新時期檔案管理工作的改革和創(chuàng)新

崔亞麗

（吉林省梨樹縣退休干部服務(wù)中心，吉林 四平 136500）

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足時代發(fā)展的需求，目前逐漸追求信息化和數(shù)字化管理。所以，當下事業(yè)單位該如何做好檔案管理工作，提高檔案管理水平，是當下首先要重視和解決的問題之一，相關(guān)管理人員必須加以重視。

1 事業(yè)單位檔案管理發(fā)展趨勢

事業(yè)單位具有特殊的地位，且也是國家所特設(shè)的單位，在檔案管理方式上與其他單位和政府不同，具有自己的管理模式和管理特點。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，逐漸影響到各行各業(yè)，不僅改變了人們的生活方式，還影響到人們的思維方式和工作習慣，促進各行各業(yè)都在不斷進行改革和發(fā)展，逐漸向現(xiàn)代化方向發(fā)展。新環(huán)境下，事業(yè)單位首先要根據(jù)實際情況，對檔案管理工作進行創(chuàng)新和改革，徹底改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，從而全面促進事業(yè)單位的健康發(fā)展。另外事業(yè)單位還需要培養(yǎng)先進的技術(shù)人員，不斷引進現(xiàn)代化管理模式和計算機設(shè)備，建立數(shù)據(jù)處理平臺，把傳統(tǒng)的檔案管理模式變更為現(xiàn)代化數(shù)據(jù)化管理模式，不斷提高檔案管理工作的準確率，全面提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率，為事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展奠定務(wù)實的基礎(chǔ)，實現(xiàn)科學化管理。

2 創(chuàng)新新時期優(yōu)化事業(yè)單位檔案信息化管理模式

各單位必須加強這項工作的重要性，并在對財務(wù)，物質(zhì)和人力資源有準確而全面地了解的情況下提供絕對支持。同時，成立了專門的管理組織，將這項工作整合到部門的發(fā)展戰(zhàn)略中，在員工培訓和部門會議上強調(diào)了這一重要性，使員工可以建立對文件信息管理的認識。對外協(xié)調(diào)，借鑒國內(nèi)外相關(guān)部門的經(jīng)驗，將內(nèi)外部結(jié)合起來，實現(xiàn)部門檔案信息業(yè)務(wù)的安全管理，提高網(wǎng)絡(luò)資源利用率。通過合理利用網(wǎng)絡(luò)平臺，建立信息開放服務(wù)中心，開發(fā)和利用資源信息，安全共享信息資源。除了使用各種媒體終端作為載體提供所有服務(wù)外，還必須及時監(jiān)視網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的健康狀況，防止不良信息的傳播，從本機泄漏的信息，并加強資源信息的安全性。此外，從整體背景出發(fā)，結(jié)合競爭意識和服務(wù)共存性，發(fā)布特定的工作系統(tǒng)和文檔以標準化服務(wù)行為和構(gòu)想，并將服務(wù)模型納入績效評估以進行綜合評估，從而為服務(wù)人員提供明確的激勵和限制。第三，該部門根據(jù)用戶需求和自身發(fā)展需求進行研發(fā)，并通過向社會團體，研究機構(gòu)等購買軟件，通過構(gòu)建具有各種用戶，高質(zhì)量界面和完整功能的管理系統(tǒng)來滿足信息建設(shè)的需求，此外，我們會定期維護，更新和升級所使用的各種硬件和軟件功能，以增強文件系統(tǒng)的安全性和系統(tǒng)保護，不僅可以根據(jù)用戶的實際需求快速查詢必要的信息，還可以方便地進行設(shè)備的遠程控制和維修。加強管理團隊建設(shè)加強對歸檔工作的支持，加強員工培訓，擴大員工的外部溝通和學習平臺，并改變員工的觀念。此外，應(yīng)從不同角度進行員工培訓。定期進行專業(yè)知識和技能培訓，以適應(yīng)迅速更新的科學技術(shù)，并提高從業(yè)人員分析，判斷，練習和應(yīng)對緊急情況的能力。同時，將對一批科技人員進行教育，建立安全體系，嚴格監(jiān)督計算機披露的內(nèi)容，以有效防止計算機入侵，確保信息資源的安全性，提高整個檔案團隊的管理水平。

目前正處于信息現(xiàn)代化環(huán)境，必須要對加大對檔案管理工作的信息系統(tǒng)建設(shè)，建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，不僅是事業(yè)單位檔案管理工作的開展趨勢，更是對事業(yè)單位檔案管理模式改良的主要措施之一。建立檔案管理信息系統(tǒng)的目的就是為了提高檔案資料的使用率和改變檔案管理模式。準確地講，首先，要明確規(guī)定檔案管理工作的基本流程，工作流程要建立在信息化條件下然后對其進行改進和規(guī)范，保證檔案管理工作滿足事業(yè)單位發(fā)展的需求。其次，根據(jù)檔案管理工作的基本流程設(shè)計出相應(yīng)的信息系統(tǒng)軟件，使檔案管理工作更加現(xiàn)代化。再次，在完善信息系統(tǒng)建設(shè)過程中，需要不斷加強內(nèi)部控制措施，不斷建立健全內(nèi)部控制制度，確保檔案管理工作可以順利進行。最后，事業(yè)單位檔案管理工作要朝電子政務(wù)的方向發(fā)展，將部分可以公開的電子文件納入信息系統(tǒng)建設(shè)中，推動現(xiàn)代化信息建設(shè)步伐，建立比較完善的文件信息數(shù)據(jù)庫。

應(yīng)用信息技術(shù)來提高服務(wù)意識，在當前的公共機構(gòu)檔案管理工作中，應(yīng)向信息時代基層機構(gòu)的發(fā)展提出新的檔案資源使用要求，徹底轉(zhuǎn)變被動管理理念，在信息技術(shù)的幫助下主動開展被動管理服，應(yīng)該將其切換為服務(wù)。檔案信息推送服務(wù)進一步增強了檔案管理人員的主動意識，使檔案管理人員能夠主動理解和分析各個部分的工作，進而優(yōu)化文件資源。同時，建立了相關(guān)的檔案查詢平臺，通過對檔案資源查詢和借出的嚴格管理，促進了工作的順利開展，確保了機構(gòu)檔案的實際運用效果。此外，為了提高對主動服務(wù)的認識，我們可以為檔案管理員提供適當?shù)穆殬I(yè)道德教育，以提高檔案管理員的責任感和主動服務(wù)，并優(yōu)化檔案管理信息建設(shè)的有效性。

目前事業(yè)單位檔案管理工作，檔案管理方法和檔案管理內(nèi)容均存在重大延遲，需要提高事業(yè)單位檔案管理的效率和水平，這在一定程度上影響了新時代的業(yè)務(wù)發(fā)展，單位改革發(fā)展。在此基礎(chǔ)上，明確提出了事業(yè)單位檔案管理改革的目標，有效滿足了時代發(fā)展趨勢和現(xiàn)行事業(yè)單位改革發(fā)展的要求，促進了事業(yè)單位創(chuàng)新管理?？焖偻瓿蓛?yōu)化并充分整合公共機構(gòu)檔案管理資源，提高公共機構(gòu)檔案管理的效率。事業(yè)單位要想改善檔案管理模式，必須認真對待檔案管理工作，并重視檔案管理發(fā)展過程中出現(xiàn)的各種問題，通過建立檔案管理新模式、擴大檔案管理范圍和服務(wù)能力、實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理模式，另外還需要不斷加強人才建設(shè)，對檔案管理模式進行創(chuàng)新和發(fā)展，滿足事業(yè)單位發(fā)展的基本需求，推動事業(yè)單位持久發(fā)展，為社會提供更有價值的服務(wù)。