新時(shí)期婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案工作優(yōu)化研究

趙 琳

（鄆城縣婦幼保健計(jì)劃生育服務(wù)中心，山東 菏澤 274700）

婦幼保健機(jī)構(gòu)在當(dāng)前的工作中面臨的工作形勢(shì)為，針對(duì)檔案保護(hù)方面必須建立以信息化系統(tǒng)為核心的制度，并且所有檔案必須具備高水平、高能效、高精準(zhǔn)度的管理，而且要得到所有專業(yè)化管理工作機(jī)制，才可以保證建立的檔案工作制度具有極高的可靠性與科學(xué)性，因此可以說(shuō)，取得了良好結(jié)果之后才可以為后續(xù)的工作提供幫助。

1 新時(shí)期婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理工作優(yōu)化問(wèn)題

1.1 工作理念問(wèn)題

當(dāng)前的大量檔案管理工作人員的工作思路未能轉(zhuǎn)變，主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一個(gè)是采用被動(dòng)式的工作思路，在日常工作過(guò)程，讓其他部門的人員必須要將檔案按照管理部門所提出的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行處理，而且之后把這類檔案直接提交給當(dāng)管理部門的人員，讓其進(jìn)行分門別類地記錄，并且在其中設(shè)置關(guān)鍵詞。另一方面完全按照傳統(tǒng)的工作路徑完成所有任務(wù)，并未對(duì)新型的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)和信息化操作系統(tǒng)有全面深刻的了解，使得其主要采取的方法只是一種針對(duì)檔案的傳遞工作，而并非對(duì)檔案的保護(hù)和管理工作。

1.2 工作流程問(wèn)題

當(dāng)前的工作流程中，實(shí)際上檔案管理工作部門往往處于整個(gè)檔案管理和處理機(jī)制的末端，各類檔案的制作過(guò)程由各個(gè)科室內(nèi)的相關(guān)人員自發(fā)完成，之后將該檔案借助于內(nèi)部建立的網(wǎng)絡(luò)渠道提交給檔案管理部門[1]。檔案管理人員一方面在實(shí)際上的工作過(guò)程中，很容易被信息化技術(shù)所替代，使得其本身的工作價(jià)值無(wú)法得到彰顯，另一方面如果發(fā)現(xiàn)該檔案里出現(xiàn)了一些格式上的錯(cuò)誤或者信息上的明顯問(wèn)題時(shí)，通常檔案的管理部門會(huì)要求相關(guān)的檔案提交部門對(duì)各類信息作出更正，此時(shí)無(wú)形中提高了檔案的管理和處理成本。

1.3 工作方法問(wèn)題

當(dāng)前的檔案管理部門工作中，實(shí)際上主要是落實(shí)對(duì)檔案的關(guān)鍵詞提取和存儲(chǔ)工作，而對(duì)于新型檔案管理工作機(jī)制和管理工作方法本身，并未建立專項(xiàng)化的管理工作模式，并且針對(duì)相關(guān)工作方法的使用過(guò)程，檔案管理工作部門的人員中，一方面是通過(guò)和其他部門的對(duì)接，取得日常性的數(shù)據(jù)交流和分析信息，并直接獲得所有檔案的信息并將其存儲(chǔ)，導(dǎo)致雙方只是建立了一種短期性的交流互動(dòng)機(jī)制。對(duì)于檔案的具體管理方法以及其他的工作項(xiàng)目，主要是通過(guò)婦幼保健機(jī)構(gòu)當(dāng)前所建立的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和信息化系統(tǒng)提交所有的信息，并且要完成數(shù)據(jù)方面的交互，使得檔案管理工作在其他的工作部門看來(lái)具有較高的完善性，從而無(wú)法建立調(diào)整自主性的工作模式以對(duì)接檔案管理機(jī)構(gòu)。

2 新時(shí)期婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理工作優(yōu)化方法

2.1 工作理念優(yōu)化

工作理念的優(yōu)化過(guò)程，今后的檔案管理工作部門必須要建立主動(dòng)投入的管理工作思想，而該思想的建設(shè)過(guò)程，首先是直接向其他的工作部門說(shuō)明，檔案管理工作中的相關(guān)工作標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)任規(guī)范，并且要直接表述各類工作制度建設(shè)的必要性和科學(xué)性，此時(shí)才可以讓其他的各個(gè)部門工作人員加深印象，并根據(jù)檔案管理部門的相關(guān)工作標(biāo)準(zhǔn)完成任務(wù)。

其次檔案管理部門必須主動(dòng)和其他業(yè)務(wù)部門交流，以了解當(dāng)前所產(chǎn)生的檔案信息，并且對(duì)今后的檔案發(fā)送渠道和檔案的取得數(shù)量做出預(yù)測(cè)，此時(shí)才可以讓檔案管理工作部門派遣更多的人員參與到各項(xiàng)工作內(nèi)部。

最后是對(duì)于新型工作理念的建設(shè)，而新型的工作理念主要包括針對(duì)新型材料的開發(fā)、新型技術(shù)和設(shè)備的使用、新型管理工作制度的遵守等，從而讓最終所建立的所有工作理念得到全方位的優(yōu)化和建設(shè)?？梢哉f(shuō)此時(shí)才可認(rèn)為，所建立的工作理念本身就可以更好適應(yīng)檔案管理工作在新時(shí)期所必須建設(shè)的工作制度。

2.2 工作流程優(yōu)化

在工作流程的優(yōu)化過(guò)程，可以考慮將信息的傳遞工作和信息的初步審查工作由信息化系統(tǒng)對(duì)接，并且很對(duì)其他的各類工作項(xiàng)目，則需要由檔案的管理部門和管理人員完成。

比如針對(duì)檔案的格式審查以及針對(duì)某些明顯存在錯(cuò)誤數(shù)據(jù)的分析，就要由信息化系統(tǒng)，根據(jù)當(dāng)前已經(jīng)設(shè)置的分析標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分析，比如某檔案內(nèi)，針對(duì)某個(gè)職工的身份證號(hào)和性別欄分析中，通過(guò)身份證號(hào)碼中的相關(guān)信息確定，該名職工應(yīng)該為男性，但是在檔案的記錄中將其寫為女性，此時(shí)管理信息化系統(tǒng)第一時(shí)間發(fā)出警報(bào)，而該警報(bào)可以無(wú)需向檔案管理人員提供，而是向該檔案的提交部門提供，讓其更正這類明顯錯(cuò)誤的信息，并且該數(shù)據(jù)要可以立即反饋。針對(duì)后續(xù)的檔案管理機(jī)制，比如針對(duì)檔案的整理、存儲(chǔ)空間配置、系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)的審查乃至于檔案本身各類信息的深度發(fā)掘，可以由檔案管理工作部門的人員完成，可以直接分析當(dāng)前機(jī)構(gòu)內(nèi)的診療設(shè)備數(shù)量、每年不同時(shí)間段內(nèi)的住院人數(shù)、機(jī)構(gòu)內(nèi)工作人員性別比例等，并且可以在定期或不定期內(nèi)把所有信息提交給管理層，讓其做出后續(xù)的方案調(diào)整決策。

2.3 工作方法優(yōu)化

方法的優(yōu)化中，必須要構(gòu)成核心性的業(yè)務(wù)和輔助性的業(yè)務(wù)兩個(gè)體系，并且對(duì)這兩個(gè)體系的具體內(nèi)容做出說(shuō)明，對(duì)于核心性的業(yè)務(wù)，主要是要讓檔案管理部門的工作人員在當(dāng)前和今后的時(shí)間段內(nèi)，可以具有針對(duì)檔案本身的協(xié)調(diào)和處理工作，并且根據(jù)該信息所表達(dá)出的信息和資源，對(duì)各類數(shù)據(jù)的后續(xù)優(yōu)化和整理方法進(jìn)行建設(shè)。比如針對(duì)檔案管理部門內(nèi)部的資料使用權(quán)限、檔案內(nèi)各類信息發(fā)掘權(quán)限、檔案內(nèi)所有數(shù)據(jù)整合權(quán)限等，在所有權(quán)限都得到建設(shè)之后，才可以為工作方法的建設(shè)工作提供幫助。對(duì)于輔助性業(yè)務(wù)，則主要是由其他的部門完成，比如信息系統(tǒng)的監(jiān)管部門、相關(guān)資料的傳遞部門等，就由專業(yè)的部門負(fù)責(zé)，檔案管理部門人員主要是完成對(duì)各類故障以及運(yùn)行問(wèn)題的初步檢查和跟蹤工作。

2.4 工作技術(shù)優(yōu)化

工作技術(shù)的優(yōu)化中，要建立依托于信息化技術(shù)的新型檔案管理工作體系，當(dāng)前已經(jīng)開發(fā)出了一些專業(yè)的軟件，本文認(rèn)為今后已經(jīng)開發(fā)出的軟件可以在婦幼保健機(jī)構(gòu)內(nèi)進(jìn)行全面安裝，當(dāng)然也必須要建立相關(guān)的服務(wù)器，直接完成所有的檔案管理工作[2]。針對(duì)服務(wù)器的建設(shè)，可以采用虛擬服務(wù)器+物理服務(wù)器的協(xié)同工作機(jī)制，其中物理服務(wù)器要起到針對(duì)所有穩(wěn)定性檔案的存儲(chǔ)工作，所謂的穩(wěn)定性檔案，就是在當(dāng)前和今后的一段時(shí)間內(nèi)不會(huì)高頻率調(diào)用的檔案，而對(duì)于非穩(wěn)定性的檔案，可以將其存儲(chǔ)在虛擬服務(wù)器內(nèi)，通過(guò)該方法可以減輕服務(wù)器的運(yùn)行壓力。當(dāng)然對(duì)于檔案的穩(wěn)定性和非穩(wěn)定性，無(wú)需檔案管理人員自主分析，而是根據(jù)調(diào)用頻率由系統(tǒng)自行決定，在管理部門的日常工作階段，要直接向其他部門說(shuō)明新型信息化系統(tǒng)的具體操作方法以及原則。

3 結(jié)論

綜上所述，婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理優(yōu)化過(guò)程，主要存在的問(wèn)題包括工作思路問(wèn)題、工作方法問(wèn)題、工作流程問(wèn)題等，針對(duì)這類問(wèn)題的解決方法，要建立專業(yè)化的檔案管理信息化系統(tǒng)，并且在整個(gè)系統(tǒng)的后續(xù)運(yùn)行過(guò)程，檔案管理人員和整個(gè)信息化系統(tǒng)的工作模式需要得到科學(xué)全面的分析和建設(shè)，并根據(jù)這類工作方案完成各類任務(wù)。