探析事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

羅曉偉

（宜城市醫(yī)療保障服務(wù)中心，湖北 宜城 441400）

新經(jīng)濟常態(tài)下，事業(yè)單位是社會體系主要構(gòu)成，在經(jīng)濟體系的改變下，其不斷擴大了自身的經(jīng)營范圍，也加大了檔案管理難度，而信息化建設(shè)又是促進綜合實力增強的重要渠道，應(yīng)注重加大建設(shè)力度。若是不能順利開展信息化建設(shè)，便會促使檔案管理工作質(zhì)量降低，也不能使自身持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展的需求得到滿足。所以，面對激烈的市場競爭，必須運用有效手段加大信息化建設(shè)力度，以有效提升檔案管理信息化建設(shè)水平。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要性

現(xiàn)階段，科學技術(shù)發(fā)展速度迅猛，使得信息化已充分滲透到了行業(yè)發(fā)展中。面對新時代的要求，事業(yè)單位檔案管理中，傳統(tǒng)管理模式已顯得“有心無力”[1]。廣泛運用的計算機技術(shù)可提高檔案管理效率，因此事業(yè)單位在檔案管理工作中，應(yīng)加強信息化建設(shè)，有助于提高檔案數(shù)字化水平，在日常工作中運用檔案信息化系統(tǒng)，可以不受時空的限制對相關(guān)檔案進行儲存和使用，可以促進工作效率提升。同時，因信息技術(shù)的沖擊，傳統(tǒng)室藏檔案模式發(fā)生了

顯著改變，不僅在分類方面更加細化，也進行更合理的分組排序，因此，檔案信息化建設(shè)可在短時間內(nèi)調(diào)用、歸集檔案；其次，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不易保存，從而導致檔案信息不真實，甚至變得完全無效。另外，信息化建設(shè)還有利于實現(xiàn)自動化管理，讓原本的紙質(zhì)檔案內(nèi)容被存儲于云服務(wù)器又或是電子硬盤中，進而實現(xiàn)檔案信息的永久保存。相較于傳統(tǒng)檔案管理模式，信息化建設(shè)借助管理后臺和檔案平臺可以更加方便和快捷地整理、借閱檔案，為檔案管理的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。所以對事業(yè)單位來說，檔案信息化建設(shè)的意義重大，其有利于促進事業(yè)單位綜合實力有效增強。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略

2.1 提高對檔案信息化建設(shè)的重視度

領(lǐng)導干部的重視程度直接決定了檔案管理的有效性，為了將現(xiàn)階段領(lǐng)導干部忽視此工作的問題改變，當前我們必須要求領(lǐng)導干部高度重視檔案管理，把此項工作擺在重要問題，尤其是要將事業(yè)單位管理內(nèi)容的保密性問題全面提高。把檔案存放在檔案室中適宜的位置，為了使檔案管理更加全面，還要加固檔案室的門窗，從而保護檔案信息的安全，避免其損壞、遺失。除此之外，還要購買掃描儀、計算機等先進的信息化設(shè)備，指派專業(yè)人員對管理工作予以負責，將登記工作切實做好，嚴禁非工作人員進入，同時在固定的時間大力培養(yǎng)檔案管理人員，進而有效增強檔案管理人員的專業(yè)能力和責任意識。

2.2 規(guī)范檔案管理制度

我們正處于信息化時代，檔案管理理念與方式也悄然發(fā)生了變化，檔案數(shù)據(jù)信息共享于全面利用取代了傳統(tǒng)保護管理模式[2]。為了能夠有效利用檔案信息，就應(yīng)把實際情況充分聯(lián)系起來，對檔案管理制度予以建立，并不斷完善，同時不能任意修改，在錄入檔案信息時，檔案管理人員務(wù)必要嚴格根據(jù)國家規(guī)定的格式、方法、文字標識、著錄原則等要求展開，若是檔案管理人員不能統(tǒng)一著錄，那么之后在檢索檔案的時候便很容易出錯，最終無法準確提取響檔案信息數(shù)據(jù)，影響其使用。而在對檔案信息數(shù)據(jù)進行歸檔處理時，管理人員也一定要規(guī)范統(tǒng)一所使用的數(shù)據(jù)庫軟硬件，將紙質(zhì)檔案統(tǒng)一歸檔，以讓事業(yè)單位內(nèi)部檔案信息資源得到共享，促使檔案管理信息化目標順利實現(xiàn)。

2.3 提高信息化建設(shè)的安全性

在檔案信息化建設(shè)過程中，完善與規(guī)范檔案管理制度是事業(yè)單位一定要完成的一項內(nèi)容，同時將檔案管理工作切實落到實處。應(yīng)注意，事業(yè)單位務(wù)必要對員工檔案資料進行規(guī)范使用，幫助工作人員充分掌握檔案工作，不斷完善檔案使用和保密措施[3]。此外，應(yīng)運用結(jié)合軟件預防和硬件保護的方式，從技術(shù)上防護電腦病毒，同時對檔案信息安全防護體系予以構(gòu)建，以此使黑客入侵現(xiàn)象的發(fā)生率有效減少。現(xiàn)階段，在檔案部門的內(nèi)、外網(wǎng)之間對保護屏障進行設(shè)置的方式是一種應(yīng)用較為廣泛的防火墻技術(shù)。如加密技術(shù)、數(shù)字證書、數(shù)字簽名等安全保密技術(shù)所發(fā)揮的作用也極為顯著。此外，事業(yè)單位各部門之間需要確保標準的統(tǒng)一性，合力對安全體系進行構(gòu)建，促使安全風險有效降低。

2.4 加大檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度

對于信息化建設(shè)而言，基礎(chǔ)設(shè)施是重點，并在軟件和硬件方面加強投入，只有投入充足的資金，才可以完善信息化技術(shù)與設(shè)備，這也是促使檔案管理信息化建設(shè)目標順利實現(xiàn)的重要基礎(chǔ)。所以，應(yīng)不斷調(diào)整和優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理方式，靈活借助現(xiàn)代化高新科技開展檔案管理工作。如，可以借助電子設(shè)備代替人工管理，這既能促進整體檔案管理工作質(zhì)量提升，同時也能夠保護數(shù)據(jù)信息的安全性，防止其被泄露。此外，事業(yè)單位還應(yīng)積極建設(shè)平臺推廣模式，使諸多信息需求者均能獲益，這也是將知名度提高的有效途徑之一，進而以堅實的基礎(chǔ)助力我國事業(yè)單位的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。

2.5 加強檔案管理人員信息化技能培訓

信息化建設(shè)中，檔案管理人員發(fā)揮著極為重要的作用，因而就需不斷加強其信息化技能[4]。第一，事業(yè)單位可以借助形式多樣的教育培訓活動，穩(wěn)步提高管理者專業(yè)素養(yǎng)。第二，若是條件允許，事業(yè)單位積極引入高素質(zhì)人才，為信息化建設(shè)提供源源不斷的智力。除此之外，更新管理理念也非常重要，管理人員需加大對網(wǎng)絡(luò)知識的學習力度，利用所學知識高效率管理檔案。第三，加強思想道德教育，強化責任意識，并激發(fā)主觀能動性，進而保證信息化建設(shè)順利進行。

3 結(jié)語

總之，不斷發(fā)展的信息技術(shù)，促使網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用變得越來越廣泛，信息技術(shù)有利于事業(yè)單位順利開展檔案管理信息化工作。所以，就要求將網(wǎng)絡(luò)此平臺充分利用好，為事業(yè)單位提供便利，高效開展檔案管理，促進辦事效率提升，對信息化平臺進行有效維護，保證信息化建設(shè)能夠順利完成，并發(fā)揮最大化功效。