重大工程檔案數(shù)字化管理探究

代銀鈴

（江門明浩電力工程監(jiān)理有限公司，廣東 江門 529000）

隨著我國經(jīng)濟發(fā)展水平的提高和社會進步的不斷加快，越來越多的高科技走入社會生活中的各個領(lǐng)域，在為我們帶來巨大便利性的同時，也帶來了新的挑戰(zhàn)。在快速發(fā)展的時代背景之下，如何更好地利用新技術(shù)、新方法提升行業(yè)競爭力，是當(dāng)今社會各個行業(yè)發(fā)展的重點方向。

1 重大工程檔案數(shù)字化管理的重要性

1）數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用是時代必然產(chǎn)物。檔案主要的內(nèi)容是企事業(yè)單位在生產(chǎn)期間產(chǎn)生的一些資料，隨著社會不斷地進步，檔案管理的工作內(nèi)容也發(fā)生了一系列的改變，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為主逐漸地演變?yōu)殡娮訖n案。檔案存在的主要意義在于提升服務(wù)，信息技術(shù)的大量應(yīng)用，不僅實現(xiàn)了無紙化辦公、電子文件應(yīng)用、計算機等先進技術(shù)的應(yīng)用，使數(shù)據(jù)信息的采集、存取及利用形成了一個有機的整體，使數(shù)據(jù)信息利用的價值得到了更好地提升，因此，時代更迭是技術(shù)進步的必然產(chǎn)物，信息及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的大量應(yīng)用，不但改變了人們傳統(tǒng)的生活方式，同時也提升了整個社會的建設(shè)效率。

2）在檔案管理數(shù)字化建設(shè)中提升檔案管理數(shù)量。數(shù)字化檔案管理模式不再以實體紙質(zhì)檔案為主體，所有的檔案管理內(nèi)容和檔案資料修改過程都是通過計算機平臺和輔助軟件來實現(xiàn)，不但突破了原有紙質(zhì)檔案管理模式的載體束縛，而且能夠使檔案管理工作更為靈活，工作人員可以根據(jù)檔案管理的要求進行實時的修改、備份以及補充等工作，從而充分實現(xiàn)檔案管理量級和效率的提升。

2 當(dāng)前重大工程檔案管理數(shù)字化管理現(xiàn)狀

1）具有區(qū)域性和局限性。目前，我國工程登記檔案沒有建立廣泛的市場聯(lián)系和區(qū)域信息共享，導(dǎo)致工程登記檔案信息管理具有一定的區(qū)域性和局限性。在工程登記簿和工程登記材料的登記過程中，很多登記檔案只是注重對本地區(qū)和本次工程信息進行記錄和歸檔，沒有標(biāo)準(zhǔn)格式的登記檔案電子文件，工程檔案的數(shù)字化管理不夠規(guī)范和權(quán)威。我國各個地區(qū)所采用的數(shù)字化管理硬件、軟件不同，電子存儲介質(zhì)、管理流程、管理模式也各不相同，工程登記簿在數(shù)據(jù)采集和系統(tǒng)功能方面未能達到住建部的登記要求，容易造成工程登記檔案的數(shù)據(jù)丟失，致使工程登記檔案信息管理效率低效。

2）數(shù)字化技術(shù)在檔案管理期間未能得到更好的應(yīng)用。眾所周知，檔案管理工作具有一定的復(fù)雜性，不僅需要接觸大量的數(shù)據(jù)信息，同時，還要對數(shù)據(jù)信息進行相關(guān)的處理、分析、匯總、編檔等工作，由于檔案管理資料整體不健全，導(dǎo)致檔案管理工作在開展期間，資料整體的利用效能較低。數(shù)字化技術(shù)雖然能夠?qū)Υ罅康臄?shù)據(jù)信息進行處理，但實際的情況是，一些企事業(yè)單位檔案管理工作期間，應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)開展檔案管理工作的時間較少，影響了整個數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用。

3）缺乏統(tǒng)一的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)。一份完整、規(guī)范的工程檔案包含登記、整理、查詢、利用等內(nèi)容，可借助電子媒介來搭建完整的工程檔案類目體系，將類系和類列用于工程檔案的歸檔和管理當(dāng)中，以提高檔案管理效率。但我國工程檔案是近些年才開始規(guī)范實施檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，缺乏統(tǒng)一的工程檔案電子文件管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，在檔案管理對象、電子媒介和工程管理理念等方面也都發(fā)生了很大的變化。我國工程檔案還沒有實現(xiàn)全國信息資源共享和房產(chǎn)材料共享，各地房地產(chǎn)的管理系統(tǒng)、軟硬件、管理流程不盡相同，工程檔案在數(shù)據(jù)采集和系統(tǒng)功能方面還有待提高。

3 重大工程檔案數(shù)字化管理措施

1）加大檔案建設(shè)資金的投入量。目前為止，部分企業(yè)在開展檔案建設(shè)過程中其資金投入量相對不足，檔案部門的管理人員，在進行數(shù)字化建設(shè)時面臨較多問題。尤其是，缺乏大量的資金支持就難以使用先進的硬件設(shè)備進行配置，更無法解決在檔案數(shù)字化管理過程中所遇到的問題。企業(yè)需要對所有的資源進行優(yōu)化，在檔案部門對硬件設(shè)施進行配置時，企業(yè)應(yīng)始終以企業(yè)的發(fā)展為準(zhǔn)，并且對檔案部門所需要的全部設(shè)備，包括掃描儀、計算機等設(shè)備進行定期的升級、優(yōu)化與維護，提高檔案設(shè)備的整體使用質(zhì)量，并且在檔案管理過程中，實現(xiàn)資源共享，確保其管理效果能逐步提升。另外，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)由于其穩(wěn)定性較差，不同的企業(yè)在進行數(shù)字化檔案管理的過程中，出現(xiàn)了遭受到病毒或者不法分子入侵等一些問題。輕則導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)的系統(tǒng)出現(xiàn)崩潰，而嚴(yán)重的情況下，則會出現(xiàn)企業(yè)內(nèi)的檔案資料直接丟失，需要企業(yè)專門設(shè)置數(shù)字檔案的技術(shù)部門，對所有的系統(tǒng)進行管理。需要對企業(yè)在開展數(shù)字系統(tǒng)檔案管理時，進行設(shè)置、優(yōu)化系統(tǒng)參數(shù)。掃描數(shù)字而言有著十分重要的影響，需要對高掃描分辨率的設(shè)備進行全新的構(gòu)建，確保在掃描過程中其掃描的質(zhì)量以及圖像的清晰度，提高掃描的整體效果。在分析掃描效果時，還需要考慮到不同的檔案其重要程度，進而進行掃描，而針對需要高清晰度的圖片或者是檔案時，則可以根據(jù)企業(yè)當(dāng)下的情況去優(yōu)化掃描儀。

2）云平臺及信息處理平臺的應(yīng)用。云計算與數(shù)字化技術(shù)在當(dāng)前社會事業(yè)建設(shè)期間具有重要的應(yīng)用，檔案管理工作開展期間，要利用云計算針對用戶操作的特點，通過網(wǎng)絡(luò)進行海量數(shù)據(jù)的收集，通過信息處理平臺對數(shù)據(jù)信息進行分析、匯總、篩選、分類、共享等相關(guān)的服務(wù)，利用數(shù)據(jù)信息平臺實時對信息進行更新及傳遞，從而使信息數(shù)據(jù)的最大使用價值得以更好地展現(xiàn)。

3）注重數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)力度。在開展企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的進程之中，最為核心的部分是檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，其直接關(guān)系到數(shù)字檔案管理的有序?qū)嵤Ｋ?，需要增強檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)力度，具體來說，還需要考慮到：第一，檢索型的檔案信息數(shù)據(jù)庫，主要是對于開放性的檔案，提供相應(yīng)的目錄、范圍以及檢索。第二，文件型檔案信息數(shù)據(jù)庫，主要通過檔案文件的順利載入，提供網(wǎng)絡(luò)方面的檔案信息服務(wù)，并且最為關(guān)鍵的在于廣泛的檔案信息數(shù)據(jù)庫類型的有效使用。另外，對于電子文檔系統(tǒng)建設(shè)力度的加大。一直以來，電子文檔管理系統(tǒng)都是基于數(shù)字化的模式存在。對于各種電子文檔，其本身都會擁有錄入、修改、歸檔、查詢等配套的功能，這一系統(tǒng)，其本身擁有相應(yīng)的數(shù)碼攝像與掃描功能，并且還能夠?qū)⒃镜募堎|(zhì)信息內(nèi)容實現(xiàn)數(shù)字化方面的轉(zhuǎn)化，然后針對轉(zhuǎn)化之后的電子文件，可以開展相應(yīng)的科學(xué)化管理，其包含了簽發(fā)、起草、歸檔、審核等諸多事項，最終才能夠?qū)崿F(xiàn)對存儲情況和使用情況的監(jiān)控。

4 結(jié)束語

當(dāng)前隨著社會的迅猛發(fā)展和各行業(yè)管理模式數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進程的不斷推進，檔案管理工作面臨著數(shù)字化建設(shè)的巨大挑戰(zhàn)。如何在檔案管理數(shù)字化進程中更好地實現(xiàn)檔案管理效率和管理質(zhì)量的提升，與如何解決好當(dāng)前檔案管理數(shù)字化建設(shè)中的問題有著密切的聯(lián)系。只有加快檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，才能使檔案工作更好地服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)和科研管理。