探索事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的途徑

何 英

（北京環(huán)境特性研究所，北京 100854）

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集及分析均具有一定的復(fù)雜性，所以開(kāi)展相應(yīng)的工作還需以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)。根據(jù)目前的情況來(lái)看，我國(guó)多個(gè)行業(yè)均已對(duì)大數(shù)據(jù)進(jìn)行不同程度的應(yīng)用。作為與人民群眾日常生活具有密切關(guān)聯(lián)性的組織，事業(yè)單位有必要對(duì)大數(shù)據(jù)進(jìn)行充分應(yīng)用，以提升工作的便捷性，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作效率及質(zhì)量的提升，可見(jiàn)對(duì)大數(shù)據(jù)進(jìn)行應(yīng)用，有利于推動(dòng)事業(yè)單位管理工作的創(chuàng)新及發(fā)展。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)

1）檔案存儲(chǔ)環(huán)境的優(yōu)勢(shì)。過(guò)去很長(zhǎng)一段時(shí)間以來(lái)，檔案管理基本上都是人工管理模式，事業(yè)單位內(nèi)部檔案資源主要以紙質(zhì)為主，但是紙質(zhì)檔案材料因?yàn)闀r(shí)間因素和存儲(chǔ)管理方式的影響，可能會(huì)逐漸損壞或丟失，不利于檔案管理利用工作。因此，應(yīng)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，借助信息管理系統(tǒng)的構(gòu)建，促進(jìn)紙質(zhì)檔案資源電子化，更好地對(duì)檔案資源進(jìn)行管理非常關(guān)鍵。檔案可以存儲(chǔ)在硬盤(pán)等各種介質(zhì)中，占用空間更小，可以更加快速地存儲(chǔ)和管理，對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境的要求也進(jìn)一步降低。同時(shí)，電子檔案資源可以為管理者和利用者提供更加便捷的查詢利用服務(wù)，利用者可以第一時(shí)間找到所需內(nèi)容，促進(jìn)檔案管理科學(xué)化水平的提升[1]。

2）檔案利用的優(yōu)勢(shì)。事業(yè)單位管理者必須充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)本單位健康發(fā)展的重要意義，如何科學(xué)開(kāi)展檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效管理，是檔案管理人員應(yīng)當(dāng)重視的問(wèn)題。傳統(tǒng)的檔案管理模式在查詢與利用中表現(xiàn)出一定缺陷，如檔案資料老化、查詢流程繁瑣、等待時(shí)間長(zhǎng)等，應(yīng)用信息化技術(shù)后，能夠優(yōu)化檔案檢索查詢流程、促進(jìn)檔案利用效率的提升，真正發(fā)揮出檔案的價(jià)值。

2 行政事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

1）信息化建設(shè)規(guī)劃不足。雖然當(dāng)前部分事業(yè)單位將檔案信息化建設(shè)納入事業(yè)單位年度工作計(jì)劃之中，但在具體落實(shí)過(guò)程中很多行政事業(yè)單位并沒(méi)有真正地將檔案信息化建設(shè)相關(guān)工作落實(shí)到位，也沒(méi)有形成長(zhǎng)效的檔案信息化建設(shè)機(jī)制。特別是很多行政事業(yè)單位主要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案信息化建設(shè)重視程度不足，認(rèn)為檔案信息化建設(shè)并不是行政事業(yè)單位主線工作，因此，沒(méi)有給行政事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)提供足夠的人力、物力和財(cái)力支持，導(dǎo)致部分行政事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)相對(duì)滯后，這也在一定程度上影響了行政事業(yè)單位檔案信息資源利用和共享[2]。

2）信息化建設(shè)基礎(chǔ)薄弱。一是軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施匱乏。行政事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)需要足夠的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施支持，特別是對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備和檔案管理信息系統(tǒng)要求較高，但當(dāng)前行政事業(yè)單位對(duì)于檔案信息化建設(shè)投入的資金有限，難以購(gòu)買(mǎi)當(dāng)前比較先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備和信息管理系統(tǒng)，即使購(gòu)買(mǎi)了相應(yīng)設(shè)備，后期的維護(hù)和更新?lián)Q代也是捉襟見(jiàn)肘。信息化建設(shè)基礎(chǔ)薄弱，在很大程度上限制了行政事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)，也難以對(duì)檔案信息資源進(jìn)行整合和共享；二是檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)環(huán)境不理想。要想實(shí)現(xiàn)行政事業(yè)單位檔案信息資源的共享，首先就要確保行政事業(yè)單位檔案信息資源的安全性，但當(dāng)前很多行政事業(yè)單位檔案管理辦公條件較差，缺少必要的防護(hù)措施和監(jiān)控措施，存在一定程度的信息資源安全問(wèn)題。

3）檔案復(fù)合型人才匱乏。行政事業(yè)單位信息化建設(shè)需要以人才作為保障，特別是在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中需要大量的復(fù)合型人才，其既對(duì)檔案信息化建設(shè)有所了解，同時(shí)也掌握一定的信息技術(shù)。但當(dāng)前這類人才比較缺乏，即使有檔案信息化復(fù)合型人才很多都被上級(jí)檔案部門(mén)“招致麾下”，難以進(jìn)入行政事業(yè)單位從事檔案工作。而檔案管理人才水平的高低直接影響行政事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)與資源共享[3]。

3 新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

1）完善制度機(jī)制，規(guī)范化檔案信息化管理。一是事業(yè)單位需依據(jù)自身具體狀況，不斷優(yōu)化和完善檔案管理制度，即注重網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員與檔案管理工作人員之間的管理，結(jié)合相關(guān)規(guī)章制度來(lái)確保兩者之間的有效溝通，以此來(lái)確保事業(yè)單位檔案管理信息化的有序建成；二是事業(yè)單位可結(jié)合實(shí)際情況來(lái)制定對(duì)應(yīng)的績(jī)效考核制度，并與檔案管理人員的薪資績(jī)效相聯(lián)系，以此來(lái)調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性，大大提升檔案管理信息化建設(shè)的科學(xué)性與合理性；通過(guò)建立并完善獎(jiǎng)懲機(jī)制，依據(jù)檔案管理人員工作的具體表現(xiàn)來(lái)對(duì)其進(jìn)行一定的獎(jiǎng)懲；三是事業(yè)單位需制定科學(xué)合理的維護(hù)檢修制度，指定專門(mén)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員對(duì)所有軟硬件進(jìn)行定期檢修和更新，從而保證檔案管理信息化平臺(tái)的作用得以全方位地發(fā)揮，為廣大人民群眾提供更加便捷、安全、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)[4]。

2）加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的管理。信息化時(shí)代人們交流的媒介主要以數(shù)字為主，通俗地講就是數(shù)據(jù)信息化。計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的管理，可以將檔案信息進(jìn)行快速傳遞，然后通過(guò)計(jì)算機(jī)平臺(tái)對(duì)其進(jìn)行存儲(chǔ)。因此，事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的管理，使數(shù)據(jù)庫(kù)的檔案管理和存儲(chǔ)能力能夠與時(shí)俱進(jìn)，滿足當(dāng)今社會(huì)所需。

3）電子檔案的開(kāi)發(fā)利用。促進(jìn)紙質(zhì)檔案資源的轉(zhuǎn)化不是事業(yè)單位檔案信息化管理的核心目標(biāo)，對(duì)電子檔案材料進(jìn)行科學(xué)深入地開(kāi)發(fā)利用，充分發(fā)揮出電子檔案的價(jià)值，這才是檔案信息化管理的根本目的所在。推進(jìn)信息化管理，深入開(kāi)發(fā)數(shù)字檔案資源，就應(yīng)當(dāng)深入研究電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)工作，唯有在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下才可以實(shí)現(xiàn)電子檔案資源的共享與高效利用，所以應(yīng)盡快做好此項(xiàng)工作[5]。

4）強(qiáng)化檔案信息安全保障系統(tǒng)。針對(duì)資源信息開(kāi)展管理工作向來(lái)十分重要，尤其是在政治建設(shè)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)以及社會(huì)發(fā)展的過(guò)程中都有著非常重要的作用。在信息快速發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)更是如此，采取保障信息安全性的有效措施極為必要，只有使信息的安全性得到保障，才可以使檔案管理系統(tǒng)更加完善，同時(shí)，這也是最基本的前提條件，所以應(yīng)該強(qiáng)化檔案信息安全保障系統(tǒng)。傳統(tǒng)的檔案管理模式雖然存在一些弊端，但不可否認(rèn)的是，傳統(tǒng)檔案信息管理中依然有一部分可取之處，因此，要多加利用，如傳統(tǒng)檔案信息管理嚴(yán)謹(jǐn)、有序的方式，在今天的信息時(shí)代中仍可以被采納。因此，將信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到檔案信息管理中不是要將其替代，而是對(duì)傳統(tǒng)檔案信息管理進(jìn)行升級(jí)，以此滿足當(dāng)今社會(huì)的需求[6]。

4 結(jié)束語(yǔ)

當(dāng)前，科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代隨之到來(lái)，大數(shù)據(jù)得到了越來(lái)越廣泛的應(yīng)用。對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，對(duì)大數(shù)據(jù)進(jìn)行應(yīng)用，其在發(fā)展過(guò)程中能夠具有更多優(yōu)勢(shì)。從實(shí)際情況來(lái)看，事業(yè)單位中的檔案管理工作能夠?qū)Ω鞣矫婀ぷ鞯拈_(kāi)展產(chǎn)生重要影響，并且對(duì)大數(shù)據(jù)思維模式進(jìn)行應(yīng)用，有利于改進(jìn)事業(yè)單位的檔案管理方式方法。