探討提高機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)

張順梅

（新疆阿勒泰地區(qū)布爾津縣紀(jì)委監(jiān)委信息和輿情信息中心（縣審查調(diào)查中心），新疆 阿勒泰 836600）

在機(jī)關(guān)檔案管理工作中，由于檔案數(shù)量龐大，管理工作非常復(fù)雜，傳統(tǒng)的人工管理方式難以滿足現(xiàn)代化的機(jī)關(guān)檔案管理要求，加強(qiáng)管理方式信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)更高效率的網(wǎng)絡(luò)信息化管理模式，是現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理提出的必然要求。除此之外，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息化的管理模式對(duì)機(jī)關(guān)檔案實(shí)施管理，能夠?qū)崿F(xiàn)快速查詢，而且查詢方式多種多樣，能夠有效滿足檔案使用者的要求。信息化的管理模式能夠有效實(shí)現(xiàn)檔案的完整保存，促進(jìn)檔案信息共享，保證能夠?qū)崟r(shí)為檔案使用者提供必要的檔案信息。由此可見，實(shí)施信息化的檔案管理方式，不僅給檔案管理帶來了極大的便利，而且對(duì)檔案的實(shí)踐應(yīng)用，提供了極大的便利，促使機(jī)關(guān)檔案能夠更好地為社會(huì)發(fā)展提供服務(wù)，大幅度提高機(jī)關(guān)檔案服務(wù)質(zhì)量，對(duì)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展建設(shè)，具有極為深遠(yuǎn)的意義。

1 信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理的優(yōu)勢(shì)

1.1 能夠存儲(chǔ)海量的檔案信息

在機(jī)關(guān)中，檔案的數(shù)量非常龐大，而且隨著發(fā)展，檔案數(shù)量不斷增多，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式下，需要使用更加龐大的存儲(chǔ)空間來存儲(chǔ)保管檔案。而且紙質(zhì)檔案對(duì)存儲(chǔ)條件要求極高，為了延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案的使用壽命，在存儲(chǔ)過程中必須具有良好的通風(fēng)、采光、防蟲等條件。一旦存儲(chǔ)條件不合格，就會(huì)造成檔案損失，信息丟失。此外，面對(duì)數(shù)量龐大的紙質(zhì)檔案，傳統(tǒng)的人工管理方法，不僅工作量巨大，而且在分類歸檔、查詢應(yīng)用等方面，程序極為復(fù)雜，便利性極差。而運(yùn)用信息化管理方式，以電子檔案的形式對(duì)機(jī)關(guān)檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)，只需小小的硬盤，就可以存儲(chǔ)大量檔案信息，真正實(shí)現(xiàn)大容量快速儲(chǔ)存，既節(jié)省了空間又節(jié)省了管理成本。而用在管理上，不僅查詢應(yīng)用檔案更加便利，而且對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境要求低，還能實(shí)現(xiàn)無紙化。

1.2 檔案信息管理更加規(guī)范，存儲(chǔ)更準(zhǔn)確

在傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案管理過程中，采用人工方式對(duì)檔案進(jìn)行歸類處理，這就導(dǎo)致工作人員在管理檔案的過程中，可能因?yàn)榇笠馐韬龌驑I(yè)務(wù)不熟悉等因素，造成檔案不正確存儲(chǔ)，管理不規(guī)范。甚至個(gè)別人員會(huì)私自篡改檔案信息，造成檔案信息嚴(yán)重失真，最終在查詢應(yīng)用檔案時(shí)造成誤差。而在信息化時(shí)代實(shí)施信息化的檔案管理方式，利用檔案管理系統(tǒng)，能夠?qū)n案信息與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無縫連接，檔案資料實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化存儲(chǔ)，在對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理的過程中，還能夠?qū)n案信息的修改操作設(shè)置權(quán)限，防止人為篡改檔案信息，從而有效保證檔案信息的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。準(zhǔn)確的檔案信息以及規(guī)范的檔案管理模式，不僅方便人們對(duì)檔案進(jìn)行查詢或使用，也使機(jī)關(guān)的檔案服務(wù)質(zhì)量得到顯著提升，使檔案信息充分發(fā)揮作用，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展建設(shè)提供必要的支持力量。

2 提高機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)措施分析

2.1 打造可靠適用的檔案信息化系統(tǒng)

選擇可靠適用的應(yīng)用系統(tǒng)。一些現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)檔案管理軟件尚不具備對(duì)電子文件、電子檔案的管理功能，因此，選擇可靠適用的檔案信息化管理系統(tǒng)尤為重要。檔案管理系統(tǒng)需要將各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范固化在應(yīng)用系統(tǒng)中，并實(shí)現(xiàn)與機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)及其他各業(yè)務(wù)、信息系統(tǒng)的銜接，以解決電子文件的規(guī)范管理問題。同時(shí)，信息系統(tǒng)要兼顧對(duì)紙質(zhì)檔案的輔助管理。在應(yīng)用系統(tǒng)的構(gòu)建模式上，可采取獨(dú)立于機(jī)關(guān)各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的方式，通過直接在檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行電子文件及其元數(shù)據(jù)歸檔的方式，或者將電子文件分類方案、歸檔范圍與保管期限表和整理要求以固定形式嵌入機(jī)關(guān)各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的方式，使檔案管理系統(tǒng)成為一個(gè)子模塊，在電子文件形成時(shí)自動(dòng)或半自動(dòng)開展鑒定、整理工作，實(shí)時(shí)捕獲電子文件和元數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)信息預(yù)歸檔，提升歸檔工作質(zhì)量[1]。

2.2 實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效共享

機(jī)關(guān)單位推動(dòng)檔案信息化建設(shè)、提高檔案信息化管理的有效性，需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理理念，建立信息共享機(jī)制，借助信息技術(shù)建立單位內(nèi)部檔案信息的共享平臺(tái)，通過不同的權(quán)限賬號(hào)登錄檔案系統(tǒng)，使單位內(nèi)部各部門甚至全體員工都能在一定權(quán)限范圍內(nèi)查閱檔案文件。有所屬單位及系統(tǒng)的機(jī)關(guān)單位，應(yīng)做好對(duì)所屬單位及系統(tǒng)檔案信息化工作的宏觀管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的有效銜接，利用局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)對(duì)數(shù)字化檔案和已歸檔文件開展利用、咨詢工作，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，方便所屬單位及系統(tǒng)對(duì)歸檔文件進(jìn)行深入了解利用，提升工作效率。

2.3 做好檔案信息安全防范工作

在檔案共享機(jī)制下，檔案信息服務(wù)亟待解決的一個(gè)問題是，檔案信息的安全防范問題，主要包括保密安全性、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)安全等問題。針對(duì)保密安全性的問題，借助局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)資源共享的，機(jī)關(guān)可基于共享機(jī)制對(duì)不同用戶設(shè)定不同的使用權(quán)限，從檔案信息的采集、存儲(chǔ)、備份、訪問等全過程做好信息安全工作，做好電子檔案借閱登記、檔案瀏覽痕跡化管理等工作，確保檔案查閱有跡可尋；使用互聯(lián)網(wǎng)電子系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)共享的，可搭建可信的云平臺(tái)，采用“對(duì)稱加密”“嵌入式非標(biāo)準(zhǔn)編碼解碼器”等技術(shù)，做好檔案資源保密工作。在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)安全方面，可以通過設(shè)置數(shù)字簽名、動(dòng)態(tài)密碼等方式保障數(shù)據(jù)的安全訪問，對(duì)存儲(chǔ)在云平臺(tái)上的信息可以采用加密軟件、加裝防火墻、加密磁盤或者分布式文件應(yīng)用系統(tǒng)技術(shù)。需要注意的是，對(duì)安裝的安全軟件要及時(shí)進(jìn)行升級(jí)，確保檔案使用與存儲(chǔ)過程中信息資源的安全。為保證檔案歸檔嚴(yán)格規(guī)范，應(yīng)設(shè)置檔案管理員、部門領(lǐng)導(dǎo)、檔案室領(lǐng)導(dǎo)三員審核管理方式，進(jìn)一步提升歸檔文件規(guī)范程度[2]。

3 結(jié)論

簡(jiǎn)而言之，在信息化時(shí)代背景下，機(jī)關(guān)單位在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，針對(duì)檔案管理遇到的各種困境，應(yīng)積極基于信息化管理角度，加強(qiáng)信息化管理模式的應(yīng)用建設(shè)，從而有效突破檔案管理困境，提高機(jī)關(guān)單位在信息化時(shí)代背景下對(duì)檔案管理的工作質(zhì)量，通過應(yīng)用科學(xué)的管理方法，充分發(fā)揮檔案的重要作用，為機(jī)關(guān)單位的發(fā)展進(jìn)步，發(fā)揮積極的促進(jìn)作用。