新時(shí)代文書檔案工作信息化管理微探

過江帆

（江西省精神病院，江西 南昌 330029）

進(jìn)入“互聯(lián)網(wǎng)+”的新時(shí)代之后，互聯(lián)網(wǎng)對(duì)人類社會(huì)的深刻改變?cè)缫褲B透至政治、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)等各個(gè)方面。而我們的文書檔案管理也隨著時(shí)代的發(fā)展發(fā)生著日新月異的變化，其標(biāo)志即為計(jì)算機(jī)應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)管理在文書檔案管理中的廣泛運(yùn)用。對(duì)于文書檔案管理人員而言，就需要改變以往手工裝訂、立卷、保管的管理方式，還要改變以“份”為保管單位的編號(hào)管理方式，并充分利用硬盤、磁盤、光盤、掃描儀等多種工具與技術(shù)手段，進(jìn)行案卷全文的掃描與存儲(chǔ)工作，使得文書檔案管理和利用的方式實(shí)現(xiàn)信息化技術(shù)升級(jí)并得到充分運(yùn)用。為此，本文通過分析研究新時(shí)期文書檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)，提出了提高文書檔案信息化管理水平的相應(yīng)措施。

1 新時(shí)代文書檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

1.1 有利于辦公效率的顯著提升

在以往傳統(tǒng)的文書檔案管理工作中，經(jīng)常面臨的問題是立卷時(shí)繁瑣的歸檔工作，與日常管理中的檢索困難，導(dǎo)致文書檔案管理工作效率低下。在現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用的大背景下，我們的文書資料歸檔工作就有了科學(xué)、快捷的管理途徑，即充分利用信息化管理手段，很好地解決以往復(fù)雜的立卷歸檔與檢索查找等問題，歸檔質(zhì)量獲得提高、檢索速度大幅加快，而文書檔案管理人員的工作量卻隨之減輕，工作效率更是得到了顯著提升。

1.2 有利于文件檔案的一體化管理

傳統(tǒng)檔案管理工作的文件管理與檔案管理相對(duì)來說比較分散，而在辦公自動(dòng)化條件下，可以促使文書檔案的各項(xiàng)工作形成一個(gè)整體，如收發(fā)、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)、文件收集整理等等，為文件內(nèi)容的完整性提供重要的保障。將文件與檔案整合為統(tǒng)一的系統(tǒng)工程，實(shí)現(xiàn)文檔一體化，可以有效地將以往文檔分離產(chǎn)生的相關(guān)問題（如造成有重要價(jià)值的“賬外”文件無法歸檔，工作環(huán)節(jié)與工作程序出現(xiàn)重復(fù)雷同等現(xiàn)象）予以克服，更加有利于檔案部門工作質(zhì)量的提高與館藏質(zhì)量的提升。

1.3 有利于文件及文字信息的充分交流與共享

在以往文書檔案管理的手工時(shí)代，難以實(shí)現(xiàn)信息共享，查找信息渠道單一、搜索面窄、獲取的信息量不夠全面。通過計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，我們可以在管理文書檔案過程中實(shí)現(xiàn)體系管理，將所有的目錄與內(nèi)容進(jìn)行分類、合并管理，建立與完善檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體的分離，使得檔案利用工作的效果得到升華。無論是網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)抑或是區(qū)域網(wǎng)服務(wù)平臺(tái)上，使用者均可通過互聯(lián)網(wǎng)充分了解其行業(yè)內(nèi)部或行業(yè)之間的工作重點(diǎn)與動(dòng)態(tài)信息。

2 新時(shí)期文書檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理的有效措施

2.1 提高認(rèn)識(shí)，高度重視文書檔案的信息化管理

文書檔案信息化管理有著較強(qiáng)的專業(yè)性，兼具一定的復(fù)雜性。為了促使單位文書檔案管理工作順利開展并取得良好效果，首先對(duì)于單位領(lǐng)導(dǎo)層而言，需要高度重視文書檔案的信息化管理，除了配備具備專業(yè)素養(yǎng)的工作人員還需加大對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的投入力度，配置一些與信息化管理工作相配套的設(shè)備及儀器。其次，要改變以往檔案管理工作方式[1]，加強(qiáng)檔案室建設(shè)，形成一整套具有一定可行性的文書檔案信息化管理方案。然后，單位內(nèi)部需要加大檔案信息化管理的宣傳力度，強(qiáng)調(diào)文書檔案信息化管理的重要性與必要性，為文書檔案信息化管理工作營(yíng)造良好氛圍，提高各部門檔案信息化管理的意識(shí)，促使全員都要規(guī)范地參與到文書檔案信息化管理的工作中，從而構(gòu)建一整套系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理體制，促使單位組織內(nèi)的文書檔案管理工作朝著更科學(xué)、更規(guī)范的軌道發(fā)展。

2.2 健全制度，實(shí)現(xiàn)文書檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、維護(hù)與升級(jí)

對(duì)于單位組織而言，只有在健全的文書檔案信息化管理制度的有力支撐下，其文書檔案管理工作才能實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍與提升。因此，在國(guó)家檔案管理制度的大框架下，要緊密結(jié)合單位檔案管理工作的實(shí)際情況，對(duì)文書檔案管理的監(jiān)督機(jī)制進(jìn)行不斷地完善。在信息化時(shí)代，各個(gè)行業(yè)的自動(dòng)化水平飛速發(fā)展，一家單位的文書檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，要著力于科學(xué)設(shè)計(jì)與建設(shè)單位或組織內(nèi)部的文書檔案數(shù)據(jù)庫[2]，要學(xué)會(huì)利用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)來進(jìn)一步維護(hù)和開發(fā)文書檔案數(shù)據(jù)庫，并同步開發(fā)新的文書檔案服務(wù)產(chǎn)品用于日常的工作與管理。此外，無論是單位還是檔案管理人員還需加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)庫的安全防范意識(shí)，提升技術(shù)加密手段，促進(jìn)文書檔案管理系統(tǒng)安全系數(shù)的進(jìn)一步提高，為檔案數(shù)據(jù)和資料的完整性提供重要保障，從而讓文書檔案信息功能得以充分的發(fā)揮。

2.3 創(chuàng)新方法，構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化、多樣化、系統(tǒng)化的文書檔案管理模式

開展文書檔案信息化管理，其意義就在于為單位或組織提供高效的文化檔案信息服務(wù)，為了更好地實(shí)現(xiàn)此目標(biāo)，需要運(yùn)用各種有效方法，如統(tǒng)一收集、分類管理和科學(xué)錄入等等，并創(chuàng)新利用各種信息化技術(shù)匯總文書資料，實(shí)施一體化管理，最終獲得格式與結(jié)構(gòu)統(tǒng)一的文書檔案，構(gòu)建具有一定系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化的文書檔案管理模式。從實(shí)體文書檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾恚瑢?shí)施信息化加工和網(wǎng)絡(luò)化管理文書檔案，在文書檔案的數(shù)字化和電子化進(jìn)程中，單位傳統(tǒng)文書檔案管理中存在的各項(xiàng)問題也將迎刃而解[3]。除此之外，對(duì)于檔案管理部門而言，也要不斷地加強(qiáng)與各部門之間進(jìn)行溝通與交流，不斷地積極創(chuàng)新單位文書檔案信息化管理模式，讓文書檔案可利用范圍逐步擴(kuò)大，同時(shí)將檔案管理服務(wù)系統(tǒng)與一些專門的網(wǎng)站進(jìn)行鏈接，提供在線檔案的管理與擴(kuò)展，實(shí)現(xiàn)檔案標(biāo)簽化、智能化管理，以此全面提升單位文書檔案的服務(wù)質(zhì)量與服務(wù)水平。

3 結(jié)束語

總而言之，在快速發(fā)展的“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代背景下，對(duì)于文書檔案信息化管理工作進(jìn)行分析是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的、不容忽視的工作。對(duì)于一家單位或組織而言，在日常檔案管理的過程中，既要足夠重視文書檔案管理工作，同時(shí)也要根據(jù)實(shí)際情況加大投入，提升文書檔案信息化管理水平，建立健全管理制度，不斷創(chuàng)新管理手段與模式，運(yùn)用最切合實(shí)際且最有效的檔案信息化管理方式，實(shí)現(xiàn)單位檔案信息化管理的高質(zhì)量發(fā)展。