企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的優(yōu)化途徑分析

◎李靜

企業(yè)檔案通常是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理過程中產(chǎn)生，對國家、社會以及企業(yè)本身具有保存價值的各種形式的文件資料。在經(jīng)歷了計算機技術(shù)和現(xiàn)代化通訊技術(shù)相結(jié)合的社會和科技變革之后，企業(yè)檔案已經(jīng)完成從實體到數(shù)據(jù)化的過渡，檔案管理也逐步實現(xiàn)從實體管理到信息管理，再到知識管理的一個演變進程。無論是檔案本身的價值以及所產(chǎn)生的知識內(nèi)涵，都進一步得到了深化和提高。

一、企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的現(xiàn)狀

（一）檔案數(shù)量龐大

國民經(jīng)濟的不斷進步與發(fā)展，使得我國國內(nèi)企業(yè)的增速也在不斷攀升，與之相對應(yīng)的，很多新興行業(yè)也在不斷崛起，參加工作的人也越來越多，這就導致企業(yè)檔案的信息量越來越大，種類也越來越繁雜，檔案信息處理就變得時間越來越長，成本越來越高，效率卻得不到提升。

（二）依賴性越來越強

計算機的發(fā)明和互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)與飛速發(fā)展，使得人們無論在工作還是生活中都對其產(chǎn)生了巨大的依賴性，所以企業(yè)的檔案信息，從其生產(chǎn)、采集以及處理絕大部分都是通過計算機系統(tǒng)完成的。這在提升相關(guān)從業(yè)人員的工作速度和工作效率方面，是極為有利的。但由于企業(yè)信息檔案資源開發(fā)利用的知識儲備以及技能不夠完善，在沒有龐大而完善的系統(tǒng)支持與幫助下，反而很大程度上就制約了企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)和利用。

（三）需求多元化更明顯

隨著企業(yè)數(shù)量的明顯增加以及業(yè)務(wù)范圍的擴展多元，很多企業(yè)對于各種數(shù)據(jù)應(yīng)用的需求也越來越多，很多大中型企業(yè)在檔案信息資源開發(fā)與利用方面的認知更加的清晰和全面一些，需求和范圍也更多更廣泛，這就使得這些企業(yè)的檔案信息資源具備了很強的社會性。檔案信息資源的開發(fā)與利用逐漸走向日?；c企業(yè)的日常經(jīng)營常態(tài)逐漸相融合，而這些都是我國目前企業(yè)檔案信息資源開發(fā)與利用的顯著特點。

（四）技術(shù)水平與需求不匹配

很多行業(yè)工作者對于企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用，主要停留在查閱以及參考與評價等方面，對檔案的開發(fā)和利用缺乏一定的主動性，導致很多相關(guān)的企業(yè)檔案都被嚴重忽略。而近些年來隨著檔案的不斷數(shù)據(jù)化和知識化，90%以上的檔案最終只是通過電子或者是紙質(zhì)的方式保留下來。各種類型的企業(yè)檔案，無論是從信息技術(shù)的加工，還是針對專題的研究，其所起的作用不大，效果不明顯，質(zhì)量也不達標。

二、造成企業(yè)檔案信息資源開發(fā)與利用現(xiàn)狀的主要原因

（一）企業(yè)認知缺乏

對于很多中小型企業(yè)來說，檔案的存在只是企業(yè)運行、人事、財務(wù)等方面基本情況的反映。很多企業(yè)往往只重視自身的生產(chǎn)力，而對企業(yè)的管理工作疏忽，故而對檔案信息資源的開發(fā)和利用只停留在初級階段，甚至根本沒有這方面的認知，這樣的企業(yè)檔案對企業(yè)的進步與發(fā)展毫無作用。

（二）信息檔案基礎(chǔ)薄弱

企業(yè)檔案的數(shù)量在不斷增加，信息也在不斷完善，但很多原因?qū)е缕髽I(yè)單位或相關(guān)從業(yè)者對企檔案的重視程度不夠，例如檔案資料和數(shù)據(jù)不夠完善，錄入存在錯誤或隨意性等，都是一些比較常見的問題，導致信息完整度和準確度大打折扣，企業(yè)檔案信息資源開發(fā)和利用的效果可想而知。

（三）從業(yè)人員素質(zhì)欠佳

檔案管理專業(yè)性很強，而且檔案從其生成、歸集及編輯和深加工等，都是比較繁雜且用時較長的一項工作，這對于從業(yè)者的專業(yè)化和嚴謹程度也是一種嚴格的考驗。但很多企業(yè)因為自身的條件或是其他原因，招攬人才時對相關(guān)崗位的入職要求比較低或?qū)I(yè)不對口，企業(yè)缺乏高素質(zhì)人員從事企業(yè)檔案工作，一定程度上嚴重制約了企業(yè)檔案信息資源開發(fā)和利用。

三、改善企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的辦法

（一）提高企業(yè)自身的認知水平

企業(yè)檔案必須服務(wù)于企業(yè)，企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的方向就應(yīng)該是為企業(yè)服務(wù)，從企業(yè)日常的經(jīng)營和管理需要出發(fā)，根據(jù)企業(yè)自身的利益和需求，尋找與之相對應(yīng)的檔案工作模式。這樣也能夠從根本上讓企業(yè)適應(yīng)現(xiàn)代化的市場經(jīng)濟下社會發(fā)展的變化和需求，并在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理作為第一要務(wù)的前提下，實現(xiàn)企業(yè)檔案類別的拓寬，檔案質(zhì)量的提升，讓企業(yè)信息檔案開發(fā)利用的范圍不斷擴大，以實現(xiàn)企業(yè)與市場真正接軌的最終要求。

（二）提高從業(yè)人員的綜合素質(zhì)

在信息資源共享的背景下，企業(yè)必須提高從業(yè)人員的入職要求以及業(yè)績考核的要求，定期組織從業(yè)人員參加學習和培訓，引導其不斷拓寬自己的知識領(lǐng)域，提升專業(yè)技能，促進其提高自身的綜合能力和工作積極性，進而促使積極主動地開發(fā)利用企業(yè)檔案信息資源。再者，在信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，企業(yè)信息資源的安全與保護也是從業(yè)人員必備的素質(zhì)素養(yǎng)之一。因此從業(yè)人員必須要不斷適應(yīng)信息化技術(shù)的工作需求，提高自身的安全意識，明白企業(yè)檔案的機密性與權(quán)限的重要作用。

（三）遵循企業(yè)檔案的特點并依法研究

法制社會必須要求公民做到懂法、守法、用法，而企業(yè)檔案具有很強的機密性，相關(guān)從業(yè)人員就必須要對企業(yè)檔案有關(guān)的法規(guī)條例有所學習和了解，并及時了解和研究企業(yè)檔案存在的特點以及規(guī)律，將二者有機結(jié)合，在公正守法的基礎(chǔ)上根據(jù)企業(yè)檔案的特點和規(guī)律，對企業(yè)檔案信息資源進行切實可行的開發(fā)和利用。當然，推廣和宣傳也是企業(yè)檔案信息資源開發(fā)和利用的重要環(huán)節(jié)之一，這對于改善企業(yè)信息檔案開發(fā)利用的現(xiàn)狀也有著積極作用。

（四）完善企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的規(guī)則與制度

就目前檔案信息資源開發(fā)和利用現(xiàn)狀來看，我國并沒有形成一個完整的相關(guān)制度和系統(tǒng)，都是各企業(yè)之間或者企業(yè)與員工之間、員工與計算機系統(tǒng)之間等各自開發(fā)或利用，導致企業(yè)檔案的信息技術(shù)開發(fā)與利用存在著很大的安全隱患，也使得企業(yè)之間競爭與交流弊端較多，企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用與利用受到嚴重制約。因此迫切需要檔案管理部門和企業(yè)制定完善相關(guān)的規(guī)章制度，以最大化地實現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)與利用。

四、結(jié)束語

企業(yè)檔案是對企業(yè)行政管理、生產(chǎn)、市場營銷以及財會等方面活動的真實記載，為企業(yè)決策和各項業(yè)務(wù)活動提供數(shù)據(jù)支持和重要參考，是企業(yè)存在與發(fā)展的重要資源之一。企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用必須建立提高認識、提升素質(zhì)和完善制度的基礎(chǔ)上，建立在合法合規(guī)、安全規(guī)范的基礎(chǔ)上。