提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的信息化水平

鄭 成

（吉林省梨樹縣園藝特產(chǎn)管理站，吉林 四平 136500）

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，科技的不斷進(jìn)步，越來越多的工作都向著信息化、簡單化的發(fā)展，檔案管理工作也是如此，檔案的信息化管理是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，同時(shí)，檔案管理工作是每一個(gè)企業(yè)的關(guān)鍵并長期性的工作，在園藝特產(chǎn)管理站的檔案管理工作所要涉及的范圍比較多，各種注意事項(xiàng)比較多，因此，及時(shí)為檔案管理工作提供相應(yīng)的硬件設(shè)備，并配備專業(yè)的檔案管理工作者，以此來方便該管理站的工作者進(jìn)行資料的查詢，從而加快檔案信息化管理的進(jìn)程，提高工作效率。

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

1）檔案管理的方式落后。大部分的機(jī)關(guān)事業(yè)單位不重視檔案管理工作，大多數(shù)的人對(duì)檔案管理工作沒有足夠的認(rèn)識(shí)，因此，大多數(shù)的機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)于檔案管理工作還是沿用著傳統(tǒng)的工作模式或者只是對(duì)于某一部分進(jìn)行改進(jìn)，但是，還是沒有達(dá)到檔案信息化管理的高度，這樣就會(huì)造成某些檔案管理的記錄不全或者出現(xiàn)錯(cuò)誤的情況，同時(shí)，因?yàn)槭峭ㄟ^紙質(zhì)版進(jìn)行檔案管理，檔案上的錯(cuò)誤也不容易被找出，因此，檔案管理者對(duì)檔案記載的錯(cuò)誤不能夠及時(shí)的改正，所以，錯(cuò)誤的檔案就會(huì)被一直沿用，影響后續(xù)員工對(duì)傳統(tǒng)事件的判斷以及工作安排。其次，傳統(tǒng)的檔案管理工作需要大量的人力以及物力，不利于管理站的管理以及發(fā)展。

2）工作人員的專業(yè)水平不足。在科技日益發(fā)展的今天，各個(gè)行業(yè)對(duì)各個(gè)崗位的工作人員的技術(shù)能力要求的都比較高，但是由于事業(yè)單位的傳統(tǒng)檔案管理工作的內(nèi)容的技術(shù)性較低，都是采用紙質(zhì)版的方式進(jìn)行排版并進(jìn)行保存，這樣就會(huì)造成傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)事業(yè)的員工的專業(yè)素養(yǎng)都較低，不能夠適應(yīng)現(xiàn)代的檔案信息化管理的方式，同時(shí)，對(duì)檔案信息化管理的相關(guān)工作內(nèi)容了解的也比較欠缺，從而無論是從信息化的意識(shí)還是信息化管理的技術(shù)能力上都是欠缺的。如果相關(guān)的事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)不能對(duì)檔案管理的工作人員進(jìn)行及時(shí)的培訓(xùn)，就不能夠提升檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力以及專業(yè)水平，從而檔案管理信息化的工作就不能夠有效的開展。

3）人事檔案信息利用價(jià)值較弱。園藝特產(chǎn)管理站中的檔案管理的工作除了對(duì)企業(yè)重點(diǎn)的信息進(jìn)行保存之外，還有許多園藝工作人員的個(gè)人信息以及工作表現(xiàn)，這都是企業(yè)的人事在對(duì)員工進(jìn)行人事管理的參考依據(jù)，因此，檔案管理的水平以及效率都能夠影響人事管理人員的決策。工作人員的檔案信息是具有一定的私密性的，但是這項(xiàng)檔案信息不能夠被有效利用，就會(huì)造成不能夠讓領(lǐng)導(dǎo)對(duì)員工進(jìn)行充分的了解，嚴(yán)重的情況下會(huì)影響人事對(duì)員工進(jìn)行人事調(diào)整以及工作安排。

2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化的優(yōu)勢

1）有利于提高工作效率。現(xiàn)代化的檔案信息化管理能夠?yàn)闄n案管理工作節(jié)約更多的時(shí)間，傳統(tǒng)的檔案管理工作需要更多的資料，同時(shí)還要進(jìn)行手寫、照片的打印等等，還要進(jìn)行歸檔，這為檔案管理工作增添了許多不必要的工作量，同時(shí)由于人為以及環(huán)境因素，字跡容易磨損、紙張容易被破壞，這些因素都不利于檔案的長期管理。一個(gè)企業(yè)會(huì)有很多的檔案信息，如果一直采用手寫的方式，工作量會(huì)及其的大。但是檔案信息化的管理模式就可以改變上述的不足，提高工作效率，例如檔案管理工作中文件的編輯、歸納、催發(fā)以及簽發(fā)等工作都可以利用互聯(lián)網(wǎng)在短時(shí)間內(nèi)輕松的完成，減少工作量，縮短時(shí)間，從而提高管理站的工作效率，提高經(jīng)濟(jì)效益。

2）有利于促進(jìn)信息的共享和交流。利用傳統(tǒng)的手寫方式進(jìn)行檔案管理不僅工作量大，還會(huì)占用很多的空間，查找也比較不方便。在園藝特產(chǎn)管理站的檔案管理部門中，會(huì)有需要管理園藝特產(chǎn)種類的各類信息，如果沒有強(qiáng)大的記憶力，不利于文件的查閱，但是利用檔案信息化的管理就能夠充分利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，園藝特產(chǎn)管理站的員工可以及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行查閱，但是檔案管理者應(yīng)該對(duì)管理站的員工根據(jù)他們的職位進(jìn)行權(quán)限的設(shè)置，這樣就加大了對(duì)檔案信息的保護(hù)，同時(shí)，這樣也能夠提高各部門之間的溝通交流，節(jié)省時(shí)間，有效的提升了檔案管理的質(zhì)量。

3）檔案管理信息化有利于促進(jìn)檔案保存的穩(wěn)定性。如果利用傳統(tǒng)的檔案管理方式進(jìn)行工作，檔案文件信息很容易遭到破壞，紙質(zhì)版的文件信息很容易受到人為以及自然情況的影響，如果儲(chǔ)存檔案信息的房間過于潮濕，文件信息就會(huì)受到破壞，但是現(xiàn)代化的檔案信息化管理是將檔案信息錄入到電腦中，利用互聯(lián)網(wǎng)對(duì)文件信息進(jìn)行存儲(chǔ)，如果不是人為的刪除，檔案文件信息就不會(huì)消失，利于存儲(chǔ)、保存時(shí)間長，可以有效的提高檔案管理的安全以及穩(wěn)定，提高整體的工作效率。

3 檔案信息化建設(shè)的策略

1）加強(qiáng)信息化人才建設(shè)。園藝特產(chǎn)管理站需要提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)檔案信息化管理工作的相關(guān)安排，對(duì)檔案管理員工進(jìn)行定期的培訓(xùn)，加強(qiáng)員工的工作質(zhì)量，提高他們的技術(shù)能力以及信息化工作意識(shí)。同時(shí)要對(duì)檔案管理的員工進(jìn)行考評(píng)制度，將員工的具體表現(xiàn)錄入到工作檔案信息中，在年底進(jìn)行績效考核，并且要獎(jiǎng)罰分明，從而激發(fā)員工的工作意識(shí)，提高工作效率，同時(shí)對(duì)員工的工作情況考核的制度必須公平、公正、公開，這樣才能為檔案管理工作創(chuàng)造出更多的可能性。同時(shí)，園藝特產(chǎn)管理站還應(yīng)該招收一定的計(jì)算機(jī)應(yīng)用型人才，因?yàn)闄n案管理工作涉及大量的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，這樣可以對(duì)之前的員工進(jìn)行技術(shù)性知道，通過例會(huì)、培訓(xùn)的方式，讓每一位員工都熟知檔案信息化管理工作。

2）盡快整合檔案信息。因?yàn)闄C(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息涉及方方面面的內(nèi)容，來源非常廣泛，所以進(jìn)行歸檔保存的過程中，需要做好信息的分類管理工作，讓檔案信息的結(jié)構(gòu)得到優(yōu)化，從而更好地共享資源。對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息的著錄，還需要做好標(biāo)引、分類和排列等工作，讓檔案信息更加有序。此外，還要做好同屬性信息的分類工作，將大量的政務(wù)信息資源集中起來，提升查詢的效率。并加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。

3）加強(qiáng)信息資源安全管理。近年來，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展速度很快，很多不法分子利用黑客與病毒盜竊機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息，并對(duì)其做出干擾。而人員的錯(cuò)誤操作、系統(tǒng)故障等，也容易讓給檔案信息安全面臨著巨大威脅。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理部門要采取數(shù)據(jù)備份、安裝防火墻等技術(shù)手段，為檔案信息資源安全提供可靠保障。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作是機(jī)關(guān)單位發(fā)展的關(guān)鍵性基礎(chǔ)，機(jī)關(guān)單位應(yīng)該及時(shí)認(rèn)清檔案信息化管理工作對(duì)于機(jī)關(guān)單位的優(yōu)勢，并且及時(shí)找出檔案管理工作的不足，提高員工的技術(shù)能力，并充分運(yùn)用檔案信息化管理的模式，從而提高工作效率。