基于信息化背景的文書檔案管理工作創(chuàng)新研究

黃 金

（鄭州地鐵集團(tuán)有限公司，河南 鄭州 450000）

1 文書檔案管理中存在的問(wèn)題

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)體制的不斷轉(zhuǎn)換，不少企事業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程中忽略了文書檔案管理工作，沒(méi)有充分意識(shí)到加強(qiáng)文書檔案管理工作對(duì)于企事業(yè)單位所帶來(lái)的間接經(jīng)濟(jì)效益提升。有很多企事業(yè)單位在實(shí)際的管理中缺乏對(duì)文書檔案管理的資金和人力投入，缺乏自上而下的管理體系。由于管理體系不健全，從而使得文書檔案管理工作與企業(yè)的實(shí)際發(fā)展方向相背離，相關(guān)部門難以充分配合，分散的文書檔案管理無(wú)法達(dá)到實(shí)際的管理需求。還有在文書檔案管理過(guò)程中缺乏專業(yè)的檔案管理人員，現(xiàn)有人員無(wú)法適應(yīng)文書檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，專業(yè)知識(shí)、管理思維和業(yè)務(wù)素養(yǎng)都有待進(jìn)一步提高。另外一個(gè)最主要的問(wèn)題則是在現(xiàn)階段的企事業(yè)單位文書檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，整體呈現(xiàn)信息化程度較低的現(xiàn)象，仍缺乏科學(xué)合理的統(tǒng)一規(guī)劃標(biāo)準(zhǔn)。至今也有部分企事業(yè)單位仍舊沿用傳統(tǒng)的文書檔案管理模式，在文書檔案信息化管理方面的投入不高，人才匱乏，技術(shù)欠缺，使得企事業(yè)單位的文書檔案管理工作難以落到實(shí)處。

2 文書檔案信息化管理的價(jià)值

在文書檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，可借助信息化管理方式進(jìn)一步規(guī)范文書檔案管理的流程，在加強(qiáng)資料收集、信息處理、數(shù)據(jù)保存、科學(xué)存檔等一系列管理的同時(shí)，將相應(yīng)的信息進(jìn)行有效的轉(zhuǎn)化和銜接，從而強(qiáng)化各部門之間的聯(lián)系，使得相關(guān)部門和平臺(tái)能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)共享，實(shí)現(xiàn)全方位綜合性的文書檔案管理，全面提高企事業(yè)單位的工作效率。通過(guò)信息化的文書檔案管理，在提升文書檔案管理的效能、降低文書檔案管理難度的同時(shí)，以更加有效的、覆蓋面更廣的管理模式，全面提高文書檔案管理的精度和廣度，從而提升文書檔案本身的價(jià)值。

3 加強(qiáng)文書檔案信息化管理的措施

3.1 強(qiáng)化認(rèn)識(shí)，創(chuàng)新理念

在信息化時(shí)代背景下，為了全面加強(qiáng)文書檔案管理的創(chuàng)新工作，需要利用信息化技術(shù)，充分認(rèn)識(shí)到信息化管理的優(yōu)勢(shì)，結(jié)合企事業(yè)單位的實(shí)際業(yè)務(wù)情況，科學(xué)合理的應(yīng)用信息化手段，不斷優(yōu)化創(chuàng)新文書檔案管理模式，將信息化手段有效應(yīng)用到文書檔案管理中，全面提高文書檔案的利用價(jià)值。在文書檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，則要求相應(yīng)的管理者能夠積極學(xué)習(xí)，結(jié)合技術(shù)發(fā)展，不斷優(yōu)化更新自身的知識(shí)體系，同時(shí)能夠結(jié)合企事業(yè)單位的實(shí)際管理需求，不斷創(chuàng)新文化檔案管理理念和工作模式。提高文書檔案管理工作站位，借助先進(jìn)的指導(dǎo)思想，將其與企事業(yè)單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展緊密結(jié)合在一起，全面加強(qiáng)文書檔案管理工作。

3.2 完善體系，加強(qiáng)實(shí)踐

為了保障信息化技術(shù)在文書檔案管理中的應(yīng)用效果，在企事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)中，還需要考慮事業(yè)單位的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，按照實(shí)際情況完善相應(yīng)的管理體系，并制定文書檔案信息化管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，充分借助數(shù)字化檔案管理平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)，建立科學(xué)有效的文書檔案管理體系，全面加強(qiáng)文書檔案資料控制工作。這就要求相應(yīng)的管理者在實(shí)際的工作過(guò)程中，熟悉企事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r以及各部門工作內(nèi)容，構(gòu)建完善的文書檔案管理體系。在體系建設(shè)的過(guò)程中，要確保文書檔案管理的真實(shí)性、有效性和完整性。確定文書檔案管理的載體，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和檔案要求。在工作過(guò)程中，還需要理解企事業(yè)單位文書檔案管理的本質(zhì)，明確加強(qiáng)文書檔案管理的根本目的和意義，從而增加成本投入，全面提高文書檔案管理的質(zhì)量。

3.3 引進(jìn)人才，強(qiáng)化隊(duì)伍

高素質(zhì)的文書檔案管理隊(duì)伍是企業(yè)文書檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的基本保障。所以在企事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，還需要全面加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)工作，通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)讓相應(yīng)的管理人員能夠積極學(xué)習(xí)和充分了解信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，從而在管理過(guò)程中借助信息技術(shù)不斷完善文書檔案管理的相關(guān)流程，提高其工作效率，提升文書檔案的信息處理和匯總能力。在培訓(xùn)的過(guò)程中，還需要全面增強(qiáng)檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)和信息管理思維，加強(qiáng)實(shí)踐實(shí)操，讓相應(yīng)的管理人員能夠靈活掌握文書檔案管理辦法，學(xué)會(huì)應(yīng)用信息技術(shù)手段管理操作，提高文書檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，從而讓企事業(yè)單位的文書檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)信息化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

3.4 打造平臺(tái)，強(qiáng)化管理

健全的文書檔案管理制度是實(shí)現(xiàn)文書檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。因而在現(xiàn)階段的企事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，需要加強(qiáng)管理制度的制定，使得文書檔案管理工作能夠更加科學(xué)合理地進(jìn)行。在制度建設(shè)的過(guò)程中，要科學(xué)合理地分配責(zé)任，完善相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)體制和監(jiān)督體系，從而提高文書檔案管理的實(shí)效性。打造信息化的文書檔案管理平臺(tái)，通過(guò)多元化的管理方式，使得企事業(yè)單位的文書檔案管理工作能夠更加適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展和公司業(yè)務(wù)。在文書檔案信息化平臺(tái)建設(shè)的過(guò)程中，首先要建立相應(yīng)的文書檔案加工系統(tǒng)，在做好基本的信息收集工作時(shí)，借助精密的文書檔案存管系統(tǒng)加強(qiáng)文書檔案管理工作，為了保障文書檔案能夠及時(shí)調(diào)取和隨時(shí)查閱，在信息化平臺(tái)建設(shè)的過(guò)程中還需要增加系統(tǒng)的查閱借閱和流程處理功能，以此減輕文書檔案管理人員的工作壓力。在實(shí)際的管理過(guò)程當(dāng)中，還需要文書檔案管理人員掌握基本的資料分類整理能力，來(lái)強(qiáng)化文書檔案的管理工作。

3.5 完善檔案管理工作系統(tǒng)

對(duì)于推進(jìn)檔案管理體系信息化進(jìn)程而言，不斷地完善檔案管理工作系統(tǒng)是極為有必要的。具體來(lái)說(shuō)，首先應(yīng)該重視硬件設(shè)施的完善，這是檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化轉(zhuǎn)型的基礎(chǔ)。部署新型的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，利用最先進(jìn)的技術(shù)搭建檔案管理平臺(tái)，將所有的檔案分類管理，提升檔案管理效率。其次，建立新型的數(shù)字化數(shù)據(jù)庫(kù)，不斷提升管理人員的專業(yè)水平。最后還需要解決很多單位的領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員對(duì)于檔案管理工作現(xiàn)代化和信息化的認(rèn)識(shí)程度不夠高的問(wèn)題，因此需要不斷地投入資金和組織培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)觀念的根本性轉(zhuǎn)變，建立一個(gè)符合本單位的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提升工作能力和管理質(zhì)量，為單位的發(fā)展做好充足的人才信息準(zhǔn)備。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，在文書檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，借助信息化技術(shù)能夠有效提高其管理的效果，以充分利用現(xiàn)代化資源，加強(qiáng)制度建設(shè)，使得企事業(yè)單位的文書檔案管理工作能夠更加高效穩(wěn)定。這就需要企事業(yè)單位能夠加強(qiáng)人員培訓(xùn)，加強(qiáng)制度建設(shè)，以結(jié)合信息時(shí)代不斷優(yōu)化文書檔案管理的方式方法，從而為企業(yè)發(fā)展助力。