談科技檔案的管理與開(kāi)發(fā)

高 波

（吉林省梨樹(shù)縣科技館，吉林 四平 136500）

科技檔案是科技活動(dòng)的產(chǎn)物和真實(shí)記錄，是維護(hù)單位和個(gè)人經(jīng)濟(jì)利益和保障知識(shí)產(chǎn)權(quán)的一項(xiàng)重要內(nèi)容和依據(jù)。因此，科技檔案人員要嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)科技保密的規(guī)定，正確劃分科技檔案密級(jí)，合理確定使用范圍，該保密的不能內(nèi)外不分，不該保密的不能借故保密影響利用，從而保證科技秘密及檔案的安全，維護(hù)我院和科研人員的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。

1 科技檔案管理工作的重要意義

科技檔案管理工作是科技管理工作的重要內(nèi)容之一，它也是科技活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)?？萍紮n案不但可以揭示科研項(xiàng)目在實(shí)施過(guò)程中每個(gè)環(huán)節(jié)的實(shí)際狀況，還可以記載和反映項(xiàng)目研究的具體過(guò)程和每個(gè)細(xì)節(jié)。規(guī)范的科技檔案對(duì)于決策者來(lái)說(shuō)，是不可或缺的決策資料，決策者可根據(jù)檔案記載的科研工作進(jìn)展等信息，進(jìn)行決策、總結(jié)工作和制定計(jì)劃，以此確立研究方向與發(fā)展方向，最終確立未來(lái)總體發(fā)展規(guī)劃和目標(biāo)。

2 科技檔案管理工作的基本原則及要求

科技檔案管理工作是生產(chǎn)管理、技術(shù)管理、科研管理的重要組成部分。各單位都應(yīng)當(dāng)把科技檔案工作納入生產(chǎn)管理工作、技術(shù)管理工作、科研管理工作之中加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。各單位應(yīng)當(dāng)按照集中統(tǒng)一管理科技檔案的基本原則，建立、健全科技檔案工作，達(dá)到科技檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用的要求?？萍脊ぷ髦信c其相應(yīng)的檔案工作應(yīng)該執(zhí)行“四同步”：下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出科研文件材料要求同步；檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查科研文件材料的累積情況同步；驗(yàn)收、鑒定科研成果與驗(yàn)收、鑒定相關(guān)科技檔案材料同步；申報(bào)、登記和評(píng)審、獎(jiǎng)勵(lì)科技成果以及科技人員晉級(jí)考核與檔案部門(mén)出具檔案歸檔情況證明材料同步。

3 科技檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1）資料收集不齊全、不完整。由于檔案管理人員到科研工作第一線(xiàn)宣傳指導(dǎo)工作不力，科技檔案管理相關(guān)制度、規(guī)范缺失，再加之科研項(xiàng)目組資料收集責(zé)任不明確，造成科技文件資料收集不齊全、不完整。筆者在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)，推廣、應(yīng)用(橫向)項(xiàng)目相較于重點(diǎn)科技攻關(guān)項(xiàng)目，其文件材料的缺失率更高。

2）資料整理不規(guī)范、不達(dá)標(biāo)?？萍紮n案相關(guān)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)規(guī)章制度宣傳普及工作缺失或做得不到位。部分科研項(xiàng)目組對(duì)相關(guān)檔案制度不了解，又未能在項(xiàng)目研發(fā)初期結(jié)合本項(xiàng)目組實(shí)際情況指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集積累工作，以至于造成責(zé)任不明確、不到位。因?yàn)闆](méi)有制度約束、參考，長(zhǎng)期處于隨心所欲，任性收集整理的狀態(tài)，又因?yàn)闆](méi)有相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)可依只能根據(jù)自己的想法隨性收集，隨意整理，造成整理不規(guī)范、不達(dá)標(biāo)，嚴(yán)重影響了科技檔案的質(zhì)量。

3）資料管理分散，歸檔責(zé)任不明確，移交不及時(shí)。根據(jù)當(dāng)前科技檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，科研項(xiàng)目資料管理分散，多頭管理，資料歸檔責(zé)任不明晰，導(dǎo)致移交檔案室的檔案出現(xiàn)不齊全、不完整的問(wèn)題比較普遍。如科研計(jì)劃項(xiàng)目書(shū)等科技資料由項(xiàng)目組多人負(fù)責(zé)，資料散落在多人手中；設(shè)備的合同協(xié)議、檢測(cè)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等資料由采購(gòu)部門(mén)和項(xiàng)目管理部門(mén)負(fù)責(zé)管理，管理分散，資料零碎，遺失現(xiàn)象多有發(fā)生。

4）檔案利用率不高。目前多數(shù)科技管理部門(mén)對(duì)科技檔案以保管為主，科技檔案工作歷來(lái)重保管，輕利用。首先，作為科技檔案的主要利用者——科技工作者對(duì)科技檔案利用的主管意識(shí)不強(qiáng)，很少到檔案館去查詢(xún)、利用科技檔案信息。其次，因?yàn)榭萍紮n案收集和編纂工作開(kāi)展不夠。截至目前，科技檔案管理相關(guān)部門(mén)依舊存在不能及時(shí)收集檔案文件的問(wèn)題，導(dǎo)致在需要時(shí)不能滿(mǎn)足工作所需，而保存的部分內(nèi)容因含金量低，保密性差，有價(jià)值的信息沒(méi)能開(kāi)發(fā)出來(lái)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)科技信息資源的共享，起到相應(yīng)的作用，利用率不高。

4 科技檔案管理工作開(kāi)展中的改善措施

在科技檔案的收集整理及移交歸檔工作中，要嚴(yán)格遵循科技檔案的自然形成規(guī)律，并注意保持科技檔案之間存在的有機(jī)聯(lián)系，進(jìn)而確?？萍紮n案完整、準(zhǔn)確。在科技檔案管理工作開(kāi)展中，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員應(yīng)該提高檔案工作重要性的認(rèn)知程度，只有這樣才能確保各項(xiàng)工作更加高效開(kāi)展。

1）提高科技檔案的系統(tǒng)性和完整性。檔案收集是基礎(chǔ)工作，是搞好檔案管理的首要環(huán)節(jié)。只有將相關(guān)資料及時(shí)收集齊全、完整，后面的整理歸檔工作才能順利進(jìn)行。（1）單位領(lǐng)導(dǎo)要重視科技檔案工作，要把科技檔案管理工作納入科技管理工作中，實(shí)現(xiàn)與單位的同步發(fā)展。（2）要加強(qiáng)科技檔案管理人員和科研人員的檔案意識(shí)，知曉科技檔案的重要性和科技檔案管理相關(guān)制度和規(guī)范，在工作中嚴(yán)格照此執(zhí)行，做到科學(xué)、規(guī)范、系統(tǒng)、完整地收集積累科技文件材料。（3）科技檔案管理人員要與科研項(xiàng)目組人員相互溝通配合，根據(jù)實(shí)際情況，按照檔案管理的科學(xué)規(guī)律擬定合理的管理流程和歸檔材料清單，確保項(xiàng)目組能夠在日常工作中做好科技文件材料的積累工作。各項(xiàng)目組的負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)科技文件材料的形成和積累工作。從項(xiàng)目下達(dá)計(jì)劃任務(wù)之日起，就要向有關(guān)人員布置收集積累材料的任務(wù)，同時(shí)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，責(zé)任人要在平常工作中，積極主動(dòng)向項(xiàng)目承辦人收集辦理完畢的科技文件材料，對(duì)其及時(shí)進(jìn)行收集整理，確保應(yīng)歸檔的科技文件材料真實(shí)、齊全、系統(tǒng)、完整。

2）認(rèn)真做好資料整理。將收集來(lái)的資料按照歸檔要求進(jìn)行整理，不要破壞資料之間原來(lái)固有的聯(lián)系，應(yīng)根據(jù)專(zhuān)業(yè)合理劃分，方便查閱者利用?？萍嘉募牧显谡磉^(guò)程中，要注意檢查其載體和書(shū)寫(xiě)材料是否符合耐久性要求；其內(nèi)容是否準(zhǔn)確反映科研、生產(chǎn)等活動(dòng)的真實(shí)情況；科技文件材料是否規(guī)范、系統(tǒng)、齊全、完整，如卷內(nèi)文件的排序是否按照項(xiàng)目準(zhǔn)備、研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)鑒定驗(yàn)收、成果申報(bào)、獎(jiǎng)勵(lì)和推廣應(yīng)用等時(shí)間階段順序依次排列，若不是，就應(yīng)該及時(shí)整改。

3）積極參與，及時(shí)移交歸檔。（1）歸檔的基本要求歸檔的文件材料必須完整、準(zhǔn)確地反映科研、生產(chǎn)等活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程；歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律。科技文件材料，都應(yīng)當(dāng)做到書(shū)寫(xiě)字跡工整、材質(zhì)優(yōu)良、圖樣規(guī)范清晰，有利于檔案長(zhǎng)久保存。（2）移交驗(yàn)收在歸檔前，應(yīng)該由分管領(lǐng)導(dǎo)和科技檔案管理人員審查驗(yàn)收。凡歸檔不符合要求的，不得進(jìn)行項(xiàng)目結(jié)算、鑒定、驗(yàn)收。凡未經(jīng)檔案歸檔驗(yàn)收的項(xiàng)目，不能申報(bào)評(píng)獎(jiǎng)，不能新開(kāi)項(xiàng)目。通過(guò)這些硬性措施，可提高歸檔的時(shí)效性和主動(dòng)性。（3）歸檔范圍凡是記述和反映本單位科研、生產(chǎn)、基建等活動(dòng)，具有查考價(jià)值的各種圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料、照片、影片、錄像、錄音帶等不同形式、載體的科技文件材料，均系科技檔案，都應(yīng)當(dāng)按照科技檔案歸檔要求立卷歸檔。（4）加強(qiáng)開(kāi)發(fā)，提升科技檔案利用價(jià)值。科技檔案具有很強(qiáng)的技術(shù)性，它包含了大量的科技知識(shí)和信息，是各單位的無(wú)形資產(chǎn)。開(kāi)發(fā)利用是各單位科技檔案管理工作的最終目的，只有通過(guò)開(kāi)發(fā)利用才能實(shí)現(xiàn)科技檔案的價(jià)值。管理科技檔案的最終目的是服務(wù)于科技工作、科技生產(chǎn)和科技管理者。為此，要讓科技檔案得到充分利用，一是，應(yīng)當(dāng)提高科技檔案系統(tǒng)中全引目錄的準(zhǔn)確性、易查性，讓科技檔案利用者在需要查找檔案時(shí)，可以通過(guò)關(guān)鍵詞查找，可簡(jiǎn)便快捷地搜索到所查的檔案目錄，再找到需要的實(shí)體檔案，以此體現(xiàn)檔案的利用價(jià)值。二是，應(yīng)當(dāng)根據(jù)科研、生產(chǎn)等需要，深層次地開(kāi)發(fā)利用科技檔案信息資源，做好文獻(xiàn)編研工作，如編寫(xiě)科技檔案目錄匯編、科技檔案文摘、科技成果匯編等為領(lǐng)導(dǎo)決策、各部門(mén)日常工作提供決策依據(jù)和參考資料。三是，應(yīng)當(dāng)運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)手段提高科技檔案利用服務(wù)質(zhì)量和效率，通過(guò)建立健全科技檔案系統(tǒng)平臺(tái)，使用計(jì)算機(jī)全面輔助科技檔案管理等現(xiàn)代化手段，為檔案利用者提供良好的使用條件，使科技檔案查詢(xún)利用達(dá)到方便、快捷、準(zhǔn)確。

在科技檔案工作中，積累、管理、利用這三者的關(guān)系是緊密聯(lián)系且相互關(guān)聯(lián)的。積累是基礎(chǔ)，管理是手段，利用是最終目的。只有把科技檔案管理前期工作做得到位，基礎(chǔ)夯扎實(shí)，積累才能豐富厚重，管理才能得心應(yīng)手，利用率才能提高。