事業(yè)單位人事檔案管理制度優(yōu)化研究

黃 婕

（梧州市醫(yī)療保障事業(yè)管理中心，廣西 梧州 543002）

事業(yè)單位人事檔案記錄著事業(yè)單位內(nèi)部從業(yè)人員的個(gè)人信息，其作為事業(yè)單位人員綜合考核與評價(jià)、崗位配置和調(diào)度的主要依據(jù)，通過優(yōu)化檔案管理制度，能夠提高檔案調(diào)取、查詢的便捷性，為事業(yè)單位內(nèi)部崗位機(jī)制建設(shè)提供便利，因此，應(yīng)深入分析檔案管理制度構(gòu)建，以尋求有效的優(yōu)化措施，促進(jìn)檔案管理水平的發(fā)展。

1 檔案收集制度的優(yōu)化

1）收集內(nèi)容定位制度的優(yōu)化。考慮到人事檔案是晉升、調(diào)度事業(yè)單位職工的重要依據(jù)之一，需加強(qiáng)檔案內(nèi)容的人資管理指導(dǎo)性，并基于此，對配套的檔案收集制度進(jìn)行優(yōu)化，使檔案內(nèi)容能夠更好地體現(xiàn)出，從業(yè)者的專業(yè)水平、業(yè)務(wù)能力，增強(qiáng)檔案的參考依據(jù)效用，提升檔案管理工作水平。在此過程中，可以根據(jù)事業(yè)單位的性質(zhì)，確立相應(yīng)的檔案信息收集方向，然后再將該檔案收集方向?qū)懭霗n案收集制度中，以更好地落實(shí)檔案收集策略，達(dá)到優(yōu)化檔案管理制度的效果。以醫(yī)保部門的檔案收集制度優(yōu)化為例，在專業(yè)技術(shù)人員尤其是醫(yī)護(hù)人員的人事檔案收集中，為了提高檔案的人資管理依據(jù)效用和醫(yī)療審核水平，需強(qiáng)化檔案內(nèi)容反映個(gè)人經(jīng)驗(yàn)、受教育水平、實(shí)踐技術(shù)水平等醫(yī)療業(yè)務(wù)專長方面的能力，并將人事檔案收集信息項(xiàng)目，設(shè)置為職稱、近期考核成績、受表彰情況等，然后，再將各個(gè)項(xiàng)目所包含的內(nèi)容范圍，進(jìn)行明確的劃分，同時(shí)，確立各項(xiàng)信息的收集渠道，最后將其寫入檔案信息收集制度中，以完善檔案管理制度，落實(shí)制度的優(yōu)化。

2）收集操作配套技術(shù)的優(yōu)化。現(xiàn)階段，為了獲得更好的人事檔案管理效果，各類高新的信息技術(shù)開始不斷地被引入到事業(yè)單位的檔案管理工作中，提高了檔案收集、整理、傳遞等管理程序操作的便捷性。其中，在檔案收集這一管理環(huán)節(jié)中，由于信息技術(shù)的引進(jìn)、更新速度較快，使得配套制度沒能隨著技術(shù)的引進(jìn)與變化，得到完善和優(yōu)化，導(dǎo)致配套制度的工作指導(dǎo)能力弱化，不利于人事檔案管理工作的良性運(yùn)行。為此，應(yīng)結(jié)合當(dāng)前的檔案收集技術(shù)應(yīng)用狀態(tài)，根據(jù)收集技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)程序，制定配套檔案收集管理制度，以規(guī)范化工作者的檔案收集操作，實(shí)現(xiàn)制度的優(yōu)化建設(shè)。以常用的檔案數(shù)字化采集技術(shù)為例，可以先清晰梳理該技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施程序，然后為每個(gè)操作程序，確立相應(yīng)的操作標(biāo)準(zhǔn)、要求，最后基于此，形成該項(xiàng)技術(shù)配套的操作管理制度，以完善檔案采集制度體系，達(dá)到制度優(yōu)化的效果。

2 檔案整理制度的優(yōu)化

1）整理操作制度的優(yōu)化。在檔案管理中，檔案整理作為其中的一項(xiàng)重要工作環(huán)節(jié)，其直接關(guān)系著檔案結(jié)構(gòu)的合理性。在此過程中，借助科學(xué)、有條理的檔案整理操作，能夠提高事業(yè)單位調(diào)取、查詢檔案的便捷性，使檔案可以更好地發(fā)揮其參考依據(jù)作用。為此，針對檔案整理環(huán)節(jié)，應(yīng)制定一套完善的檔案整理方案，然后再將該方案以標(biāo)準(zhǔn)化程序條例的形式，寫入檔案整理制度中，以規(guī)范化工作者的整理操作，實(shí)現(xiàn)檔案管理制度的優(yōu)化。在此過程中，需根據(jù)事業(yè)單位的性質(zhì)，及其對人事檔案的使用需求，合理整合系統(tǒng)排列編目、局部調(diào)整、全過程整理等檔案整理方式，制定出一套符合事業(yè)單位檔案管理要求的整理方案，再為方案中的各個(gè)操作環(huán)節(jié)，設(shè)置相應(yīng)的操作標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)，將各項(xiàng)操作明確地劃分給各個(gè)檔案整理職能崗位，最后將上述內(nèi)容，轉(zhuǎn)化為制度條款，寫入整理制度中，實(shí)現(xiàn)檔案整理管理制度的優(yōu)化。

2）整理工作培訓(xùn)制度的優(yōu)化。在制度優(yōu)化建設(shè)中，由于檔案整理工作比較繁瑣，導(dǎo)致配套的制度內(nèi)容較多，因此，為了達(dá)到更好的檔案優(yōu)化效果，應(yīng)結(jié)合培訓(xùn)工作，來幫助職工熟悉檔案整理制度，以保證優(yōu)化后的制度能夠順利落實(shí)。在此過程中，為了保證培訓(xùn)工作的有序落實(shí)，防止培訓(xùn)內(nèi)容、計(jì)劃混亂，事業(yè)單位還需給配套的檔案整理培訓(xùn)工作設(shè)置落實(shí)制度，以強(qiáng)化培訓(xùn)工作效果。在培訓(xùn)制度建設(shè)中，從培訓(xùn)考核、培訓(xùn)簽到等重點(diǎn)方面入手，設(shè)置配套的標(biāo)準(zhǔn)，并結(jié)合獎(jiǎng)懲措施，建立一套完善的培訓(xùn)制度，督促工作者及時(shí)、有效地完成學(xué)習(xí)任務(wù)，提高檔案整理制度的優(yōu)化效果。

3 檔案安全制度的優(yōu)化

1）傳遞操作制度優(yōu)化。在事業(yè)單位中，人事檔案中包含著大量的個(gè)人信息，具備一定的隱私性質(zhì)，因此，在該項(xiàng)檔案管理環(huán)節(jié)中，檔案管理部門需要面對的工作重點(diǎn)為信息安全防護(hù)。在工作過程中，不當(dāng)、失誤、錯(cuò)誤的操作，很容易造成檔案的遺失、泄露，嚴(yán)重影響檔案管理效果。為此，在制度優(yōu)化建設(shè)中，應(yīng)針對經(jīng)常出現(xiàn)的問題操作，制定配套的管理制度，以指導(dǎo)、糾正檔案傳遞操作，保證檔案信息安全，提升制度建設(shè)水平。在此過程中，應(yīng)注意，鑒于當(dāng)前的檔案傳遞工作，大多都轉(zhuǎn)移到了線上平臺，所以，在制度優(yōu)化中，需注重線上傳遞操作規(guī)范的設(shè)定，以免由于個(gè)人失誤操作，導(dǎo)致系統(tǒng)出現(xiàn)安全漏洞，引發(fā)檔案信息泄漏事故[1]。

2）配套系統(tǒng)管理制度優(yōu)化。就目前來看，信息泄露已經(jīng)成為當(dāng)前各領(lǐng)域需要面對的重要問題，其中，信息泄露威脅主要包括兩種，即外部威脅、內(nèi)部威脅，而當(dāng)前的信息安全防護(hù)系統(tǒng)基本只能對外界威脅進(jìn)行有效防護(hù)，難以有效消除由于內(nèi)部檔案傳遞等操作，所形成的信息泄露內(nèi)部威脅，因此，在檔案傳遞制度的優(yōu)化中，應(yīng)注重加強(qiáng)配套系統(tǒng)管理制度的建設(shè)，以規(guī)范化系統(tǒng)管理員的操作，降低其失誤、錯(cuò)誤操作的概率，增強(qiáng)人事檔案傳遞過程中的安全性。在此過程中，由于檔案管理工作的專業(yè)性較強(qiáng)，所以在制度建設(shè)中，應(yīng)要求專業(yè)的技術(shù)人員參與，并做好相應(yīng)的制度審核工作，同時(shí)還要根據(jù)系統(tǒng)安全防護(hù)體系的變化，對該制度加以及時(shí)協(xié)調(diào)，以保證系統(tǒng)管理制度的嚴(yán)謹(jǐn)性、合理性、正確性，強(qiáng)化檔案管理制度優(yōu)化建設(shè)效果[2]。

4 檔案管理監(jiān)督制度的優(yōu)化

1）完善獎(jiǎng)懲制度。在檔案管理制度中，監(jiān)督制度的主要作用是保證上述采集、整理、傳遞配套管理制度的準(zhǔn)確、到位落實(shí)，提高檔案管理的整體規(guī)范化水平。在此過程中，獎(jiǎng)懲措施作為常用的規(guī)范工作措施，事業(yè)單位可以將其寫入監(jiān)督制度中，建立一個(gè)獎(jiǎng)懲制度體系，以調(diào)動(dòng)工作者的工作自覺性，降低失職、違規(guī)操作出現(xiàn)的概率，增強(qiáng)檔案管理工作質(zhì)量。在獎(jiǎng)懲制度建設(shè)中，需針對檔案管理的重點(diǎn)、要點(diǎn)、難點(diǎn)工作環(huán)節(jié)，設(shè)置合理的獎(jiǎng)懲規(guī)定，同時(shí)，還可以適當(dāng)將獎(jiǎng)勵(lì)制度細(xì)化到日常的檔案管理工作中，以提高獎(jiǎng)勵(lì)措施在日常工作中的參與度，充分發(fā)揮其激勵(lì)作用，促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量水平的優(yōu)化發(fā)展。

2）健全檢查制度。在檔案管理制度中，檢查制度是監(jiān)督制度中的一個(gè)重要組成部分，通過落實(shí)該制度，能夠幫助事業(yè)單位全面了解當(dāng)前檔案管理工作運(yùn)行狀態(tài)，以及時(shí)加以優(yōu)化和改善，保證檔案管理工作的效用。基于此，在檢查制度的優(yōu)化建設(shè)中，需設(shè)置定期檢查、抽查、日常檢查等多種檢查方式，并為各個(gè)檢查方式，設(shè)置相應(yīng)的檢查標(biāo)準(zhǔn)、檢查操作規(guī)定、檢查結(jié)果評估規(guī)定，然后還可以將檢查評估結(jié)果計(jì)入到個(gè)人績效中，以強(qiáng)化檢查制度的監(jiān)督作用，優(yōu)化制度建設(shè)效果。

5 結(jié)論

綜上所述，增強(qiáng)人事檔案制度優(yōu)化效果，有助于事業(yè)單位內(nèi)部機(jī)制運(yùn)行水平的提升。在檔案管理中，借助制度優(yōu)化措施可以優(yōu)化檔案內(nèi)容質(zhì)量、規(guī)范化檔案整理操作、保證檔案傳遞的安全性、增強(qiáng)檔案管理力度，從而更加充分地發(fā)揮檔案的效用，提高事業(yè)單位人資管理的準(zhǔn)確性。