大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化建設(shè)策略研究

張媛媛

（孝義市自然資源局，山西 孝義 032300）

隨著科學(xué)技術(shù)的飛躍式發(fā)展，信息技術(shù)成為人們生活中習(xí)以為常的一部分，起到了不容小覷的作用。而究其原因，則在于現(xiàn)代社會(huì)有著越來越龐大的信息量，對于信息交流的需求也越來越迫切，而信息技術(shù)則恰好能夠滿足這一要求。信息技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)就體現(xiàn)在能夠通過計(jì)算機(jī)的編碼來形成各種文檔、圖像，然后再使用相應(yīng)的軟件來對這些內(nèi)容進(jìn)行篩選、分類和統(tǒng)計(jì)，用計(jì)算機(jī)替代了大部分人工，既豐富了檔案管理的形式、節(jié)省了檔案管理的人工成本，也提升了檔案管理的適用范圍和效率。然而檔案管理的信息化不是一件輕而易舉的事情，其涉及一套全新的檔案管理體系，不僅有著各種硬件上的要求，對于檔案管理人員的素質(zhì)也有著更高的要求。在這樣的情況下，檔案管理的信息化就不是一件容易的事情了。其中，既需要以往檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，以便從中找到錯(cuò)漏之處加以彌補(bǔ)，也需要對檔案管理信息化的整個(gè)體系過程有一個(gè)實(shí)現(xiàn)的把握，這樣才能夠讓檔案管理信息化真正地落到實(shí)處，也才能夠最大程度地提升檔案管理的效率，徹底地發(fā)揮出大數(shù)據(jù)時(shí)代下信息技術(shù)的先進(jìn)作用。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化建設(shè)中的問題

1）檔案信息化管理體制并未得到充分建立。就實(shí)際情況而言，很多部門的檔案管理工作仍是由傳統(tǒng)的行政部門代管，并沒有設(shè)立專門的崗位職務(wù)，由于資源規(guī)模和人力條件的限制，這樣的管理模式很容易造成崗位職責(zé)不明確、組織架構(gòu)不完善、責(zé)任心不強(qiáng)等各種問題，在這樣的環(huán)境下，檔案管理工作很大程度上并沒有被充分重視起來，相應(yīng)部門也沒有對此設(shè)立一套完整的管理制度，隨著信息化時(shí)代各類信息的爆發(fā)式增長，檔案管理工作的職責(zé)范圍越來越大、工作相應(yīng)內(nèi)容也會(huì)越來越多。傳統(tǒng)的管理模式并不能夠適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展要求，必須使用先進(jìn)的信息技術(shù)和手段才能夠保證相應(yīng)的管理質(zhì)量。因此適用于時(shí)代要求的管理體制則是不可缺少的重要部分，只有這樣，才能夠保證檔案管理工作整體水平與現(xiàn)代社會(huì)相適應(yīng)，符合相關(guān)要求。

2）重視程度不高。近年來，我國數(shù)據(jù)信息技術(shù)開始興起，以數(shù)據(jù)信息技術(shù)為依托的工程企業(yè)檔案信息化管理建設(shè)處在起步時(shí)期，一些發(fā)展問題逐漸暴露。比如，工程檔案管理質(zhì)量不高、搜索效率較慢、缺少高水平的檔案管理人員、管理人員的違規(guī)操作頻率較高等，這些都是制約檔案信息化建設(shè)的重要因素，側(cè)面印證企業(yè)檔案改革的重視程度還有待提升。與此同時(shí)，國家對工程企業(yè)的檔案信息化沒有制定完備的法律制度，無法以法規(guī)的形式保障檔案信息的安全。除此之外，結(jié)合我國現(xiàn)階段的工程企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略來說，重施工、輕管理仍是一項(xiàng)共性問題，這種意識觀念若無法根除，那么在后續(xù)進(jìn)行檔案收集、整合、存檔、移交等事項(xiàng)時(shí)將存在很多問題，無法真正和工程施工同步開展，導(dǎo)致施工嚴(yán)重流于形式主義。

3）檔案的共享與服務(wù)問題。檔案終究是要用的，是為了各項(xiàng)工作而服務(wù)的。然而，由于紙質(zhì)檔案的關(guān)系，一份檔案往往同時(shí)只能由一個(gè)群體使用，若是有兩個(gè)及以上群體同時(shí)需求，就需要等待。而紙質(zhì)檔案的材料又決定了很難對同一資料進(jìn)行多份存儲(chǔ)，否則就會(huì)帶來存儲(chǔ)成本的大幅提升。再者，在以往的檔案管理工作中，若同時(shí)需求大量的資料，那么工作人員查看起來也并不方便，也很難根據(jù)自身的需要而對檔案進(jìn)行標(biāo)注，畢竟檔案不是為了一家服務(wù)的，這就導(dǎo)致即使拿到了檔案，工作人員也往往需要花費(fèi)大量的時(shí)間在資料的查找上。這幾點(diǎn)綜合起來，就使得以往的檔案管理工作之效率不夠理想。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化建設(shè)策略

1）實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理。在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，越來越發(fā)達(dá)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為工程企業(yè)檔案信息化改革提供了全新的思路，因此，工程企業(yè)在踐行檔案管理改革工作的過程中，應(yīng)該把握時(shí)代脈絡(luò)，巧妙構(gòu)建與檔案管理一致的網(wǎng)絡(luò)信息化平臺(tái)，提高檔案管理工作的實(shí)際效率。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案所占的空間較大，且極易由于一些意外事故發(fā)生資料損毀與丟失，但是如果能夠?qū)⑾嚓P(guān)文件數(shù)據(jù)上傳到網(wǎng)絡(luò)信息化平臺(tái)中，則能從根源上解決信息損壞與丟失問題，提高文件信息管理的安全性。比如，在工程企業(yè)單位中，為了使檔案存儲(chǔ)與管理更加便捷，企業(yè)可以通過掃描或錄入的方式將傳統(tǒng)的紙質(zhì)工程文件資料上傳到計(jì)算機(jī)設(shè)備中，讓其以圖像或電子檔案的形式得以在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)永久性保存。而檔案管理人員只需要在企業(yè)的局域網(wǎng)上開展例行工作，通過簡易操作，就能完成檔案管理的各個(gè)流程工作，不需要企業(yè)額外開辟過多的資料存儲(chǔ)空間，同時(shí)能保全信息資料。此外，通過檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，管理人員只需要檢索關(guān)鍵詞，就可以找出工程的具體資料，使檔案調(diào)取工作更加便捷，符合新時(shí)代的發(fā)展需求。

2）搭建檔案信息化安全防護(hù)保障體系。大數(shù)據(jù)時(shí)代海量信息資源帶來數(shù)據(jù)信息的安全隱患問題，搭建檔案信息化安全防護(hù)體系就是為了應(yīng)對這些安全隱患。檔案數(shù)據(jù)信息中攜帶的病毒、網(wǎng)頁網(wǎng)站中種植的木馬等等，都是檔案信息資源安全性的潛在風(fēng)險(xiǎn)，由于檔案載體形式各異，電子檔案信息資源會(huì)存在各種各樣的風(fēng)險(xiǎn)隱患。因此，各級檔案管理部門一定要將信息安全防護(hù)體系做精做細(xì)。一方面要做好信息技術(shù)防護(hù)工作，主要是信息加密處理、信息防護(hù)等；另一方面要在各層級各部門之間設(shè)置科學(xué)有效的訪問權(quán)限，對各個(gè)層級的負(fù)責(zé)人給予不同的訪問權(quán)限，以此保證數(shù)據(jù)信息資源的安全。信息資源安全防護(hù)體系的搭建要兼顧全面和綜合的要求，將防護(hù)體系的穩(wěn)定性提升至最高級。

3）提升信息數(shù)據(jù)的處理能力和水平。我們知道，每一個(gè)部門日常業(yè)務(wù)工作中都會(huì)產(chǎn)生大量信息數(shù)據(jù)，但是具有保存價(jià)值的信息數(shù)據(jù)可能連10%也不到?！耙砸曨l為例，連續(xù)不間斷監(jiān)控過程中，可能有用的數(shù)據(jù)僅僅有一兩秒?！蔽覀円朐诤芏痰臅r(shí)間內(nèi)將這些價(jià)值分析和挖掘出來，無異于“沙里淘金”和“大海撈針”。檔案信息元數(shù)據(jù)從產(chǎn)生以后，經(jīng)過了征集、整理、鑒定、編研、利用乃至保管的全過程，業(yè)務(wù)流程較多，工作量也非常巨大。因此，掌握和運(yùn)用大數(shù)據(jù)處理技術(shù)，從海量檔案信息數(shù)據(jù)中分析出有價(jià)值的信息數(shù)據(jù)，將會(huì)逐漸成為所有工作中的重中之重。要進(jìn)一步增強(qiáng)信息數(shù)據(jù)處理的時(shí)效性。目前，在反恐應(yīng)急、搶險(xiǎn)救災(zāi)等突發(fā)事件處理中，對信息數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)、快速處理的要求極高，對事發(fā)現(xiàn)場的信息數(shù)據(jù)必須快速、準(zhǔn)確分析，否則現(xiàn)場指揮人員將很難做出科學(xué)決策。

3 結(jié)語

信息化時(shí)代的到來，使得當(dāng)前檔案管理工作面臨著一些挑戰(zhàn)，但只要保持清醒認(rèn)識，就能夠把現(xiàn)存的一些制約因素轉(zhuǎn)化為機(jī)遇，并在此基礎(chǔ)上，創(chuàng)新工作開展途徑，滿足時(shí)代賦予的更高工作要求，從而進(jìn)一步為單位發(fā)展提供更加可靠的信息支持，解決以往存在的檔案管理工作混亂、責(zé)任歸屬不清等問題，從而使手工管理方式轉(zhuǎn)化成高效的、自動(dòng)化的信息管理模式。