新媒體時代高校行政管理清單式建設(shè)的創(chuàng)新研究

■辛紹權(quán)

（河海大學(xué)）

在高校的教育環(huán)境中，行政部門承擔(dān)著不可或缺的重要職責(zé)。行政管理的管理邊界較為寬泛、管理事項較為繁瑣，因此行政部門眾多、分工細(xì)致。隨著新媒體時代的來臨，高校的行政管理工作在工作內(nèi)容、工作形式、工作方法等方面都發(fā)生了或多或少的轉(zhuǎn)變。清單式的工作管理模式不僅能夠適應(yīng)行政管理工作自身的特點以及需求，并且能夠在新媒體時代中適應(yīng)外界環(huán)境的發(fā)展和變化。

1 新媒體時代高校行政管理清單式建設(shè)的作用

清單建設(shè)作為一種工作管理工具、時間管理工具能夠在有限的工作時間中創(chuàng)造最大化的工作產(chǎn)出以及價值。顧名思義，清單式的行政工作管理模式實際上就是借助目標(biāo)明確、內(nèi)容精簡概要的工作安排清單，來妥善安排不同時間段、不同階段的工作內(nèi)容以及細(xì)節(jié)。

1.1 順應(yīng)新媒體時代下的工作要求

隨著新媒體時代的發(fā)展，高校行政工作能夠借助網(wǎng)絡(luò)、借助信息化的工具解決很多事情，帶來一定的便利。但是新媒體時代環(huán)境中，高校的行政工作也面臨著如下的挑戰(zhàn)：第一，行政工作人員急需提升自身的互聯(lián)網(wǎng)思維以及計算記操作水平；第二，新媒體時代下的信息大爆炸現(xiàn)象，使得行政管理工作的內(nèi)容變得更加復(fù)雜多樣；第三，在互聯(lián)網(wǎng)媒體環(huán)境下，行政管理工作的速度需要大幅度提升，能夠滿足學(xué)生發(fā)展、學(xué)校發(fā)展對效率的需求。如果，高校的行政管理工作仍舊使用傳統(tǒng)的工作方法，那么工作的效率將會降低，工作的質(zhì)量不高，其工作的產(chǎn)出也會減少。

對此，清單化的工作管理模式能夠在工作清單設(shè)計、執(zhí)行、檢查評估以及調(diào)整完善中明確工作中的目標(biāo)、規(guī)劃好不同時間段、不同時間點的工作大綱以及工作細(xì)節(jié)內(nèi)容。在規(guī)范化的清單管理中，行政工作人員能夠理清每日的工作思路以及結(jié)構(gòu)，做到工作上的“日日清”、“日日結(jié)”，能夠有效的提升自身的工作效率。同時在周密、條理性強的工作日常安排中，行政工作人員能夠明白工作的重點、難點，將主要精力、時間放在最為重要的工作任務(wù)中，從而保證了工作任務(wù)的完成質(zhì)量以及產(chǎn)出結(jié)果。

1.2 完善行政管理工作的時間管理過程

在高校的行政管理工作中，時常會出現(xiàn)工作內(nèi)容與工作時間上的矛盾，主要表現(xiàn)為以下幾點：第一，從整體時間管理角度上來，工作時間滿足不了一定時間內(nèi)的工作安排，完不成工作的現(xiàn)象時有發(fā)生；第二，從微觀角度上來看，工作內(nèi)容安排與規(guī)定的工作時間并不匹配，因此工作人員容易在不合適的時間做不合適的工作，從而降低工作的完成質(zhì)量。在高校教學(xué)以及管理環(huán)境中，行政部門根據(jù)日常學(xué)?；顒拥男枰瑒澐譃樾ｉL辦公室、研究生院、財務(wù)處、教務(wù)處、科學(xué)技術(shù)處、社會科學(xué)處、人事處、醫(yī)務(wù)處、后勤處、基建處等部門，并且在每個部門中有自身的組織結(jié)構(gòu)以及人員安排。可見，行政管理工作內(nèi)容具有復(fù)雜性大、重復(fù)性高等特點，因此工作時間管理的完善具有重要的現(xiàn)實實踐意義。

首先，清單式的管理模式能夠幫助行政管理工作人員明確每件事的工作時間。在日常的工作中，工作人員往往按照習(xí)慣、慣性來安排工作內(nèi)容，不同工作事項之間并沒有確切的工作時間，往往會造成工作沖突、時間利用不充分等問題。在清單管理下，工作人員能夠?qū)⒐ぷ鲀?nèi)容與工作時間安排對等起來，避免上述的工作失誤。其次，清單管理能夠提醒工作人員在合適的時間做事情.每天的時間都是有限的，需要處理的事情也有很多，如果不能恰當(dāng)?shù)胤峙鋾r間，就無法合理地完成每件事情。有了清單的提醒，工作人員就會對自己將要做的事情非常明確，并能一目了然地知道自己應(yīng)該在哪件事情上花費最多的時間。這樣不僅可以有條理地做事情，更能有效利用時間。

2 新媒體時代高校行政管理清單式建設(shè)的方式

2.1 行政管理清單的設(shè)計和制作

為了提升高校清單建設(shè)工作的有效性，工作人員需要對清單設(shè)計給予充分的重視，設(shè)計清單、制作清單，讓清單能夠起到高效的引導(dǎo)作用。

首先，不同行政管理部門需要根據(jù)本部門的工作情況以及需求確定清單設(shè)計以及制作的目的。清單設(shè)計的目的或者目標(biāo)應(yīng)該具有以下特征：第一，精簡性，能夠用精煉的語言概括出工作的目的和目標(biāo)，降低時間成本。第二，實際性。清單的目標(biāo)或者目的要符合工作人員自身的工作能力以及客觀條件，不能夠過度夸大。第三，挑戰(zhàn)性。每日的工作目標(biāo)不僅需要符合工作人員的能力，同時也要具有一定的挑戰(zhàn)性，能夠促進(jìn)工作人員的進(jìn)步和發(fā)展。第四，明確性，工作清單的目標(biāo)最好能夠通過數(shù)據(jù)化來實現(xiàn)精確的管理。例如，在面對教學(xué)工作的建檔、歸檔、保管工作時，工作人員可以以日為單位，對當(dāng)天的工作目標(biāo)進(jìn)行設(shè)計——今日完成XX學(xué)科XX教師的相關(guān)教學(xué)文件的歸檔工作的50%。

為了更好的將清單目標(biāo)固定下來，工作人員可以通過紙質(zhì)形式或者電子形式記錄下來相關(guān)的內(nèi)容。對此，高校為了應(yīng)對新媒體環(huán)境下的機遇和挑戰(zhàn)，應(yīng)該在行政管理工作中普及相關(guān)管理軟件的應(yīng)用，從電子化、互聯(lián)網(wǎng)化角度提升清單目標(biāo)制定的效果。

其次，對清單的完成時間進(jìn)行設(shè)定。在工作管理中，時間的安排、分配以及利用具有關(guān)鍵性的價值。限定時間是為了在有限的時間內(nèi)完成更多的事情，也就是提高工作效率，同樣需要貫穿于清單制作的整個過程當(dāng)中。 每一次任務(wù)也都應(yīng)有一個時間限定，必須在規(guī)定的時間內(nèi)完成。

2.2 行政管理清單的執(zhí)行和應(yīng)變

在清單完成設(shè)計之后，行政管理仍舊需要根據(jù)實際的工作情況和需求隨機應(yīng)變。制作清單的目的是為了更好的完成工作，讓工作變得更加簡單，而并非時強制性的規(guī)定要求，成為一種工作阻礙和壓力。因此，在執(zhí)行過程中，工作人員需要根據(jù)工作變化以及自身情況進(jìn)行相關(guān)的調(diào)整，對清單的工作內(nèi)容、工作時間進(jìn)行應(yīng)變。

清單化的工作管理過程在執(zhí)行和應(yīng)變過程中可以遵循“4W1H”原則，以有效地提升工作效率。 “4W1H”是指“Why”“Where”“When”“What”和“How”，即為什么這樣做，在哪里做，什么時候做，做什么以及如何做。在完成工作清單的過程中，工作人員不是簡單的將已經(jīng)完成的工作打勾，而是對工作的過程進(jìn)行思考，從結(jié)果導(dǎo)向轉(zhuǎn)變?yōu)檫^程導(dǎo)向。

2.3 行政管理清單的檢查和評估

檢查和評估工作需要貫穿在行政清單管理的各個時間段中。在清單設(shè)計完成之后，工作人員需要對設(shè)計好的清單進(jìn)行檢驗，從多方面角度進(jìn)行考量，并抽調(diào)一兩個目標(biāo)進(jìn)行樣本實踐。在行政工作開展過程中，工作人員也需要對階段性的工作過程以及工作結(jié)果進(jìn)行思考，可以采用上述的“4W1H”原則進(jìn)行評估。在工作結(jié)束之后，工作人員需要將實際工作成果與清單目標(biāo)期望進(jìn)行對比，并及時調(diào)整實際工作，做到及時的修復(fù)和彌補。除了自我檢查以外，他人檢查的方式也可以從另一個視角進(jìn)行評估，從而能夠保證檢查的全面性。清單建設(shè)是一個流程化的工作模式，因此建設(shè)設(shè)計、執(zhí)行、評估等系列化的流程，在管理以及控制中提升工作的效率和產(chǎn)出成果的質(zhì)量。

2.4 全面貫徹高校行政管理清單式觀念

科學(xué)合理的思想觀念是保障高校行政管理清單是工作建設(shè)落實的關(guān)鍵，在新媒體時代的當(dāng)下，高校行政管理工作必須要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想觀念，加快行政管理清單式工作的落實。一方面從高校行政管理工作思想層次上實現(xiàn)與時俱進(jìn)，做好各項服務(wù)管理工作明確，落實行政管理工作的各項內(nèi)容，實現(xiàn)由管理工作到服務(wù)工作的轉(zhuǎn)變。另一方面，為了全面貫行政管理清單式工作，需要加強對行政管理清單式工作的宣傳，實施線上線下結(jié)合的方式開展講座宣傳、互聯(lián)網(wǎng)宣傳，必要的時候還應(yīng)該通過行政管理清單式會議等手段，將行政管理清單式工作內(nèi)容列入到行政人員考核評價標(biāo)準(zhǔn)當(dāng)中，全面提升行政管理清單模式深入貫徹與高效性。借助科學(xué)高效的考核評選機制，讓每一名高校行政管理人員都自覺融入到行政管理清單式模式當(dāng)中，樹立起良好的思想意識，發(fā)揮出行政管理人員的主體作用。

2.5 創(chuàng)新行政管理傳播途徑

為了全面保障高校行政管理工作的服務(wù)效率，針對高校行政管理工作而言，一方面需要借助行政管理清單式機制提升服務(wù)效率，另方面需要改善信息化系統(tǒng)，使各項決議、措施以及行政管理策略科學(xué)全面落實到學(xué)校各個層面。在日常開展高校行政管理工作的過程中，可以通過互聯(lián)網(wǎng)、計算機、智能手機等日常交流工具開展行政管理信息傳播，構(gòu)建出高校行政管理公眾號、網(wǎng)絡(luò)公共號、QQ交流群等信息化平臺，拉近師生與管理者之間的距離。最大程度上借助新媒體手段發(fā)揮出高校行政管理的領(lǐng)導(dǎo)作用，借助新媒體互聯(lián)網(wǎng)途徑構(gòu)建出行政管理反饋機制，將高校行政管理清單式工作內(nèi)容在新媒體平臺上進(jìn)行公布，實現(xiàn)高校行政管理公開化，讓每一名教師和同學(xué)都能夠?qū)Ω咝Ｐ姓芾砉ぷ鬟M(jìn)行監(jiān)督。除了借助行政管理清單式模式來內(nèi)化行政管理工作效率以外，還要借助新媒體手段來構(gòu)建外部服務(wù)途徑。以新媒體平臺作為支撐，構(gòu)建出高效行政服務(wù)管理品牌，定期向廣大師生們推送高校行政管理信息，并且引導(dǎo)廣大師生進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā)分享。以粉絲效應(yīng)帶動、降低高校行政管理信息推送成本，產(chǎn)生媒體傳播效應(yīng)，以便于全面提升高校行政管理的影響力。

3 結(jié) 語

高校行政管理工作的完善和發(fā)展需要借助行之有效的工作管理工具。清單建設(shè)能夠?qū)ぷ鲀?nèi)容、工作時間、工作過程和工作結(jié)果進(jìn)行有效的管控，需要當(dāng)今媒體時代的高校行政管理中大力推廣和應(yīng)用。