新時(shí)期事業(yè)單位人事檔案信息化管理研究

賈 超

（山東省淄博第六中學(xué)，山東 淄博 255300）

在事業(yè)單位中人事檔案是對(duì)職員的個(gè)人信息的概括，是對(duì)個(gè)人發(fā)展和狀態(tài)的依據(jù)，通過人事檔案，事業(yè)單位能夠更好的去運(yùn)用人才，保證單位的順利運(yùn)行，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展有著重要的意義。因此，要加快事業(yè)單位對(duì)人事檔案信息化管理的建設(shè)，促進(jìn)其作用的充分發(fā)揮，提高工作效率，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流。

1 事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

隨著時(shí)代的發(fā)展，信息化已經(jīng)滲透到各個(gè)行業(yè)的發(fā)展中，因此對(duì)事業(yè)單位人事檔案信息化管理建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的要求，與事業(yè)單位的發(fā)展有著緊密的聯(lián)系。由于傳統(tǒng)的人事檔案信息管理效率較低，管理成本也比較大，信息整理也比較困難，通過實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)能夠有效的提高工作效率，減少工作人員的勞動(dòng)量，減少了工作流程，利用信息化技術(shù)來處理信息，實(shí)現(xiàn)人員信息資料的收集。整理和歸類，保證了信息處理的精確度，同時(shí)也方便數(shù)據(jù)的調(diào)取和查詢，實(shí)現(xiàn)了信息的共享。由于人事檔案所包含的內(nèi)容較多，利用傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案管理不利于資料的保管與查詢，需要占用大量的空間，同時(shí)還要采取一定的防護(hù)措施進(jìn)行檔案的保護(hù)，成本比較高。而通過建設(shè)信息化人事檔案管理有效的避免了這些問題，只需要將數(shù)據(jù)資料錄入系統(tǒng)，從而有效的減少了管理成本。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息存儲(chǔ)方式只能采用文字和圖片，形成比較單一，而信息化人事檔案能夠?qū)崿F(xiàn)了資料的多樣化，使得檔案更加全面、客觀，促進(jìn)了人事檔案的有效開發(fā)利用。

2 目前事業(yè)單位人事檔案信息化管理建設(shè)中存在的問題

1）人事檔案信息共享不全面。通過對(duì)事業(yè)單位人事檔案信息化管理建設(shè)的不斷完善，逐漸步入了正軌，然而在實(shí)際操作過程中由于地區(qū)對(duì)管理人事信息管理方式的不同，導(dǎo)致對(duì)信息化管理系統(tǒng)軟件的開發(fā)也不同，進(jìn)而阻礙了信息實(shí)現(xiàn)共享的發(fā)展進(jìn)程，即使建立了信息化的人事檔案管理，也不能全面實(shí)現(xiàn)信息共享，嚴(yán)重影響了對(duì)人事檔案管理資源的有效運(yùn)用。

2）信息化管理設(shè)備不夠完善。近年來，隨著事業(yè)單位對(duì)人事檔案信息化管理建設(shè)的重視程度不斷加大，有效的促進(jìn)了信息化建設(shè)進(jìn)程。然而由于缺乏充足的資金，在建設(shè)人事檔案管理信息化的過程中不能全面的配置相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)備，包括計(jì)算機(jī)等。此外，缺乏管理經(jīng)費(fèi)會(huì)導(dǎo)致在人事檔案信息化管理工作進(jìn)行過程中管理系統(tǒng)的不完善，阻礙了全面建設(shè)信息化人事管理的進(jìn)程，降低了工作效率。

3）信息化管理標(biāo)準(zhǔn)不夠規(guī)范。要想實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案信息化管理最重要的因素就是建立規(guī)范的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，然而在實(shí)際操作的過程中事業(yè)單位的人事檔案管理缺乏統(tǒng)一規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)，不同地區(qū)的事業(yè)單位人事檔案管理不同，從而為查詢檔案等工作帶來了不便，如果想要獲得其他事業(yè)單位部門的人事信息就必須得到當(dāng)?shù)厝耸聶n案管理處進(jìn)行查詢、調(diào)取，缺乏統(tǒng)一規(guī)范得管理制度標(biāo)準(zhǔn)，阻礙了各部門之間得合作。

3 事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)策略

1）重視對(duì)人事檔案信息化建設(shè)。在實(shí)施事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)的過程中首先要加大對(duì)其的重視程度，應(yīng)該從管理層為首，轉(zhuǎn)變思想觀念，緊跟時(shí)代的發(fā)展，對(duì)人事檔案的價(jià)值有著清楚的認(rèn)知，明白其重要意義，進(jìn)而加快對(duì)人事檔案信息化建設(shè)。由于建設(shè)信息化人事檔案需要投入大量的時(shí)間、金錢、精力，為了有效的實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案信息化的建設(shè)要從多個(gè)方面展開：第一，要對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，培養(yǎng)專業(yè)的人事檔案信息化管理人才；第二，對(duì)人事檔案管理負(fù)責(zé)人進(jìn)行針對(duì)性的培訓(xùn)，提高其管理能力以及專業(yè)水平；第三，要加大投資力度來招聘專業(yè)的技術(shù)人才以及管理人才，促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案信息化管理的順利進(jìn)行。

2）對(duì)人事檔案信息化建設(shè)加強(qiáng)管理。通過對(duì)事業(yè)單位人事檔案信息化管理加強(qiáng)，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)建設(shè)的統(tǒng)一。人事檔案管理信息化建設(shè)是十分復(fù)雜的工程，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要給以一定的重視，確立建設(shè)目標(biāo)，根據(jù)單位的實(shí)際情況進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，合理分配信息化建設(shè)需要的人員、資金投入，促進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)的科學(xué)性、合理性。同時(shí)要定期的為人事檔案管理人員進(jìn)行專門的培訓(xùn)，進(jìn)而促進(jìn)管理人員專業(yè)知識(shí)技能以及管理水平的提高。此外，在對(duì)人事檔案信息化管理實(shí)踐過程中可以采用數(shù)字化的管理模式，所有的人事檔案信息均由國(guó)家進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范，再經(jīng)過建立統(tǒng)一電子的人事檔案進(jìn)行管理，保證在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)實(shí)現(xiàn)全國(guó)統(tǒng)一化，在管理過程中實(shí)現(xiàn)有法可依。為了促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案信息化管理建設(shè)的進(jìn)程，應(yīng)該對(duì)從事人事檔案管理的相關(guān)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，保證其專業(yè)性，進(jìn)而提高對(duì)人事檔案管理水平。與此同時(shí)，從事人事檔案信息化管理的相關(guān)工作人員要嚴(yán)格規(guī)范自身的行為，遵守事業(yè)單位的規(guī)章制度，保證操作的規(guī)范性、系統(tǒng)性、安全性、效益性，從而促進(jìn)人事檔案信息化管理的建設(shè)順利進(jìn)行。從宏觀的角度進(jìn)行整體規(guī)劃，提高信息化建設(shè)的效率。

3）加大對(duì)人事檔案信息化建設(shè)的投資力度。要想實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)，其必要條件就是充足的投入，包括資金、管理、設(shè)備技術(shù)等，其建設(shè)過程十分復(fù)雜。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)其管理給予足夠的重視，及時(shí)制訂相關(guān)的人事檔案信息化規(guī)劃，促進(jìn)信息化建設(shè)的順利實(shí)施。有了充足的資金投入，才能更好的改善人事檔案信息化建設(shè)所需要的設(shè)備，根據(jù)實(shí)際環(huán)境情況來選擇購買，為建立電子檔案信息庫提高硬件設(shè)備。此外要充分保證檔案信息的完整性，保證檔案數(shù)據(jù)的規(guī)范程度。在采購硬件設(shè)備時(shí)要充分滿足網(wǎng)絡(luò)的安全性、管理的規(guī)范性、信息保存的及時(shí)性等。由于事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)是十分漫長(zhǎng)的過程，不應(yīng)該急于求成，要將目光放的更長(zhǎng)遠(yuǎn)一些，實(shí)現(xiàn)持續(xù)發(fā)展。

4）加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新。事業(yè)單位在實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的過程中要充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，進(jìn)而有效的推進(jìn)數(shù)字化人事管理的完善，促進(jìn)管理系統(tǒng)平臺(tái)的更新，同時(shí)要科學(xué)制定相關(guān)的事業(yè)單位人事檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)的建設(shè)方案，根據(jù)方案來進(jìn)行相應(yīng)的投入，進(jìn)而促進(jìn)人事檔案管庫信息化建設(shè)水平的提高。此外，對(duì)事業(yè)單位給予充足的資金支持，不斷地對(duì)人事檔案信息化管理設(shè)備進(jìn)行完善、升級(jí)，提高其管理效率。在大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景下，要重視在大數(shù)據(jù)云計(jì)算技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新，提高電子化人事信息檔案的管理水平，對(duì)信息查詢路徑不斷的優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)信息共享，加強(qiáng)對(duì)個(gè)人信息的保護(hù)力度，降低其風(fēng)險(xiǎn)。除此之外，事業(yè)單位要對(duì)社會(huì)的發(fā)展形勢(shì)有明確的認(rèn)知，要緊跟時(shí)代的發(fā)展需求，采用創(chuàng)新性人事檔案管理技術(shù)進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的智能化，進(jìn)而在很大程度上實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化的優(yōu)化與創(chuàng)新。

4 總結(jié)

簡(jiǎn)而言之，在信息化時(shí)代的發(fā)展背景下，事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化是大勢(shì)所趨，通過加強(qiáng)信息化建設(shè)能夠提高工作效率，降低管理成本，實(shí)現(xiàn)信息共享，促進(jìn)了人才資源的合理運(yùn)用，為人類生活帶來了方便，與此同時(shí)要重視人事檔案信息化管理的建設(shè)，加大投資力度，加強(qiáng)對(duì)信息化技術(shù)的創(chuàng)新，促使事業(yè)單位人事檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)最大的效益，充分發(fā)掘其價(jià)值，推進(jìn)事業(yè)單位的長(zhǎng)久發(fā)展。