計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用及發(fā)展趨勢(shì)

◎劉艷杰

隨著時(shí)代的飛速發(fā)展，近年來，計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)也得到迅猛的發(fā)展，應(yīng)用面不斷擴(kuò)大，在辦公自動(dòng)化中得到了廣泛的應(yīng)用。這不僅提高辦公人員工作效率，減輕了工作負(fù)擔(dān)，更促進(jìn)企業(yè)或者單位的發(fā)展。

任何行業(yè)的辦公都需要對(duì)信息進(jìn)行處理，也就是對(duì)信息進(jìn)行收集、整理、傳輸。由于目前社會(huì)進(jìn)程的不斷加快，人們需要面對(duì)和處理的信息量也在不斷的龐大，面對(duì)著龐大的信息量，傳統(tǒng)的信息處理手段已經(jīng)不能夠滿足人們的需求。計(jì)算機(jī)的發(fā)展推動(dòng)了信息技術(shù)的發(fā)展，極大的促進(jìn)了企事業(yè)單位的辦公效率，改變了辦公信息的處理模式，特別是推動(dòng)了基于信息處理技術(shù)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)已經(jīng)逐漸成為現(xiàn)代辦公的主要工具和手段之一。企業(yè)為了提高效率，都在大量引進(jìn)辦公自動(dòng)化技術(shù)，辦公自動(dòng)化的使用，可以優(yōu)化單位管理組織結(jié)構(gòu)，有效調(diào)整管理體制和辦公協(xié)調(diào)能力，決策的一致性也得到加強(qiáng)，這些優(yōu)勢(shì)都可以讓辦公效率大大提高。從以上能夠看到，正是由于計(jì)算機(jī)極其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷創(chuàng)新和進(jìn)步，改變了以往社會(huì)不同生產(chǎn)和消費(fèi)領(lǐng)域人們的信息處理方式，使人們處于一個(gè)效能更高的環(huán)境中。

一、信息技術(shù)與辦公自動(dòng)化

信息技術(shù)是研究信息的獲取、傳輸、處理、檢測(cè)、分析和利用的技術(shù)，主要用于管理和處理信息，由傳感技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、微電子技術(shù)結(jié)合而成，常被稱為“信息和通信技術(shù)”，有時(shí)也叫做“現(xiàn)代信息技術(shù)”。辦公自動(dòng)化是在計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)基礎(chǔ)上發(fā)展起來的，辦公自動(dòng)化是集計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)路技術(shù)、通信技術(shù)、行為科學(xué)及組織科學(xué)等組成的現(xiàn)代化技術(shù)為一體新型技術(shù)。辦公自動(dòng)化是利用現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備將現(xiàn)實(shí)生活中的辦公活動(dòng)真實(shí)的展現(xiàn)出來，并由相應(yīng)的工作人員和現(xiàn)代化設(shè)備共同組成活動(dòng)和目的的人機(jī)處理系統(tǒng)，這一人機(jī)系統(tǒng)，人，機(jī)，缺一不可。而設(shè)備方面，硬件及必要軟件都需齊備。

計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化之所以在當(dāng)前有著廣泛的應(yīng)用，主要就是其自身的作用比較突出，通過計(jì)算機(jī)自動(dòng)化能夠構(gòu)建內(nèi)部的通信平臺(tái)，使得內(nèi)部通信及信息交流以快捷通暢的方式得以體現(xiàn)。同時(shí)也要能夠?qū)崿F(xiàn)工作當(dāng)中的流程自動(dòng)化，其中主要體現(xiàn)在跟蹤以及實(shí)時(shí)監(jiān)控等協(xié)同工作間的問題，對(duì)公文的處理收發(fā)文等，進(jìn)而來提升單位協(xié)同工作效率。另外還能夠構(gòu)建信息的發(fā)布平臺(tái)，最終實(shí)現(xiàn)文檔管理的自動(dòng)化。除此之外對(duì)信息的集成以及辦公的輔助對(duì)分布式辦公的實(shí)現(xiàn)等都有著重要的促進(jìn)作用，其中最為主要的就是分布式的辦公，這樣能夠?qū)ぷ鞯恼＿\(yùn)行起到保障作用，從而在一方出現(xiàn)了問題的情況下不影響其它的工作。

二、計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化發(fā)展現(xiàn)狀及趨勢(shì)分析

計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的發(fā)展過程中還存有諸多問題有待解決，主要體現(xiàn)在對(duì)計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的全面認(rèn)識(shí)還不夠，只是將其理解為智能化的先進(jìn)辦公設(shè)備來對(duì)工作效率進(jìn)行提高，沒有將其為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供精確依據(jù)得到重視。對(duì)自動(dòng)化的基礎(chǔ)沒有得到充分的重視，另外在計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的功能的了解程度方面還有待進(jìn)一步加強(qiáng)，沒有對(duì)其實(shí)際的基礎(chǔ)管理得到充分重視，這對(duì)于其核心的層面沒有得到重視。然后就是在計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的技術(shù)層面還比較欠缺，并且在管理過程中對(duì)硬件較為重視，而對(duì)于軟件的更新卻忽略了，這樣就對(duì)計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的健康發(fā)展形成了很大的阻礙。

針對(duì)計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化發(fā)展中的問題，要能結(jié)合實(shí)際進(jìn)行加強(qiáng)解決，要能夠構(gòu)建統(tǒng)一辦公信息管理平臺(tái)。這是計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化應(yīng)用當(dāng)中較為重要的內(nèi)容，對(duì)其辦公的平臺(tái)進(jìn)行完善能對(duì)實(shí)現(xiàn)辦公信息的交流及共享等方面的實(shí)現(xiàn)有著重要促進(jìn)作用。而針對(duì)有著較大規(guī)模及分支結(jié)構(gòu)相對(duì)比較多的企業(yè)進(jìn)行構(gòu)建統(tǒng)一完善的辦公信息管理平臺(tái)就更加重要，這樣能夠在統(tǒng)一監(jiān)督及對(duì)整體管理水平的提高的實(shí)現(xiàn)有著重要推動(dòng)作用。

另外就是要能夠在組織實(shí)施上將傳統(tǒng)工業(yè)項(xiàng)目的管理體制要向產(chǎn)品化及專業(yè)化的實(shí)施體制轉(zhuǎn)變，還要能夠?qū)k公需求開發(fā)相應(yīng)文檔管理系統(tǒng)，并要在文檔管理功能實(shí)現(xiàn)過程中創(chuàng)新其便捷性，將簡單及便捷的優(yōu)勢(shì)特征得到充分的體現(xiàn)，并對(duì)相關(guān)木馬文件及網(wǎng)絡(luò)病毒的防范功能進(jìn)一步的加強(qiáng)。與此同時(shí)要能構(gòu)建對(duì)計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化平臺(tái)相適應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制，進(jìn)而提升辦公的規(guī)范性，對(duì)辦公人員的責(zé)任心也能夠得到有效加強(qiáng)。

計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化在今后的發(fā)展中，對(duì)復(fù)合型人才的培養(yǎng)將會(huì)成為重要的方向，由于計(jì)算機(jī)自動(dòng)化辦公自身有著較強(qiáng)的專業(yè)性及技術(shù)性，所以在每個(gè)環(huán)節(jié)都要能得到嫻熟的操作，這就需要將計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)及實(shí)際的工作有機(jī)結(jié)合。只有在有能力的技術(shù)人才以及專業(yè)化人才的基礎(chǔ)上才能進(jìn)一步的促進(jìn)計(jì)算機(jī)自動(dòng)化的充分作用發(fā)揮，也只有在專業(yè)知識(shí)上比較精通的人員才能推動(dòng)計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的持久發(fā)展。

計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的發(fā)展在自動(dòng)化的設(shè)備方面的性價(jià)比大幅提升也是重要的發(fā)展趨勢(shì)，這些都有賴于通信技術(shù)的發(fā)展及計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，這樣就能不斷有新的技術(shù)得以推出。另外在人機(jī)交互的界面方面也將會(huì)進(jìn)一步的得到完善，操作系統(tǒng)的進(jìn)一步優(yōu)化使其直觀性及形象性有著很大程度提升，這對(duì)辦公自動(dòng)化技術(shù)的推廣應(yīng)用有著重要的促進(jìn)作用。同時(shí)在系統(tǒng)的集成技術(shù)方面的發(fā)展也會(huì)有進(jìn)一步的突破，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的開放性及兼容性方面的加強(qiáng)，使得軟硬件的集成就變得更加方便。

最后就是計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的發(fā)展將會(huì)向著更加人性化的方向進(jìn)行實(shí)現(xiàn)。由于辦公自動(dòng)化在功能上較為簡單，所以在使用中就對(duì)直接操作方面比較也比較容易，這些方面的優(yōu)勢(shì)使得在實(shí)際的發(fā)展過程中成了辦公自動(dòng)化的顯著特征。在不斷的優(yōu)化發(fā)展過程中，這一方面的優(yōu)勢(shì)將會(huì)進(jìn)一步的提升，計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的技術(shù)應(yīng)用將更加人性化。

三、辦公自動(dòng)化軟件開發(fā)的方向

辦公自動(dòng)化軟件是企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成部分，對(duì)于技術(shù)方案的要求通常也比較高，在當(dāng)前的產(chǎn)業(yè)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，辦公軟件在技術(shù)方面有以下三個(gè)重要的發(fā)展趨勢(shì)：第一：辦公軟件云端化。隨著云計(jì)算的落地應(yīng)用，目前大量的辦公軟件已經(jīng)逐漸完成了云端化改造，在云計(jì)算技術(shù)的支撐下，辦公軟件也有了更好的使用體驗(yàn)。通過云端化改造，辦公軟件能夠進(jìn)一步打破傳統(tǒng)的“信息孤島”問題，從而提升辦公軟件的可用性。第二：辦公軟件平臺(tái)化。產(chǎn)業(yè)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代是平臺(tái)化時(shí)代，辦公軟件目前也在逐漸向平臺(tái)化方向發(fā)展，這導(dǎo)致辦公軟件的功能邊界在不斷拓展，同時(shí)也能夠整合更多的資源。第三：辦公軟件智能化。智能化辦公也是當(dāng)前一個(gè)重要的發(fā)展趨勢(shì)，在云計(jì)算、大數(shù)據(jù)和人工智能技術(shù)的推動(dòng)下，辦公軟件的智能化能夠在很大程度上降低職場(chǎng)人的工作難度，這是智能化辦公軟件一個(gè)重要的優(yōu)勢(shì)。

結(jié)束語

計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用起到了十分突出和顯著的作用。所以對(duì)計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行理論性研究，就能夠從很大程度上促進(jìn)實(shí)際的發(fā)展，并對(duì)計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的進(jìn)一步發(fā)展有著重要意義。