新時(shí)期照片檔案的收集及歸檔

杜曉靜 高 玲

（煙臺(tái)市疾病預(yù)防控制中心，山東 煙臺(tái) 264003）

1 新時(shí)期照片檔案收集及歸檔的特點(diǎn)

新時(shí)期之下，照片檔案的收集與歸檔都可以在網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境之下進(jìn)行，而這也為相關(guān)工作帶來(lái)了更加便利的條件。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用，能夠使很多人更好地了解到多種重大活動(dòng)的開(kāi)展情況，使照片檔案收集及歸檔的及時(shí)性準(zhǔn)確性以及完善性得到了保障[1]。

從目前來(lái)看，很多單位都建立了屬于自己的網(wǎng)站，并在網(wǎng)站上報(bào)道了本單位的工作動(dòng)態(tài)、事務(wù)處理信息，尤其是對(duì)于一些能夠體現(xiàn)出單位重要活動(dòng)的照片，都需要精挑細(xì)選發(fā)布在網(wǎng)絡(luò)之上，而這也為新時(shí)期照片檔案的收集及歸檔帶來(lái)了一定的便利，照片檔案的收集更加方便，網(wǎng)絡(luò)下載照片也更加方便和快捷。除此之外，新時(shí)期之下照片收集的數(shù)量更多，內(nèi)容更加豐富，在資料完整性上也能夠得到全面保障。在新時(shí)期進(jìn)行歸檔照片的收集，能夠確保照片內(nèi)容涉及檔案的方方面面，不會(huì)出現(xiàn)遺漏的問(wèn)題，而對(duì)于一些只有新聞卻沒(méi)有照片的報(bào)道，檔案管理人員也可以通過(guò)發(fā)布信息的實(shí)際情況找到具體的經(jīng)辦人，從而獲取需求的照片并加以歸檔。

2 當(dāng)前照片檔案的收集及歸檔工作中存在的問(wèn)題

2.1 照片檔案的收集及歸檔管理制度不夠完善

雖然說(shuō)目前各個(gè)單位已經(jīng)制定了較為嚴(yán)格的照片檔案管理制度和電子檔案歸檔規(guī)范，然而最近幾年有些單位的檔案室卻對(duì)多種全新的技術(shù)和設(shè)備運(yùn)用缺乏應(yīng)有的重視性，導(dǎo)致設(shè)備投入嚴(yán)重不足，存在著不遵循既有規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的問(wèn)題，這也將對(duì)照片檔案的收集及歸檔的全面開(kāi)展起到一定的阻礙作用[2]。

2.2 照片檔案的收集難度相對(duì)較大

在當(dāng)前情況下，照片存在著無(wú)底片、不需要沖洗就能觀看的特性，這也導(dǎo)致檔案部門(mén)管理人員在照片檔案的收集與歸檔工作之中，如果沒(méi)有相關(guān)照片的拍攝者提供幫助往往難以獲取需求的照片。而照片檔案的拍攝部門(mén)往往與檔案部門(mén)分屬于不同機(jī)構(gòu)，這也在一定程度上提升了照片檔案的收集難度，而想要使照片檔案管理工作得到順利開(kāi)展，則需要不同部門(mén)進(jìn)行密切的配合與協(xié)調(diào)。

2.3 照片檔案工作開(kāi)展不夠及時(shí)和規(guī)范

很多部門(mén)目前存在著歸檔意識(shí)不弱的問(wèn)題，很多單位在照片拍攝結(jié)束之后，會(huì)將多種照片存儲(chǔ)到數(shù)碼相機(jī)之上，甚至也有一部分工作人員將其存儲(chǔ)在移動(dòng)設(shè)備之上，沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行必要的文字說(shuō)明，僅僅是以阿拉伯?dāng)?shù)字作為標(biāo)簽。而在檔案管理部門(mén)需要使用這些照片時(shí)，工作人員會(huì)將這些照片不加整理直接遞交給檔案管理部門(mén)，這也就為照片檔案的分類(lèi)鑒定和篩選工作帶來(lái)了一定的困難，很多有價(jià)值的照片難以得到歸檔，同時(shí)也會(huì)導(dǎo)致照片檔案管理工作開(kāi)展不夠及時(shí)和規(guī)范問(wèn)題的產(chǎn)生。除此之外，有些部門(mén)存在著人事變動(dòng)較為頻繁的問(wèn)題，這也是導(dǎo)致照片檔案難以及時(shí)收集和歸檔的主要問(wèn)題。

2.4 照片存在著嚴(yán)重的損失和漏歸問(wèn)題

從實(shí)際情況來(lái)看，由于數(shù)碼照片往往需要以多種存儲(chǔ)設(shè)備為媒介才能得到存儲(chǔ)，而這些設(shè)備一旦損壞，就會(huì)導(dǎo)致照片出現(xiàn)嚴(yán)重的損失。再加上數(shù)碼照片可能會(huì)面臨計(jì)算機(jī)病毒的威脅，這也導(dǎo)致照片歸檔處理存在著一定的安全隱患。由于照片拍攝過(guò)程之中沒(méi)有檔案管理人員的參與，這也導(dǎo)致檔案管理人員難以了解到拍攝的內(nèi)容與拍攝的張數(shù)，導(dǎo)致照片出現(xiàn)一定的漏歸問(wèn)題，這也是新時(shí)期下照片檔案的收集及歸檔存在的最為主要的問(wèn)題。

3 新時(shí)期提升照片檔案的收集及歸檔質(zhì)量的有效對(duì)策

3.1 通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行及時(shí)的收集

在信息化時(shí)代全面到來(lái)的今天，檔案管理人員可以以網(wǎng)絡(luò)為載體，對(duì)多種照片檔案加以及時(shí)的收集。這里要注意的是，發(fā)送到網(wǎng)絡(luò)新聞報(bào)道之上的照片往往因?yàn)閿?shù)量龐大，需要占據(jù)大量的網(wǎng)絡(luò)空間，因此編輯部門(mén)往往會(huì)將其進(jìn)行壓縮處理，不僅使照片的像素下降，同時(shí)也不會(huì)對(duì)原有的文件加以保存，而從我國(guó)電子文件管理的規(guī)定來(lái)看，收集歸檔的照片只能適用JPEG和TIFF的格式，同時(shí)其像素和其他屬性也必須滿(mǎn)足實(shí)際需求，因此，檔案管理人員必須能夠在相關(guān)照片收集時(shí)，及時(shí)聯(lián)系到相關(guān)部門(mén)，迅速獲取未經(jīng)編輯處理的原始照片，相關(guān)部門(mén)的工作人員也要通過(guò)專(zhuān)人以電子郵箱或者移動(dòng)硬盤(pán)的方式傳遞照片，推動(dòng)照片檔案的收集及歸檔工作的順利開(kāi)展。

3.2 開(kāi)展跟蹤收集工作

在照片檔案的收集及歸檔工作開(kāi)展之中，工作人員可以構(gòu)建專(zhuān)門(mén)的QQ群或者微信群，提升各個(gè)部門(mén)對(duì)于照片歸檔工作協(xié)調(diào)的力度，在群中及時(shí)的進(jìn)行多方面信息的交流與溝通，通過(guò)相應(yīng)的工作人員對(duì)拍攝的公務(wù)照片加以歸檔和整理，提升相關(guān)工作開(kāi)展的便捷性。在照片收集過(guò)程之中，如果發(fā)現(xiàn)一些重大活動(dòng)或者新聞報(bào)道僅有文字而沒(méi)有照片，檔案人員則可以通過(guò)電話聯(lián)系、QQ群或者微信群的方式要求相關(guān)工作人員將照片傳送給檔案管理部門(mén)，進(jìn)而使照片的收集歸檔工作得到及時(shí)開(kāi)展，提升照片歸檔的完整性與安全性。

3.3 構(gòu)建照片檔案臨時(shí)歸檔庫(kù)

在照片檔案收集完畢之后，應(yīng)該及時(shí)的構(gòu)建出照片檔案的臨時(shí)歸檔庫(kù)，并以年度、保管日期和原因建立出不同的文件夾，將照片進(jìn)行分類(lèi)并保存在不同的文件夾之中，有條件的部門(mén)可以建立電子相冊(cè)，同時(shí)也可以利用移動(dòng)設(shè)備自帶的照片處理軟件進(jìn)行傳送和編輯，從而使照片能夠得到更好的保存。通過(guò)臨時(shí)歸檔庫(kù)的建立，能夠?yàn)闆](méi)有使用的照片提供存儲(chǔ)的空間，節(jié)省了后續(xù)照片處理、照片調(diào)取以及照片查找等諸多復(fù)雜的環(huán)節(jié)，進(jìn)而為照片檔案收集整理工作有效性的提升提供必要的保障。

3.4 及時(shí)的運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)對(duì)照片加以歸檔整理

在臨時(shí)歸檔庫(kù)建立之后，相應(yīng)的工作人員應(yīng)該能夠及時(shí)的對(duì)其中的照片進(jìn)行處理，并將符合要求的照片傳送到檔案管理系統(tǒng)之中。在這個(gè)過(guò)程之中，要能夠選擇更具有典型性和代表性的照片加以歸檔，同時(shí)要能夠?qū)γ恳粡垰w檔照片的效果加以比對(duì)，對(duì)于一些拍攝效果不佳的照片要進(jìn)行刪除處理，除此之外，相應(yīng)的工作人員也要將其中具有代表性的照片挑選出來(lái)加以沖洗，形成紙質(zhì)檔案并做好相應(yīng)的保存工作，從而使檔案管理工作能夠雙向進(jìn)行，推動(dòng)照片檔案的收集及歸檔工作質(zhì)量和工作效率的全面提升。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，新時(shí)期之下，照片檔案的收集及歸檔工作的主要特點(diǎn)就在于便利性更高，完善性更強(qiáng)，查找與保存工作更加方便，整理和利用也更加簡(jiǎn)單高效。而在新時(shí)期，照片檔案的收集及歸檔工作仍然存在著管理制度不顧及安全、歸檔操作難度較大、歸檔及時(shí)性和規(guī)范性不足以及損失漏歸問(wèn)題嚴(yán)重的情況，這也就要求了檔案管理人員能夠以網(wǎng)絡(luò)的方式進(jìn)行及時(shí)的收集、跟蹤收集，并構(gòu)建臨時(shí)歸檔庫(kù)，使多種照片能夠及時(shí)的存入到檔案管理系統(tǒng)之中，從而使照片檔案的收集及歸檔工作能夠滿(mǎn)足新時(shí)期相關(guān)工作開(kāi)展的必然要求。