企業(yè)文秘工作與檔案管理一體化分析

■張海迪

（中交第四公路工程局有限公司）

引 言

新時(shí)代，隨著世界經(jīng)濟(jì)一體化逐漸深入，企業(yè)發(fā)展處在日益復(fù)雜的外部環(huán)境，機(jī)遇與風(fēng)險(xiǎn)并存，必須不斷完善管理，尤其做好強(qiáng)弱項(xiàng)、補(bǔ)短板工作，確保企業(yè)各項(xiàng)管理協(xié)調(diào)發(fā)展。企業(yè)生存發(fā)展過(guò)程中，積累了大量的紙質(zhì)和電子資料，要想做好資料的留存和利用，必須從源頭關(guān)注檔案管理，提高檔案綜合利用。企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)文秘工作和檔案管理一體化，必須兼顧工作量、成本和效率，統(tǒng)籌采取各種措施，才能攻克企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展過(guò)程難題。文書(shū)檔案是綜合檔案的重要組成部分，隨著管理理念的演變和信息技術(shù)的發(fā)展，其管理方式將隨之轉(zhuǎn)變。

1 企業(yè)文秘工作與檔案管理一體化概述

1.1 基本含義

其一，文秘工作。文秘是辦公室工作的重要組成部分，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，負(fù)責(zé)按照領(lǐng)導(dǎo)指示進(jìn)行文件起草，進(jìn)行指示傳達(dá)與信息傳遞，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)高效制定企業(yè)發(fā)展決策。對(duì)于企業(yè)而言，工作離不開(kāi)文秘，工作期間配套產(chǎn)生的文件材料，都應(yīng)該嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致處理，妥善保管，以便后期使用，作為服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)工作的一部分，凸顯工作重要性。文秘工作具有較強(qiáng)的實(shí)踐性，在企業(yè)管理中發(fā)揮著協(xié)調(diào)作用，要具有高度的政治覺(jué)悟與專業(yè)素養(yǎng)，高度關(guān)注重要文書(shū)內(nèi)容[1]，同時(shí)做好文件保密工作。其二，檔案管理。檔案管理是指收集、整理企業(yè)有價(jià)值的資料，并按照檔案管理規(guī)范要求予以整理，形成企業(yè)檔案并進(jìn)行管理。根據(jù)企業(yè)性質(zhì)不同，檔案內(nèi)容多有不同，主要分為文書(shū)檔案、人事檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案和影音資料檔案等幾大類。企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身?xiàng)l件、特點(diǎn)，建立與自身資源稟賦相適應(yīng)的檔案室，確保檔案資料的完整性與安全性，同時(shí)要做好檔案資源的開(kāi)發(fā)利用，給領(lǐng)導(dǎo)決策與業(yè)務(wù)提升提供依據(jù)，展現(xiàn)檔案價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案和企業(yè)管理的良性互動(dòng)。

1.2 文秘與檔案管理一體化價(jià)值

1.2.1 有助于增強(qiáng)辦公室人員素質(zhì)能力

文秘對(duì)企業(yè)內(nèi)部管理具有銜接作用，是企業(yè)內(nèi)部管理較為重要的崗位。檔案管理工作者負(fù)責(zé)以制度為依據(jù)，按照類別分類整理檔案，保管檔案，提供檔案信息查詢和提供檔案借閱服務(wù)等。文秘工作以及檔案管理互相依存，兩者一體化進(jìn)行能夠增強(qiáng)工作實(shí)效，提升辦公室整體工作水平。文秘工作負(fù)責(zé)起草和留存相關(guān)資料，檔案管理是文秘工作的延伸，兩者的一體化，即為文秘工作者工作范圍的延伸，有助于加深其對(duì)檔案工作的理解，促使其專業(yè)知識(shí)提升，豐富其工作內(nèi)容，調(diào)動(dòng)其工作積極性。同時(shí)，工作的連貫性，可以大大的節(jié)約工作銜接時(shí)間[2]。

1.2.2 便于提高檔案工作質(zhì)效

基于計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)發(fā)展，世界經(jīng)濟(jì)發(fā)展逐步進(jìn)入工業(yè)4.0，數(shù)據(jù)化時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，機(jī)器視作中心、人員視作輔助力量的特征日益凸顯。企業(yè)管理基本實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡(luò)化，大規(guī)模、大范圍使用計(jì)算機(jī)，能夠節(jié)約工作時(shí)間，增強(qiáng)工作成效。采用計(jì)算機(jī)與打印機(jī)等設(shè)備開(kāi)展辦公自動(dòng)化，便捷化的進(jìn)行多項(xiàng)工作，可以助推文秘與檔案管理一體化，提升公文質(zhì)量與檔案管理質(zhì)效。

2 企業(yè)文秘工作與檔案管理一體化面臨的挑戰(zhàn)

2.1 缺少檔案管理意識(shí)，檔案管理體制機(jī)制不夠完善

合格的文秘工作者是領(lǐng)導(dǎo)者的優(yōu)質(zhì)助手，在企業(yè)管理中占據(jù)著重要地位，留存整理諸多的文件資料，會(huì)占據(jù)大量工作時(shí)間，由于缺少檔案管理的意識(shí)，為此文秘工作者將會(huì)淡化檔案管理，不能真正有效的依據(jù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)妥善整理應(yīng)歸檔資料。由于檔案整理的滯后性，如原有稿件保存不完整，歸檔時(shí)進(jìn)行查找將會(huì)相對(duì)繁瑣，無(wú)法保證檔案資料的完整性和規(guī)范性[3]。如果工作者過(guò)程處理不夠嚴(yán)謹(jǐn)，部分資料容易出現(xiàn)損毀、字跡不清晰、文件編碼錯(cuò)誤和處理缺少實(shí)效等問(wèn)題，不僅會(huì)制約檔案質(zhì)量，還會(huì)影響立卷成效。另外，檔案管理工作廣泛的存在于企業(yè)管理中，內(nèi)容豐富、載體多樣，要想實(shí)現(xiàn)文秘與檔案管理一體化過(guò)程中，前提建立健全完善的檔案管理體制機(jī)制，準(zhǔn)確把握檔案歸檔范圍和檔案歸檔期限。兩者一體化發(fā)展，會(huì)使得檔案管理工作前移到文秘工作環(huán)節(jié)，文秘工作者就要對(duì)檔案資料和普通資料進(jìn)行區(qū)別、編號(hào)和整理。受限于文秘工作者檔案知識(shí)水平，容易出現(xiàn)檔案整理不規(guī)范、分散化以及片面化等問(wèn)題，使用時(shí)出現(xiàn)未歸檔或是歸檔查詢難度大等現(xiàn)象[4]。

2.2 管理體系功能不相同，模式存在差異化

諸多企業(yè)著手研發(fā)文秘與檔案一體化管理系統(tǒng)，因?yàn)榧夹g(shù)與指導(dǎo)規(guī)范不夠統(tǒng)一，系統(tǒng)功能的差異性與模式不同，資料遷移和接口制作存在難度，容易造成資料的丟失，丟失文件的查找問(wèn)題突出，嚴(yán)重影響企業(yè)應(yīng)用推廣的積極性。一體化管理系統(tǒng)功能設(shè)置受限于計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，電子文件要想證明和確保其真實(shí)性、一致性存在技術(shù)難度，一些電子文件在使用中，存在法律效應(yīng)不夠確切的問(wèn)題。如果全面實(shí)現(xiàn)電子檔案無(wú)紙化，或僅僅設(shè)置邏輯歸檔功能，勢(shì)必會(huì)增加文件法律效用與安全保障的難題[5]。電子檔案極易受到病毒攻擊，或在其他因素影響下被破壞，所以文秘檔案管理一體化功能的設(shè)置上，要依據(jù)這些不足設(shè)置對(duì)應(yīng)物理歸檔功能。

2.3 投入資源比較多，雙歸檔長(zhǎng)期存在

現(xiàn)階段，諸多企業(yè)普遍樹(shù)立文秘檔案一體化管理意識(shí)，部分小企業(yè)在資金層面與技術(shù)工作者層面尚未適應(yīng)這一需求，因此文檔一體化管理難以在短時(shí)間之內(nèi)被全方位推廣。電子檔案不管存在于系統(tǒng)中、硬盤(pán)，還存在光盤(pán)，都是以數(shù)字化的形式存在，更易于受到非法操作影響，導(dǎo)致電子檔案真假難辨，管理工作者對(duì)信息真?zhèn)蔚呐袛嚯y度加大。依據(jù)現(xiàn)行檔案管理法律法規(guī)和規(guī)章制度，長(zhǎng)期來(lái)看，紙質(zhì)檔案和電子檔案雙歸檔將長(zhǎng)期存在，因此凸顯出雙歸檔長(zhǎng)期存在的特征。

3 企業(yè)文秘工作與檔案管理一體化相關(guān)措施

3.1 規(guī)范公文歸檔

要高度重視員工意識(shí)教育，使企業(yè)員工意識(shí)到文秘和檔案結(jié)合的必要性，自覺(jué)的提高工作積極性和自主性，確保工作實(shí)效。要建立健全科學(xué)的管理機(jī)制以及工作流程，嚴(yán)格按照流程辦理公文，要樹(shù)立質(zhì)量意識(shí)，實(shí)行公文和檔案全過(guò)程管理。公文格式的規(guī)范性以及字跡清晰化，會(huì)直接關(guān)系文秘與檔案管理一體化管理，文秘工作者在起草文書(shū)過(guò)程中要嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致，要嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)格式加以編寫(xiě)，確保文書(shū)內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤、版記格式等細(xì)節(jié)統(tǒng)一一致。文秘工作者要具體化標(biāo)注文件印發(fā)單位與實(shí)際打印時(shí)間[6]，流轉(zhuǎn)之后歸檔立卷，促使文書(shū)格式足夠規(guī)范，提升檔案管理規(guī)范性。

3.2 強(qiáng)化文秘檔案管理一體化建設(shè)

企業(yè)應(yīng)該強(qiáng)化文秘檔案一體化管理，諸多的企業(yè)已經(jīng)進(jìn)行文檔一體化建設(shè)，發(fā)揮自動(dòng)化電子設(shè)備的優(yōu)勢(shì)，文檔一體化建設(shè)可以提升文秘與檔案管理的速度，營(yíng)造輕松愉快的工作氣氛。企業(yè)巧妙應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)，把文秘歸檔涉及的多種類型文件保存在管理平臺(tái)之中，便于對(duì)檔案信息的查詢，完成文秘檔案管理一體化。

3.3 通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)行一體化管理

計(jì)算機(jī)通過(guò)高速信息處理能力給予企業(yè)檔案和文秘一體化管理布設(shè)檢索條件，拓展檔案事業(yè)工作空間。企業(yè)要積極使用信息技術(shù)，對(duì)立卷內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化和整理，并且在卷宗組好之后，將卷宗信息加以編號(hào)、編頁(yè)、歸類、排列和上架，通過(guò)信息技術(shù)節(jié)約卷宗管理時(shí)間。另外，將檔案管理從案卷級(jí)向文件級(jí)管理進(jìn)行轉(zhuǎn)變，自動(dòng)化的管理好立卷內(nèi)容，即時(shí)性查找需要運(yùn)用的文檔，凸顯文秘與檔案管理規(guī)范性與及時(shí)性，落實(shí)文檔管理和服務(wù)質(zhì)量[7]。

3.4 增強(qiáng)人員能力素質(zhì)

要高質(zhì)量開(kāi)展工作，首先要樹(shù)立以人為本的思想，高度重視人員的素質(zhì)培養(yǎng)。制度是企業(yè)高質(zhì)量開(kāi)展工作的基石，文秘工作者要認(rèn)真學(xué)習(xí)制度要求，做好公文審核把關(guān)，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、格式正確和要素齊全，為文件的真實(shí)性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。要高度重視隊(duì)伍建設(shè)，確保人才隊(duì)伍能夠保滿足企業(yè)發(fā)展需要，要著重提拔保持工作狀態(tài)，善于合作的人才作為管理者，確保人才梯隊(duì)建設(shè)合理。另外，要建立人員交流平臺(tái)，定期組織文秘工作者進(jìn)行學(xué)習(xí)交流，總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，發(fā)掘工作亮點(diǎn)，解決工作難點(diǎn)，疏通工作堵點(diǎn)。

4 結(jié) 語(yǔ)

綜上所述，進(jìn)入新時(shí)代，企業(yè)要注重文秘工作與檔案管理的一體化建設(shè)，意識(shí)到兩者結(jié)合的必要性，兩者結(jié)合不僅可以促進(jìn)文秘工作與檔案管理進(jìn)程，還可以給企業(yè)綜合管理質(zhì)量的提高奠定基礎(chǔ)。每一個(gè)企業(yè)管理者都要保持與時(shí)俱進(jìn)的思想，明確文秘工作與檔案管理一體化思路，并通過(guò)行之有效的措施推進(jìn)其建設(shè)，如建立健全管理體系、強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)、加大資源傾斜和投入等，切實(shí)提高管理質(zhì)效，增強(qiáng)企業(yè)管理工作的有效性。