的整理與歸檔查閱，而是需要深厚的知識(shí)水平與專業(yè)技能做支撐，不然會(huì)嚴(yán)重影響檔案管理工作的開展與進(jìn)步。

2 提高事業(yè)單位檔案管理有效性的策略

2.1 加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視程度

當(dāng)前，我國已經(jīng)全面進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時(shí)代，大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，事業(yè)單位的檔案管理面臨著新的挑戰(zhàn)，如果事業(yè)單位檔案管理還停留在原來的水平，那么就很難跟上時(shí)代的腳步，難以適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展需求。針對(duì)這種情況，事業(yè)單位檔案管理人員務(wù)必提高對(duì)檔案管理的重視程度，管理層和領(lǐng)導(dǎo)者只有深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，才能對(duì)檔案的信息化管理作出正確的決策，并結(jié)合時(shí)代的發(fā)展來制定更加完善和科學(xué)的檔案管理制度，以促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的順利改革。

2.2 進(jìn)一步創(chuàng)新檔案管理制度

一方面，基層事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展離不開檔案管理工作的支撐，而制定一套完善的管理體系，不但可以切實(shí)提升事業(yè)單位的管理水平，同時(shí)還可以為檔案管理工作的創(chuàng)新提供有力的支持，創(chuàng)新檔案管理的方法勢(shì)在必行，也是基層事業(yè)單位與時(shí)代相結(jié)合的核心內(nèi)容，在當(dāng)前信息化的時(shí)代背景下，檔案管理工作至關(guān)重要；另一方面，當(dāng)前基于新時(shí)代背景下，事業(yè)單位的檔案管理工作必須側(cè)重于實(shí)踐創(chuàng)新，有效落實(shí)與貫徹以人為本的全新理念，制定科學(xué)的人才競爭機(jī)制，按照年度考核實(shí)際情況進(jìn)行檔案管理責(zé)任人的合理輪換，優(yōu)化與創(chuàng)新檔案管理模式，針對(duì)各個(gè)檔案管理工作崗位滲透不同的理念，以充分激發(fā)管理人員的主觀能動(dòng)性，提高向心力、凝聚力，團(tuán)結(jié)一致謀創(chuàng)新。與此同時(shí)，檔案管理實(shí)踐創(chuàng)新也需要資金支持、單位各層領(lǐng)導(dǎo)的重視，由此才能采購需要的信息軟件，實(shí)施檔案管理信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)資源的有機(jī)整合，切實(shí)提升檔案管理工作成果，幫助事業(yè)單位深度挖掘、組織與使用數(shù)字信息，從而使檔案管理工作邁入全新階段。

2.3 引入檔案管理人才，提升管理水平

人才是保障檔案管理工作順利落實(shí)的重要因素。在全新的檔案管理要求下，僅具備單一技能的檔案管理人員已經(jīng)無法滿足檔案管理需求，有關(guān)事業(yè)單位應(yīng)做好人才的引入、培養(yǎng)與應(yīng)用工作，不斷提升人才的服務(wù)質(zhì)量，建立高素質(zhì)的人才儲(chǔ)備機(jī)制，依靠人才技能提出可行的檔案管理方案，保障檔案管理活動(dòng)的實(shí)效性。在檔案管理工作中，有關(guān)事業(yè)單位可在單位內(nèi)部抽調(diào)學(xué)習(xí)能力出色、服務(wù)意識(shí)強(qiáng)的相關(guān)人才，要求其學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并根據(jù)單位內(nèi)部的管理特點(diǎn)建立相應(yīng)的檔案管理方案，保障檔案管理的正面價(jià)值。事業(yè)單位也可在上級(jí)單位或社會(huì)環(huán)境中選擇相應(yīng)的檔案管理人才，以高素質(zhì)、多技能為基礎(chǔ)要求，落實(shí)人才管理計(jì)劃，保障檔案管理質(zhì)量。在有關(guān)人才進(jìn)入崗位之后，事業(yè)單位應(yīng)定期發(fā)起檔案排查活動(dòng)，一方面，對(duì)相關(guān)人才的管理實(shí)效性進(jìn)行檢測(cè)，根據(jù)檔案管理工作的質(zhì)量確定相應(yīng)的檔案管理制度。另一方面，對(duì)有關(guān)檔案進(jìn)行檢測(cè)，避免因人員管理能力而引發(fā)的檔案遺失、損毀等問題。事業(yè)單位應(yīng)建立科學(xué)的人才培育機(jī)制，依靠人才的支持保障檔案管理工作的穩(wěn)步推進(jìn)。

3 結(jié)語

綜上所述，檔案管理的數(shù)字化改革與創(chuàng)新是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，只有從人員管理和設(shè)備管理的綜合角度入手才能夠不斷進(jìn)行創(chuàng)新。從本文的分析可知，研究行政事業(yè)單位的檔案管理創(chuàng)新，有利于促使我們從可持續(xù)發(fā)展的角度對(duì)待工作存在的不足。因而我們要完善外部環(huán)境和內(nèi)部制度，加強(qiáng)內(nèi)部人才培養(yǎng)，提高團(tuán)隊(duì)建設(shè)的科學(xué)性，為檔案管理的數(shù)字化建設(shè)創(chuàng)造良好的外部內(nèi)部環(huán)境。