探析高職院校檔案信息化管理模式

◎董慧

一、檔案信息化的概念

為了可以熟練應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段對檔案進行管理，使檔案管理更加趨向規(guī)范化、高效化，稱之為檔案信息化管理。檔案信息化包括三方面內(nèi)容：一是檔案資料數(shù)字化。通過應(yīng)用計算機和掃描儀等電子設(shè)備把需要存檔的信息、文件和資料等以統(tǒng)一的、規(guī)范的數(shù)據(jù)格式錄入到專門的管理系統(tǒng)內(nèi)，以備保管。二是工作流程模式化。通過使用檔案管理的專用軟件實現(xiàn)檔案的分類、編目和排序。三是檔案檢索信息化。實行分級檢索制度，通過校園網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)可實時、準(zhǔn)確地檢索所需要的存檔信息、文件和資料等內(nèi)容。高職院校檔案信息化是加強高職院校信息資源的管理的重要途徑，可以提高工作效率，實現(xiàn)信息采集、信息管理和信息資源共享。

二、高職院校檔案信息化管理的現(xiàn)狀分析

《檔案法》的頒布和《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》的施行，為高職院校檔案工作的依法開展提供了法律依據(jù)。高職院校在檔案管理工作上的檔案意識在增強，學(xué)校各部門對檔案工作的重視程度有了很大提高。但從整體上看，目前高職院校檔案信息化管理工作，無論從管理機制、管理手段、還是人員索質(zhì)等都還存在著與高職院校發(fā)展不相平衡的地方，需要不斷加強和改進。

1.檔案管理人員的素質(zhì)不高。目前許多高職院校的教學(xué)檔案管理工作多數(shù)是由各部門的辦公室主任、秘書或其他文員兼任管理的，他們除了承擔(dān)本職工作外，還需要承擔(dān)本部門立卷材料的收集和整理工作，而這些人員中經(jīng)過檔案專業(yè)系統(tǒng)教育和正規(guī)培訓(xùn)的人員很少，并且計算機應(yīng)用技術(shù)的能力有限，這極大地制約了檔案信息化建設(shè)的進度。

2.數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)備投入不足。檔案全文數(shù)字化有兩種情況，一種是已有的歸檔文件是電子文件，只需要把這類數(shù)據(jù)換成規(guī)范格式就可以了，另一種是傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體，這就需要將文檔掃描后轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)才能存儲。而由于實施信息化管理的工具缺乏，紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)換、加工處理、整理、分析的工作就會受到影響，信息化建設(shè)便無從談起。

3.數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后。主要表現(xiàn)在大多數(shù)據(jù)庫僅供本單位使用，建庫缺乏整體性，數(shù)據(jù)庫大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫規(guī)模小，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，而且大多處于低水平重復(fù)建設(shè)，數(shù)據(jù)無規(guī)范化，嚴(yán)重地影響了數(shù)據(jù)庫的利用率。很多的高職院校，都沒有與外界聯(lián)網(wǎng)，也就談不上真正的數(shù)字化管理。

三、實現(xiàn)高職院校檔案信息化的對策

1.加強隊伍建設(shè)，提高人員素質(zhì)。檔案管理人員的素質(zhì)對檔案管理工作的成效起著決定性作用。高職院校應(yīng)通過各種形式和途徑，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。健全管理人員隊伍，要建立一支專業(yè)的檔案管理隊伍，學(xué)校檔案室要按照國家要求配備具有較高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理人員，要安排素質(zhì)高、原則性強和有一定工作經(jīng)驗的人員負(fù)責(zé)檔案工作。高職院校應(yīng)根據(jù)需要，及時補充調(diào)整管理人員，確保檔案工作的持續(xù)性、完整性和穩(wěn)定性。還有不斷加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，分階段、分層次、有計劃、有步驟地對檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高管理人員的整體素質(zhì)。要重點加強檔案管理工作者的現(xiàn)代化意識培養(yǎng)，強化信息技術(shù)觀念。要求檔案管理人員要充分認(rèn)識到檔案管理現(xiàn)代化的必要性，了解和掌握最新的現(xiàn)代化管理手段，切實加強對現(xiàn)代化管理技術(shù)的學(xué)習(xí)和研究。高職院?？梢越⒏偁幖顧C制，對工作任務(wù)進行細(xì)化，責(zé)任到人，實行量化考核，充分調(diào)動管理人員的工作積極性、創(chuàng)造性和能動性。

2.加強組織領(lǐng)導(dǎo)，為檔案管理工作提供組織保障。高職院校檔案管理工作是高等職業(yè)學(xué)校事業(yè)發(fā)展的重要組成部分。高職院校各級領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識到檔案這一具有特殊價值的信息資源。檔案作為信息資源的重要組成部分，對經(jīng)濟社會的發(fā)展發(fā)揮著重要的、不可替代的貢獻作用。高職院校檔案資料對于學(xué)校來說，就像是一面鏡子。檔案可以真實地反映學(xué)校發(fā)展的整個歷史過程，以文字、圖表和音像等不同的形式真實客觀的記錄了學(xué)校教育、教學(xué)及管理過程中的每一個環(huán)節(jié)，是廣大師生員工勞動智慧和經(jīng)驗的寫照，是高職院校的寶貴財富。檔案信息資源是認(rèn)識和把握高職院校發(fā)展客觀規(guī)律的重要依據(jù)。高職院校應(yīng)予高度重視，要在檔案信息化方面加大人力和財力的投入，特別是要把檔案現(xiàn)代化管理放在突出重要的位置。為檔案部門提供良好的工作條件，全力支持檔案部門的建設(shè)和發(fā)展。同時，還要提高廣大教職工對檔案工作的思想認(rèn)識。檔案工作是一門學(xué)問，涉及部門多、范圍廣，需要廣大教職員工，特別是管理工作者對檔案管理工作高度重視。高職院校要建立統(tǒng)一思想認(rèn)識，增強教職工的檔案管理意識。使教職工在各自的崗位上都能對檔案工作給予高度重視，人人參與，共同做好檔案管理工作。

3.加強規(guī)范管理，完善管理體制和工作機制。做好高職院校檔案信息化工作，必須遵循科學(xué)規(guī)范的原則，健全管理制度，完善相關(guān)機制，規(guī)范管理。工作體制必須集中統(tǒng)一，部門收集形成檔案，交由專人管理，防止分散管理出現(xiàn)的弊端。同時為了適應(yīng)檔案管理信息化的需要，高職院校要逐步轉(zhuǎn)變檔案管理職能，高職院校檔案室的職能要由檔案的保管基地和利用中心轉(zhuǎn)化為檔案信息控制管理中心，其管理對象將逐步由案卷管理實體轉(zhuǎn)向信息內(nèi)容管理。檔案管理人員通過網(wǎng)絡(luò)來管理動態(tài)的檔案信息，維護檔案管理系統(tǒng)運轉(zhuǎn)和利用中的安全性、完整性和可靠性，充分履行一個信息管理員的職責(zé)。完善管理制度，建立健全學(xué)校、部門和單位的檔案管理制度，從檔案的鑒別整理、保管征集、分類歸檔、裁剪裝訂、建檔定級到查看借閱直至責(zé)任追究都要確立有完善的規(guī)章制度，推進檔案管理工作的制度化和規(guī)范化。高職院校要明確各部門的主要負(fù)責(zé)人，確立檔案管理工作的直接責(zé)任人，把檔案管理工作納入年度目標(biāo)考核和個人評優(yōu)考核，實行責(zé)任追究制。

總結(jié)：綜上所述，加強高職院校檔案信息化建設(shè)是一項重要而緊迫的任務(wù)，高職院校要加強檔案信息化管理人才隊伍的建設(shè)、信息化網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、專門數(shù)據(jù)庫的建設(shè)以及信息資源的開發(fā)利用等工作。穩(wěn)步高效的推進高職院校檔案信息化建設(shè)，不僅要把現(xiàn)代信息技術(shù)手段與現(xiàn)代信息管理方法有機的結(jié)合起來以外，更要有目標(biāo)明確的實施策略、健全長效的保障機制以及規(guī)范可行的管理條例。