事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)新思考

于水瑩

（梅里斯達(dá)斡爾族區(qū)人防工程服務(wù)中心，黑龍江 齊齊哈爾 161000）

事業(yè)單位可以通過對(duì)檔案管理工作的優(yōu)化進(jìn)行工作效率的提升。在新時(shí)期下，事業(yè)單位也應(yīng)該結(jié)合信息技術(shù)的發(fā)展，進(jìn)行檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作，提高檔案利用效率，為事業(yè)單位工作流程的優(yōu)化提供更多支持。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

1.1 信息化檔案管理平臺(tái)不健全

檔案管理數(shù)字化與信息化的完善工作，可以健全檔案信息化管理平臺(tái)，它可以為檔案管理提供更多的服務(wù)與支持，促進(jìn)檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。但是，我國大部分信息化檔案管理平臺(tái)還處于初步探索時(shí)期，事業(yè)單位檔案管理部門并沒有根據(jù)檔案管理的需求，完善平臺(tái)的功能模塊，不能提升檔案工作效率，也降低了檔案服務(wù)功能，影響檔案管理工作的順利開展[1]。

1.2 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不健全

健全的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)有助于檔案管理工作的規(guī)范性開展，保證工作的規(guī)劃性和合理性，進(jìn)而完善工作的內(nèi)容與形式，保證工作在規(guī)范范圍內(nèi)完成。但是，由于我國信息通信技術(shù)在數(shù)字化檔案管理中的應(yīng)用尚處于探索時(shí)期，事業(yè)單位檔案管理部門并沒有建立完善的管理標(biāo)準(zhǔn)，使得檔案管理工作開展缺乏依據(jù)與秩序，不僅不利于檔案部門與其他部門的交流與合作，還降低了信息通信技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，影響檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的健全。

1.3 人員信息化程度不高

部分事業(yè)單位檔案管理人員并不具備高素質(zhì)的信息化水平，他們跟不上信息通信技術(shù)發(fā)展的速度，需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力，進(jìn)行信息通信技術(shù)所帶來變化的適應(yīng)，不僅增加了檔案管理人員的學(xué)習(xí)內(nèi)容，還容易導(dǎo)致檔案管理人員在運(yùn)用信息通信技術(shù)過程中，出現(xiàn)操作錯(cuò)誤的現(xiàn)象，增加了工作難度與工作內(nèi)容。

1.4 安全保障度不高

數(shù)字化檔案管理在應(yīng)用信息通信技術(shù)的過程中，需要借助網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案資料的傳遞與存儲(chǔ)，為檔案管理工作帶來了極大的便利性。但是由于網(wǎng)絡(luò)的不可控因素較多，事業(yè)單位檔案管理人員在運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案?jìng)鬟f與存儲(chǔ)的過程中，并沒有根據(jù)安全需求，加強(qiáng)檔案部門的網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，很可能會(huì)導(dǎo)致檔案信息受到病毒、黑客的侵襲，不僅會(huì)造成檔案信息的丟失，還會(huì)為檔案管理工作的順利開展造成諸多不便，不利于檔案部門工作的完善[2]。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新策略

2.1 檔案信息化管理平臺(tái)的搭建

由于我國檔案信息化平臺(tái)正處于不斷探索與發(fā)展時(shí)期，事業(yè)單位檔案管理部門在進(jìn)行信息化管理平臺(tái)搭建的過程中，可以從實(shí)際管理需求出發(fā)，結(jié)合其他信息化平臺(tái)搭建的經(jīng)驗(yàn)與模塊，完善平臺(tái)內(nèi)各個(gè)模塊的功能，不斷根據(jù)需求進(jìn)行不同功能的搭建，為管理與服務(wù)水平提升增加更多途徑。

事業(yè)單位檔案管理部門可以從兩方面進(jìn)行檔案信息化管理平臺(tái)搭建：一是實(shí)際功能需求。在以往的工作中，進(jìn)行不同問題的總結(jié)，借助信息通信技術(shù)找出適合的解決措施，通過功能確認(rèn)與完善的方式搭建平臺(tái)，把檔案資料的安全性與完整性，作為平臺(tái)搭建的“初心”，不斷進(jìn)行功能模塊的開發(fā)，保障檔案工作可以在信息化管理平臺(tái)得到全面實(shí)現(xiàn)，提升檔案管理的便捷化程度。二是檔案信息共享需求。檔案信息化管理平臺(tái)搭建，可以為檔案信息的安全傳遞提供保障，檔案部門可以從信息共享角度出發(fā)，研發(fā)出了高效的項(xiàng)目檔案管理專業(yè)化平臺(tái)，平臺(tái)對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行信息化統(tǒng)一管理，只需在平臺(tái)上就可以完成對(duì)于項(xiàng)目檔案進(jìn)行更新、下載、預(yù)覽、打印、借閱、審批、打印、權(quán)限查詢等功能，也可實(shí)現(xiàn)用戶對(duì)下屬單位檔案業(yè)務(wù)工作的全面管控，大大提高了檔案管理的效率和安全性，提升信息的利用率[3]。

2.2 數(shù)字化檔案管理制度健全

健全的數(shù)字化檔案管理制度，一方面可以從制度層面為信息通信技術(shù)的應(yīng)用做好保障，提升管理的數(shù)字化與信息化程度；另一方面可以從檔案管理人員角度出發(fā)，保障每個(gè)管理人員之間的公平性，為管理人員提供平等的工作與晉升機(jī)會(huì)，使得管理投入更多的熱情，保障在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成工作。因此，健全檔案管理制度時(shí)，增加了檔案管理人員之間的交流時(shí)間，聽取檔案管理人員的建議，進(jìn)行檔案管理制度的健全，一方面可以保障制度的科學(xué)性、權(quán)威性，對(duì)管理人員進(jìn)行認(rèn)知與管理約束，提升工作制度性；另一方面可以讓管理人員認(rèn)識(shí)到自己對(duì)于單位及工作所做出的貢獻(xiàn)，不斷進(jìn)行積極性的調(diào)動(dòng)，激發(fā)管理人員進(jìn)行主動(dòng)性發(fā)揮，更加全面的完成本職工作，保證檔案管理效果[4]。

2.3 檔案管理人員信息化水平提升

事業(yè)單位檔案管理部門可以根據(jù)信息通信技術(shù)在管理中應(yīng)用的需求，開展信息通信技術(shù)應(yīng)用的培訓(xùn)工作，加深管理人員對(duì)于信息化與數(shù)字化的認(rèn)知，提升信息化水平和工作能力，保障信息通信技術(shù)在數(shù)字化檔案管理中的切實(shí)落實(shí)。檔案管理部門可以根據(jù)信息通信技術(shù)應(yīng)用需求，定期進(jìn)行員工培訓(xùn)工作的開展，借助專家講座、實(shí)例分析等形式，幫助員工認(rèn)識(shí)到信息通信技術(shù)對(duì)于檔案管理的重要性，增加員工進(jìn)行信息技術(shù)學(xué)習(xí)的積極性，提升員工的信息化認(rèn)知。同時(shí)，也要加大對(duì)于員工的信息技術(shù)操作能力培訓(xùn)，提升員工的操作水平，正確運(yùn)用專業(yè)技術(shù)與能力進(jìn)行工作完善，保障工作效率。

2.4 檔案信息安全提升

事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)該認(rèn)識(shí)到安全性對(duì)于信息的重要，以安全保障為前提，應(yīng)用信息通信技術(shù)，開展檔案信息安全性與完整性的保障工作，提升檔案管理效率[5]。檔案管理人員在進(jìn)行檔案資料存儲(chǔ)時(shí)，要求檔案管理人員對(duì)檔案資料進(jìn)行加密處理，保障信息的安全與完整。同時(shí)，可以根據(jù)檔案信息化平臺(tái)安全性保障出發(fā)，聘請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)防火墻的搭建，增強(qiáng)檔案信息化平臺(tái)對(duì)于病毒及黑客的抵御能力，保障檔案信息不受外部因素的破壞。也可以把檔案信息安全管理工作納入日常監(jiān)督工作中，聘用專業(yè)人員定期進(jìn)行檔案信息化水平的安全檢查與維護(hù)工作，及時(shí)修復(fù)檔案信息化水平的安全漏洞，保證檔案信息的安全。

3 結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位結(jié)合信息技術(shù)發(fā)展，進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)工作，不僅滿足了檔案管理的需求，還為事業(yè)單位管理水平的提升，提供了重要保障。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)基于自身在檔案管理信息化建設(shè)中的問題進(jìn)行分析，提出合理化的解決措施，以提升檔案管理信息化建設(shè)水平，提高檔案資源的利用率，從而促進(jìn)事業(yè)單位工作質(zhì)量提升。