醫(yī)院人事檔案和大數(shù)據(jù)的融合發(fā)展

張海紅，黃凱

(山西醫(yī)科大學(xué)第二醫(yī)院，山西 太原 030001)

我院系省城建院歷史最早的集醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防、保健和康復(fù)于一體的大型三級(jí)甲等綜合醫(yī)院。由醫(yī)院本部、西院和南院區(qū)三個(gè)院區(qū)組成(即“一院三區(qū)”)，輻射省內(nèi)醫(yī)聯(lián)體醫(yī)療機(jī)構(gòu)50余家，規(guī)劃開放床位5 000 張，目前實(shí)際開放2 300余張。目前有在崗職工3 600余人，由衛(wèi)生編制(含差額編制、自收自支編制)、教學(xué)編制、聘任制、合同制、勞務(wù)派遣、退休返聘、外聘專家、臨時(shí)用工等10余種身份人員組成，涵蓋醫(yī)療、教學(xué)、檢查、檢驗(yàn)、藥學(xué)、后勤保障、管理等40 余個(gè)崗位。每個(gè)崗位由正高、副高、中級(jí)、初級(jí)(師、士)等能級(jí)構(gòu)成。人力資源管理復(fù)雜、難度大，管理要求也非常高。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，國家對(duì)大型公立醫(yī)院開展了全方位的績效考核工作，各方面工作的提升均對(duì)醫(yī)院的人力資源管理，尤其是人事檔案管理提出了更高更新的要求，傳統(tǒng)的人力資源管理面臨諸多方面挑戰(zhàn)，但同時(shí)也會(huì)迎來新的發(fā)展機(jī)遇[1]。

隨著近年來我國社會(huì)和經(jīng)濟(jì)水平的快速提升，檔案資料在各項(xiàng)工作中的作用也越來越重要，而檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性問題也日益凸顯出來。醫(yī)院人事檔案管理工作具有任務(wù)重、責(zé)任大等特點(diǎn)，通過檔案管理信息化的建設(shè)，不但能夠使檔案的準(zhǔn)確性和完整性得到大幅度的提高，同時(shí)還能明顯提高檔案的使用效率和查閱速度，進(jìn)而更好地促進(jìn)現(xiàn)代化醫(yī)院管理模式的發(fā)展[2]。由此可見，人事檔案管理信息化建設(shè)將是醫(yī)院未來發(fā)展中的必然趨勢(shì)和要求。

1 人事檔案管理信息化的優(yōu)越性和必然性

1.1 信息化技術(shù)使人事信息采集更為簡(jiǎn)捷

信息化技術(shù)在人事檔案管理領(lǐng)域中的應(yīng)用，可以有效地減輕傳統(tǒng)人事檔案管理人員的工作量和勞動(dòng)強(qiáng)度；可以實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案信息的高敏捷性管理，即實(shí)現(xiàn)人事信息發(fā)生變化時(shí)能夠及時(shí)進(jìn)行記載、存儲(chǔ)與展示；可以實(shí)現(xiàn)多維度快速進(jìn)行信息的登錄，確保了人事信息的全面性和準(zhǔn)確性；可以有效地避免手工記載時(shí)所出現(xiàn)的缺檔和斷檔情況的發(fā)生；可以有效減輕人事信息的重復(fù)錄入工作量。我院人員身份繁多、崗位技術(shù)含量各異、評(píng)價(jià)方法多樣，準(zhǔn)確全面地采集人員的基本信息和工作量信息尤為重要，但信息采集的工作量卻十分復(fù)雜繁重，各管理部門可以利用信息系統(tǒng)從多個(gè)維度分別錄入同一人員的信息。這就大大提高了工作效率。

1.2 信息化技術(shù)使人事檔案信息處理更及時(shí)和快速

通過對(duì)人事檔案數(shù)字化處理，可以及時(shí)快速地對(duì)人事檔案進(jìn)行采集、存儲(chǔ)、分析、傳輸和展示等處理；可以有效地保證人事檔案信息管理的準(zhǔn)確性、連續(xù)性、敏捷性；可以利用信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，在幾分鐘之內(nèi)自動(dòng)完成人事信息的數(shù)據(jù)深度分析，為決策提供高質(zhì)量、高水平的依據(jù)。

1.3 信息化技術(shù)使人事檔案管理具有強(qiáng)大搜索功能

對(duì)人事檔案信息管理的終極目的是如何利用檔案信息更好地服務(wù)于人力資源管理[3]。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，可以為員工個(gè)人自我管理、科室級(jí)管理、院級(jí)管理提供多層次快速查詢的功能，更利于實(shí)現(xiàn)員工的自我管理，管理層可以快速地對(duì)個(gè)人的檔案信息進(jìn)行全面的了解，過去需要多日多人完成的工作，只需少許操作即可完成查詢功能；可以為實(shí)現(xiàn)對(duì)員工職業(yè)生涯規(guī)劃及全面績效管理等方面提供詳實(shí)依據(jù)，實(shí)現(xiàn)人力資源的合理配置。

1.4 信息化技術(shù)使人事檔案管理信息管理留痕可追溯

人事檔案信息的準(zhǔn)確性、及時(shí)性、敏捷性、客觀性及其固化是人力資源管理最重要的基礎(chǔ)。信息化技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)信息采集、存儲(chǔ)、分析、利用、查詢、變更等全過程的痕跡管理，較傳統(tǒng)的人事檔案管理手段而言，它的信息鏈、責(zé)任鏈更為清晰，權(quán)威性更高?？梢杂行У乇苊鈧鹘y(tǒng)人事檔案管理工作中由于信息的不全而導(dǎo)致糾紛的復(fù)雜化等問題，從而為人事糾紛的處理提供有效的幫助。

1.5 信息化技術(shù)使人事檔案信息安全水平大幅提升

人事檔案需要具有較強(qiáng)的保密性，針對(duì)不同人群，管理權(quán)限清晰而又復(fù)雜[4]。而利用密碼技術(shù)、電子簽名(即CA)技術(shù)實(shí)現(xiàn)多角色分級(jí)授權(quán)，完善和強(qiáng)化了保密措施，不僅符合人事檔案的保密要求且為群眾提供更為便利的服務(wù)。

1.6 信息化技術(shù)使人事檔案信息記錄由自然語言上升為結(jié)構(gòu)化語言

傳統(tǒng)的人事檔案信息中，絕大多數(shù)信息均使用自然語言方式采集，雖然實(shí)現(xiàn)了信息的采集和記錄，但自然語言記錄方式不利于人們對(duì)信息的利用效率，更無法對(duì)信息進(jìn)行深度挖掘，更不可能為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)決策提供高質(zhì)量的依據(jù)。2010年，我院?jiǎn)?dòng)人力資源信息化建設(shè)工作，人事檔案信息補(bǔ)錄與完善是人力資源管理信息系統(tǒng)建設(shè)的最重要的組成部分，經(jīng)過全面認(rèn)真的收集、核對(duì)，我院完成了人力資源管理信息系統(tǒng)的部署并投入使用。在干部任免工作中，利用信息系統(tǒng)完成了候選人等信息的深度挖掘分析工作，為院領(lǐng)導(dǎo)識(shí)駿馬、選人才提供了大量有價(jià)值、可靠的決策依據(jù)，提高了選人用人質(zhì)量。

2 人類進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，人事檔案管理工作面臨新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇

2.1 加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理數(shù)據(jù)化工作的重視

加入WTO十幾年來，我國市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制日臻完善，人員流動(dòng)日益頻繁，人力成本以及人力管理成本也隨之增加。如何幫助員工提升職業(yè)生涯規(guī)劃水平，如何深度挖掘人力潛能，如何使員工高水平展現(xiàn)才華，提升人力資源使用水平，是我們?nèi)肆Y源管理者無法回避的重要課題。面對(duì)這種情況，首先要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的重視度，其次要全面提高人事檔案管理工作的高效性和科學(xué)化。在實(shí)際工作中積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的數(shù)據(jù)化管理模式，通過構(gòu)建數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的數(shù)據(jù)化管理。

2.2 創(chuàng)建和優(yōu)化人事檔案管理流程

基于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，各種信息技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)和多媒體技術(shù)的快速發(fā)展，為人事檔案管理工作的優(yōu)化提供了重要的技術(shù)保障。在當(dāng)前人事檔案管理工作中，要積極引進(jìn)并利用多媒體設(shè)備和信息技術(shù)，加快推動(dòng)人事檔案信息化處理和建設(shè)，在確保信息安全的情況下，充分地運(yùn)用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等新興技術(shù)開展云服務(wù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作流程的全面優(yōu)化，以此來提高人事檔案管理工作的效率，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

2.3 構(gòu)建人事檔案管理大數(shù)據(jù)平臺(tái)信息系統(tǒng)

為了全面提高人事檔案管理工作效率，我院建立人事檔案大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，基于數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化和開放性，進(jìn)一步提升人事檔案的管理效率。人事處通過利用大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)員工個(gè)人信息資料的統(tǒng)一收集、整理、查閱、利用，更好地發(fā)揮了人事檔案管理的優(yōu)勢(shì)。另外，還借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算、WEB技術(shù)優(yōu)勢(shì)，對(duì)人事檔案信息資料進(jìn)行有效整合和擴(kuò)充，及時(shí)更新了人事檔案信息資源，極大地提升人事檔案管理水平。

2.4 加強(qiáng)了數(shù)據(jù)庫管理力度

大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展使人事檔案管理工作發(fā)生了顛覆性的變化，在人事檔案大數(shù)據(jù)建設(shè)過程中，依托了大量的原始信息構(gòu)建基礎(chǔ)人事檔案數(shù)據(jù)庫。在檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中，采用了國內(nèi)外的先進(jìn)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和管理標(biāo)準(zhǔn)。通過構(gòu)建一系列具有通用性和標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)庫，為檔案查閱和利用提供更多的便捷性。在檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作中，我們完善檔案數(shù)據(jù)庫管理制度，以確保數(shù)據(jù)的完整性、安全性和應(yīng)用系統(tǒng)功能的實(shí)現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案資源的及時(shí)更新和高度共享[5]。

2.5 加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，提升其綜合素質(zhì)

首先，對(duì)我院檔案管理人員進(jìn)行了多層次培訓(xùn)。結(jié)合我院實(shí)際以及大數(shù)據(jù)時(shí)代的各種要求，采用各種培訓(xùn)方法，提升工作人員的信息化素養(yǎng)，使我們能順利勝任大數(shù)據(jù)背景下的人事檔案管理工作。其次，我們積極參加專題學(xué)術(shù)活動(dòng)、業(yè)務(wù)交流會(huì)議、在線交流活動(dòng)等，學(xué)習(xí)和掌握先進(jìn)的檔案管理方法和技能，了解大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，迎接和適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的挑戰(zhàn)。

3 結(jié) 語

基于信息化環(huán)境下的人事信息管理模式及人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)模式，對(duì)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的人事人才信息管理工作有著非常突出的現(xiàn)實(shí)意義。醫(yī)院應(yīng)該創(chuàng)造條件盡快實(shí)現(xiàn)本單位的人事檔案管理的信息化，完成檔案管理的根本變革。隨著現(xiàn)代科技的迅猛發(fā)展，人事檔案數(shù)字化建設(shè)和管理是發(fā)生在人事檔案管理領(lǐng)域的一場(chǎng)革命，人力資源管理的重要性日益凸顯。利用現(xiàn)代科技技術(shù)保存數(shù)字化檔案信息，對(duì)已經(jīng)熟悉了傳統(tǒng)檔案管理方法的工作人員來講無疑是一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)，加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)，已經(jīng)成為人事檔案管理的一個(gè)主要趨勢(shì)和重要途徑[6]。在云計(jì)算、大數(shù)據(jù)背景下，應(yīng)該充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的重要作用，將其與人事檔案管理工作相融合，創(chuàng)新檔案管理理念和檔案管理服務(wù)模式，檔案管理人員要樹立大數(shù)據(jù)意識(shí)，并及時(shí)構(gòu)建完善的人事檔案數(shù)據(jù)庫，為人事檔案的管理和數(shù)據(jù)開發(fā)利用奠定良好的基礎(chǔ)[7]。