人才流動引發(fā)的人事檔案管理問題研究

◎肖雅文

引言：隨著社會層面越來越重視人才，各行各業(yè)也不斷引進人才，但在引進人才過程中，人才流動導(dǎo)致人事檔案管理出現(xiàn)許多問題，檔案管理難度也就不斷增大，因此為了企業(yè)人事檔案管理工作有序進行，發(fā)揮企業(yè)人才的最大效益，企業(yè)必須要采取一定的管理措施從而提高檔案管理水平，規(guī)范檔案管理工作。

一、人才流動導(dǎo)致的人事檔案管理出現(xiàn)的問題

1.檔案管理混亂。如今，人才在企業(yè)發(fā)展中的地位非常重要，企業(yè)對于人才的重視程度也是逐漸上升，這就導(dǎo)致人才在各個企業(yè)中間流動頻繁，極易導(dǎo)致人才檔案缺失的問題，包括部分人才離開了企業(yè)，但檔案依舊存在的問題，或者是新的企業(yè)沒有接收到人才的檔案資料，只能為其建立新檔案等等，這些都是因為人事檔案管理混亂導(dǎo)致的。

2.檔案轉(zhuǎn)遞不規(guī)范，歸檔材料不完整。企業(yè)中在職工作人員的人事檔案歸檔及整理工作存在問題，由于企業(yè)之間的相互競爭，導(dǎo)致人才流動相對頻繁，因此人事檔案管理問題接踵而至，而企業(yè)并沒有完善的檔案移交制度，不能保障在人才檔案轉(zhuǎn)遞期間的完整性，極易出現(xiàn)人才檔案原始資料的遺失問題，對于人才引進的影響非常大，不能更好的發(fā)揮人才的最大作用。

3.人事電子檔案管理制度不完善。目前，在實際的人事檔案管理期間，部分企業(yè)并沒有相對完善的制度管理來引導(dǎo)，同樣也并沒有重視人事檔案管理的制度建設(shè)。還有一部分企業(yè)雖然建立了人事檔案管理制度，但是在具體的執(zhí)行過程中并沒有真正的落實，無法發(fā)揮管理制度的實際價值。

4.資金投入不足。在實際的企業(yè)招投標電子檔案管理期間，由于相關(guān)企業(yè)并沒有對檔案管理工作有過多的重視，導(dǎo)致在信息化建設(shè)上資金欠缺，并沒有引進更加先進的信息化設(shè)備和技術(shù)，無法滿足現(xiàn)階段電子檔案管理建設(shè)的需要。除此之外還有一些單位依然保留著紙質(zhì)檔案形式，沒有合理運用信息化技術(shù)，嚴重影響了檔案管理信息化建設(shè)的進程。

5.檔案管理人員素質(zhì)不高。人事檔案管理工作是一項非常系統(tǒng)而又全面的工作，必須要高素質(zhì)高能力的檔案管理人員。但是目前來看部分企業(yè)人事檔案管理人員不具備較好的管理能力以及強勁的專業(yè)工作能力。

6.檔案信息化程度較低?？茖W(xué)的使用計算機技術(shù)可以提高因人才流動導(dǎo)致的人事檔案管理的工作效率，包括收集、整理以及查詢等工作。但現(xiàn)階段部分企業(yè)并沒有很好在檔案管理中合理應(yīng)用計算機技術(shù)，無法有效的實現(xiàn)檔案信息化管理，同時對于計算機系統(tǒng)的維護工作關(guān)注相對較少，致使電子檔案管理工作無法順利開展。

二、人才流動引發(fā)的人事檔案管理問題處理策略

1.加強人事檔案社會化管理?，F(xiàn)階段，一般情況下，人事檔案基本都是由企業(yè)內(nèi)部管理，并沒有相對規(guī)范的管理部門進行管制。所以為了最大限度的發(fā)揮人才在企業(yè)中的價值，必須要重視人才轉(zhuǎn)移人事檔案管理工作，確保其檔案管理規(guī)范性和完整性，建立具有權(quán)威性的國家人事檔案管理部門，對檔案進行統(tǒng)籌管理，將企業(yè)和人事檔案管理工作分開管理，避免因人才轉(zhuǎn)移檔案在企業(yè)遺失的問題。

2.建立健全人事檔案信息數(shù)據(jù)庫。為了最大限度地提高人事檔案管理水平，實現(xiàn)人事檔案管理的電子信息化管理，必須要建立健全人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫的建立是實現(xiàn)人事檔案信息化管理的基礎(chǔ)，可以有效實現(xiàn)檔案信息管理的統(tǒng)一性和規(guī)范性。同時，人事檔案信息庫的安全性也是至關(guān)重要的，因此企業(yè)必須要加強保護人事檔案信息庫的安全，制定合理的安全管理措施，最大限度的排除檔案信息泄漏問題的出現(xiàn)，發(fā)揮人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的最大價值。

3.加強人事檔案信息化管理。現(xiàn)階段，非常多的企業(yè)中人事檔案管理工作依舊沿用傳統(tǒng)的管理模式，通過人為操作來實現(xiàn)的，而隨著我國信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，企業(yè)在人事檔案管理中人才檔案轉(zhuǎn)移工作要與信息化技術(shù)緊密結(jié)合，實現(xiàn)人事檔案信息化管理，使人才轉(zhuǎn)移中的人事檔案資料更加容易通過信息化技術(shù)進行收集、整理和查找?，F(xiàn)階段，為了更好的實現(xiàn)人事檔案信息化管理工作，在具體建設(shè)期間，相關(guān)企業(yè)和管理人員一定要建立電子檔案管理制度體系，并在具體的實踐中不斷地完善電子檔案管理的規(guī)范和標準。管理制度必須要以法律法規(guī)的標準為基礎(chǔ)，并有效結(jié)合具體人才流動現(xiàn)狀和特點來建立，最大限度地減少人才檔案遺失的情況，同時后續(xù)相關(guān)管理人員要根據(jù)具體的工作狀況對相應(yīng)的體系進行合理的調(diào)整和優(yōu)化，保證管理體系的先進性。

4.加大人事檔案管理資金投入。為了加強人事檔案信息化管理，必須要與先進信息技術(shù)相結(jié)合來實現(xiàn)。相關(guān)企業(yè)通過引進更加先進的設(shè)備，進一步提升檔案管理水平，使檔案收集、儲存和分類工作更加準確、便捷，同時也極大的提高檔案管理的工作效率。這不僅需要企業(yè)加大檔案管理信息化建設(shè)資金的投入，還要對檔案管理人員進行必要的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高他們對于檔案信息化管理的熟練程度。

5.提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平。人事檔案管理是一項政策性、專業(yè)性、服務(wù)性很強的工作，尤其是因人才流動引發(fā)的檔案管理問題日益增多，這就更加需要高素質(zhì)以及專業(yè)能力強的檔案管理人員來負責(zé)。尤其是人事檔案管理的管理層是非常重要的，檔案管理人員必須要提前做好準備工作應(yīng)對一些復(fù)雜情況，必須要保證檔案管理中各個管理人員以及工作人員的綜合素質(zhì)和工作能力，具體的要點有以下幾個：一是相關(guān)企業(yè)要重視檔案管理人員的綜合能力，提高人事檔案管理人員的素質(zhì)才能保證檔案管理工作有序進行；二是企業(yè)還要制定合理的培訓(xùn)計劃，定期對人事檔案管理工作人員進行培訓(xùn)教育，有效提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)和個人能力；三是提高檔案管理工作人員工作積極性，建立健全績效管理機制和獎罰制度，定期考核員工績效，并將考核結(jié)果和年終獎緊密聯(lián)系在一起，有效提高檔案管理人員工作的積極性，全身心投入人事檔案管理中來。

三、結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作是一項極其復(fù)雜且系統(tǒng)的工作，尤其是人才流動引發(fā)的一系列檔案管理出現(xiàn)的問題，其中包括管理不規(guī)范、管理制度不完善、企業(yè)檔案管理資金投入相對較少、信息化程度較差等等。針對這些問題，企業(yè)人事檔案管理部門必須要根據(jù)實際問題制定合理的解決措施，主要包括以下幾個方面：提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，建立健全檔案管理標準化制度，合理引進信息化技術(shù)加強檔案信息化管理等等，通過采取上述措施，最大限度的減少因人才流動引發(fā)的一系列人事檔案管理問題，有效保障企業(yè)人事檔案管理工作的順利進行。